Gestão Documental: Gestão de Processos de Aposentação usando a Plataforma IBM FileNet na Direcção Geral de Administração Pública

Ainda, nos nossos dias, o papel como sendo base de suporte das informações, é o maior problema operacional na maioria das empresas, órgãos governamentais e instituições. A administração pública cabo-verdiana lida anualmente com um grande volume de documentos e, a dificuldade de se lidar cada vez mais com os documentos produzidos é crescente. Daí, a necessidade de estabelecer princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas etapas do ciclo de produção, utilização, conservação e destinação dos documentos de arquivo - a Gestão Documental. Com a evolução das Tecnologias da Informação e Comunicação (TIC) é contínua, igualmente a gestão da informação precisa adaptar-se a cada nova onda de mudança. A utilização de sistemas de gestão de conteúdos e de processos constituem ferramentas indispensáveis para o desenvolvimento de modernos sistemas de informação, agilizando assim os processos críticos nas instituições, de forma a optimizar o binómio produtividade - qualidade. Este trabalho faz referência à utilização da IBM FileNet, para modelação do processo de pedido de aposentação na Administração Pública. Ficou comprovado que o sistema de gestão de Workflow - Bussiness Process Management (BPM) da IBM, é capaz de automatizar o procedimento dos processos, gerir a sequência de actividades de trabalho e chamar (ou invocar) os recursos humanos e electrónicos apropriados, associados aos vários passos de actividades numa instituição. As evidências da plataforma FileNet como solução de Gestão de Conteúdos, e Gestão de Processos na nossa Administração Pública, demonstram vantagens consideráveis em todos os níveis. Para além de dinamizar e automatizar os processos críticos, o FileNet BPM pode permitir a optimização das operações e melhorar a capacidade de tomar decisões rápidas e acertadas, capacitando a instituição, para tomar decisões atempadas, baseadas na mais rigorosa informação disponível.

O Arquivo Pessoal de Joaquim Falcão Marques Ferrer: da Análise Biobibliográfica à Organização da Informação

O objeto de estudo desta dissertação é o Arquivo pessoal de Joaquim Falcão Marques Ferrer. Trata-se de uma documentação de caráter privado e pessoal, doada pelo herdeiro do titular para fins de organização e disponibilização da informação em livre acesso e que atualmente se encontra depositado nos Serviços de Biblioteca e Documentação da Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra. Com vista à sua organização, bem como a uma reflexão de todo o processo, iniciamos o estudo com o recenseamento de toda a documentação, recorrendo também à pesquisa biobibliográfica e documental e à realização de entrevistas com as pessoas que conhecem mais de perto este arquivo. Como objetivo geral temos em vista a organização da documentação, que se subdivide em dois processos: a classificação e a ordenação. Identificado o objetivo geral é indispensável a definição dos específicos. Inicialmente pretendemos reconstruir fases da vida do titular do arquivo, para comparar esta informação com os dados do recenseamento e culminar com a elaboração de um quadro de classificação dos diversos conjuntos e com uma reflexão de todo o processo. Após um período de longos meses de trabalho, cumprimos o objetivo proposto e elaboramos o quadro de classificação que deverá ser utilizado no arquivo. Este quadro espelha as principais atividades exercidas pelo titular nas vertentes profissional, intelectual e pessoal. A descrição sumária foi a etapa que se seguiu, com uma identificação e caracterização geral de cada secção, subsecção, série, subsérie e subsubsérie. Esta identificação e caracterização teve o objetivo de referir todos os níveis hierárquicos que resultaram da classificação, bem como as datas extremas e quantidades. Após o processo de organização e descrição, houve a necessidade de incluir um capítulo que se dedicasse à reflexão de todo este processo, com recomendações pertinentes tanto para as etapas posteriores de tratamento deste arquivo, que serão a descrição arquivística dos conjuntos e a posterior divulgação, quanto para a sua exploração em outras áreas, como por exemplo a literatura portuguesa.

Análise da Aceitabilidade e Potencialidade de uma Biblioteca Digital para Assembleia Nacional

Com o avanço impulsivo das tecnologias de comunicação e da informática, o mundo presencia o surgimento de uma nova sociedade, onde a informação se faz omnipresente, mudando nossa forma de pensar e agir, pois ela desempenha um papel de extrema importância na tomada de decisão. Não obstante, o aparecimento das bibliotecas digitais se tornou de certa forma o motor e tem desempenhado um papel preponderante na disseminação e divulgação da informação. Uma vez que a Biblioteca Digital tem este papel, de disseminar a informação ou ser centro de conhecimento, se tornou uma tecnologia estratégica, pois visa apoiar a tomada das decisões. Deste modo, o presente trabalho visa propor á Assembleia Nacional a criação e implementação de uma Biblioteca Digital, apontando as vantagens que advêm desta, assim como propor as plataformas e software que irão suportar a Biblioteca Digital. Porém, o objectivo desse trabalho está na necessidade de digitalização do acervo, dos quais muitos exemplares existentes encontram-se em arquivo mais sem condições de uso, como também a falta de tempo por parte dos utilizadores da referida biblioteca.