Puolustusvoimien lessons learned -toiminta oppivan organisaation ilmentäjänä suomalaisissa kriisinhallintajoukoissa

Kansainvälinen kriisinhallinta on yksi puolustusvoimien kolmesta päätehtävästä. Suomi on osallistunut kansainvälisiin rauhanturva- ja kriisinhallintaoperaatioihin jo yli puolen vuosisadan ajan. Jokaisessa operaatiossa joukon organisaatio on ollut erilainen, tehtävästä ja mandaatista riippuen. Myös joukkojen koulutuksessa on tapahtunut muutoksia vuosien varrella, lähinnä suoritustasovaatimusten ja edellisistä operaatioista saatujen kokemusten myötä. Tässä tutkimuksessa tarkastellaan lessons learned -toimintaa ja sen roolia oppivan organisaation ilmentäjänä ja miten puolustusvoimat asiasta käskee liittyen sotilaallisten kriisinhallintajoukkojen toimintaan. Tutkimuksesta on rajattu pois siviilikriisinhallinnan käsittely. Tutkimuksen tarkoituksena on selvittää, miten puolustusvoimat käskee kriisinhallintajoukon toiminnasta liittyen operaatioista saatujen kokemusten raportointiin ja koulutuksen kehittämiseen. Pääkysymykseen, millaisia oppivan organisaation tunnusmerkkejä puolustusvoimien lessons learned -toiminnasta kriisinhallintajoukkojen osalta on löydettävissä, saadaan vastaus selvittämällä seuraavat alakysymykset: 1. Miten lessons learned -toiminta ilmentää oppivan organisaation mallia? 2. Miten lessons learned -toiminta ilmenee puolustusvoimien toiminnassa ja erityisesti kriisinhallintaoperaatioissa? 3. Mitä puolustusvoimat käskee kriisinhallintajoukoille operaatioalueelta saatujen kokemusten keräämisestä ja kuka/ketkä sen suorittaa/-tavat? Tutkimuksen näkökulma on sotilaspedagoginen. Tutkimuksessa keskitytään kriisinhallintajoukon saamien kokemusten jalostamiseen edelleen koulutukseen lessons learned -toiminnan kautta oppivan organisaation ilmentäjänä. Tutkimus toteutetaan käyttämällä sisällönanalyysimenetelmää paneutumalla kirjallisuuslähteisiin ja vertailemalla niitä. Lisäksi perehdytään Puolustusvoimien asiakirjoihin ja asetuksiin/ normeihin.

Situational awareness concept in a multinational collaboration environment : challenges in the information sharing framework

Technological capabilities are built to support different types of collaboration, and this gives the justification to widely observe, how activity environments are influenced by technology. Technology as an enabler can be addressed from different perspectives, other than merely technological. Dynamic, evolving environment is at the same time interesting but also challenging. As a multinational collaboration environment, the maritime surveillance is an good example of time critical and evolving environment, where technological solutions enable new ways of collaboration. Justification for the inspiration to use maritime environment as the baseline for understanding the challenges in creating and maintaining adequate level of situational awareness, derives from the complexity of the collaboration and information sharing environment elements, needed to be taken into account, when analyzing criticalities related to decision making. Situational awareness is an important element supporting decision making, and challenges related to it can also be observed in the maritime environment. This dissertation describes the structures and factors involved in this complex setting, found from the case studies that should be taken into account when trying to understand, how these elements affect the activities. This dissertation focuses on the gray area that is between a life threatening situation and normal everyday activities. From the multinational experimentation series case studies, MNE5 and MNE6 it was possible to observe situations that were not life threatening for the participants themselves, but not also basic every day activities. These case studies provided a unique possibility to see situations, where gaining of situational awareness and decision making are challenged with time critical crisis situations. Unfortunately organizations do not normally take the benefit from the everyday work to prepare themselves for possible emerging crisis situations. This dissertation focuses on creating a conceptual model and a concept that supports organizations – also outside the maritime community – to improve their ability to support gaining of situational awareness from the individual training level, all the way to changes in organizational structures in aiming for better support for decision making from the individual level to the highest decision making level. Quick changes and unpredictability are reality in organizations and organizations do not have the possibility to control all the factors that affect their functioning. Since we cannot be prepared for everything, and predict every crisis, individual activities inside teams and as a part of organizations, need to be supported with guidance, tools and training in order to support acting in challenging situations. In fact the ideology of the conceptual model created, lies especially in the aim of not controlling everything in beforehand, but supporting organizations with concrete procedures to help individuals to react in different, unpredictable situations, instead of focusing on traditional risk prevention and management. Technological capabilities are not automatically solutions for functional challenges; this is why it is justified to broaden the problem area observation from the technological perspective. This dissertation demonstrates that it is possible to support collaboration in a multinational environment with technological solutions, but it requires the recognition of technological limitations and accepting the possible restrictions related to technological innovations. Technology should not be considered value per se, the value of technology should be defined according to the support of activities, including strategic and operational environment evaluation, identification of organizational elements, and taking into account also the social factors and their challenges. Then we are one step closer to providing technological solutions that support the actual activities by taking into account the variables of the activity environment in question. The multidisciplinary view to approach the information sharing and collaboration framework, is derived especially from the complexity of decision making and building of situational awareness, since they are not build or created in vacuity, but in the organizational framework by the people doing it with the technological capabilities, enabled by the organizational structures. Introduced case studies were related to maritime environment, but according to the research results, it is valid to argue, that based on the lessons learned it is possible to create and further develop conceptual model and to create a general concept to support a wider range of organizations in their attempt to gain better level of situational awareness (SA) and to support decision making. To proof the versatile usage of the developed concept, I have introduced the case study findings to the health care environment and reflected the identified elements from the trauma center to the created concept. The main contribution to complete this adventure is the presented situational awareness concept created in the respect to NATO concept structure. This has been done to tackle the challenge of collaboration by focusing on situational awareness in the information sharing context by providing a theoretical ground and understanding, of how these issues should be approached, and how these elements can be generalized and used to support activities in other environments as well. This dissertation research has been a several year evolving process reflecting and affecting presented case studies and this learning experience from the case studies has also affected the goals and research questions of this dissertation. This venture has been written from a retro perspective according to ideology of process modeling and design rationale to present to the reader how this entire journey took place and what where the critical milestones that affected the end result, conceptual model. Support in a challenging information sharing framework can be provided with the right type of combination of tools, procedures and individual effort. This dissertation will provide insights to those with a new approach to war technology for the organizations to gain a better level of awareness and to improve the capabilities in decision making. This dissertation will present, from the war technology starting point, a new approach and possibility for the organizations to create a better level of awareness and support for decision making with the right combination of tools, procedures and individual effort.

When Metadata Collides: Lessons on Combining Records from Multiple Repository Systems.

Presentation at Open Repositories 2014, Helsinki, Finland, June 9-13, 2014

Developing a web portal for managing marketing campaign information

Diplomityö liittyy Accenturen projektiin, jossa kehitettiin asiakkaalle CMS Web-portaali, jonka tarkoitus on tarjota mekanismi tuote- ja kampanjainformaation luontiin ja hallintaan sekä hallita niihin liittyviä budjettiprosesseja yrityksen Intranetissä. Työn tavoitteena on kuvata CMS-portaalin kehitysprosessia ja koota projektin aikana saadut opit ja parannusehdotukset. Tavoitteena on myös esittää ideoita havaittujen ongelmien ehkäisemiseksi tulevissa projekteissa. Portaalin kehitysprojektinsuurimmat haasteet liittyivät tietojärjestelmien kehitysympäristöihin, portaali- ja sisällönhallintapuolen yhdistämiseen sekä tiimikehitykseen. Kun portaaliprojekti tehdään asiakkaan tiloissa, ei täyttä kontrollia kehitysympäristöistä voi saada. Jos kehitysympäristöjen kanssa on ongelmia, niistä on syytä kommunikoida selkeästi ja ammattimaisesti asiakkaan kehitysympäristöistä vastaavalle taholle. Yhteistyö ja hyvät henkilökohtaiset suhteet asiakkaan kanssaovat tärkeitä. Jos portaalin sisällönhallintatarpeet eivät ole erittäin rajoittuneet, on suositeltavaa käyttää erillistä sisällönhallintaohjelmistoa portaalin sisällön hallitsemiseksi. Pienemmillekin projekteille tämä mahdollistaa paremmat laajennusmahdollisuudet. Portaali- ja sisällönhallintapuolenyhdistäminen kannattaa tehdä ohjelmistojen tarjoajien ohjeiden mukaan ja yleisiä menettelytapoja noudattaen. Yleisillä menettelytavoilla tarkoitetaan portaalinja sisällönhallinnan yhdistämisessä sitä, että portaali vastaanottaa sisältöä sisällönhallintajärjestelmältä, mutta kaikki sisällön muokkaustoimenpiteet tehdään sisällönhallintajärjestelmän käyttöliittymän kautta. Jos mukautettuja menettelytapoja on käytettävä, näiden kehittämiselle on varattava niiden vaatima aika. Tällöin Web-palveluiden käyttöä kannattaa harkita, koska Web-palvelut auttavat ohjelmistojen yhdistämisessä etenkin, kun yhdistäminen tehdään mukautetusti. Kun portaali tehdään käyttäen tiimikehitystyötä, on käytettävä myös versionhallintajärjestelmää, jolla estetään päällekkäisten muutosten mahdollisuus. Kehitysprosessin yhdenmukaistamiseksi on erittäin suositeltavaa tehdä yleinen kehitysohjedokumentti. Lisäksi on huolehdittava siitä, että kaikki kehittäjät noudattavat yleisiä kehitysohjeita, jotta yhdenmukaisuuden mukanaan tuomat edut saavutetaan mahdollisimman hyvin.

Delay reduction in courts of justice – possibilities and challenges of process improvement in professional public organizations

Delays in the justice system have been undermining the functioning and performance of the court system all over the world for decades. Despite the widespread concern about delays, the solutions have not kept up with the growth of the problem. The delay problem existing in the justice courts processes is a good example of the growing need and pressure in professional public organizations to start improving their business process performance.This study analyses the possibilities and challenges of process improvement in professional public organizations. The study is based on experiences gained in two longitudinal action research improvement projects conducted in two separate Finnish law instances; in the Helsinki Court of Appeal and in the Insurance Court. The thesis has two objectives. First objective is to study what kinds of factors in court system operations cause delays and unmanageable backlogs and how to reduce and prevent delays. Based on the lessons learned from the case projects the objective is to give new insights on the critical factors of process improvement conducted in professional public organizations. Four main areas and factors behind the delay problem is identified: 1) goal setting and performance measurement practices, 2) the process control system, 3) production and capacity planning procedures, and 4) process roles and responsibilities. The appropriate improvement solutions include tools to enhance project planning and scheduling and monitoring the agreed time-frames for different phases of the handling process and pending inventory. The study introduces the identified critical factors in different phases of process improvement work carried out in professional public organizations, the ways the critical factors can be incorporated to the different stages of the projects, and discusses the role of external facilitator in assisting process improvement work and in enhancing ownership towards the solutions and improvement. The study highlights the need to concentrate on the critical factors aiming to get the employees to challenge their existing ways of conducting work, analyze their own processes, and create procedures for diffusing the process improvement culture instead of merely concentrating of finding tools, techniques, and solutions appropriate for applications from the manufacturing sector

Military crisis management in the next decade (2020-2030) : inducing consent or relying on compliance?

The most outstanding conceptual challenge of modern crisis management is the principle of consent. It is not a problem only at the operational level - it challenges the entire decision-making structures of crisis management operations. In post-cold war times and especially in the 21st century, there has been a transition from peacekeeping with limited size and scope towards large and complex peace operations. This shift has presented peace operations with a dilemma. How to balance between maintaining consent for peace operations, whilst being able to use military force to coerce those attempting to wreck peace processes? To address such a dilemma, this research aims to promote understanding, on what can be achieved by military crisis management operations (peace support operations) in the next decade. The research concentrates on the focal research question: Should military components induce consent or rely on the compliance of conflicting parties in crisis management operations of the next decade (2020 – 2030)? The focus is on military – political strategic level considerations, and especially on the time before political decisions to commit to a crisis management operation. This study does not focus on which actor or organisation should intervene. The framework of this thesis derives from the so called ‘peacebuilding space’, the scope of peace operations and spoiler theory. Feasibility of both peace enforcement and peacekeeping in countering future risk conditions are analysed in this framework. This future-orientated qualitative research uses the Delphi-method with a panel of national and international experts. Citation analysis supports identification of relevant reference material, which consists of contemporary literature, the Delphi-questionnaires and interviews. The research process followed three main stages. In the first stage, plausible future scenarios and risk conditions were identified with the Delphi-panel. In the second stage, operating environments for peace support operations were described and consequent hypotheses formulated. In the third stage, these hypotheses were tested on the Delphi-panel. The Delphi-panel is sufficiently wide and diverse to produce plausible yet different insights. The research design utilised specifically military crisis management and peace operations theories. This produced various and relevant normative considerations. Therefore, one may argue that this research; which is based on accepted contemporary theory, hypotheses derived thereof and utilising an expert panel, contributes to the realm of peace support operations. This research finds that some degree of peace enforcement will be feasible and necessary in at least the following risk conditions: failed governance; potential spillover of ethnic, religious, ideological conflict; vulnerability of strategic chokepoints and infrastructures in ungoverned spaces; as well as in territorial and extra-territorial border disputes. In addition, some form of peace enforcement is probably necessary in risk conditions pertaining to: extremism of marginalised groups; potential disputes over previously uninhabited and resource-rich territories; and interstate rivalry. Furthermore, this research finds that peacekeeping measures will be feasible and necessary in at least risk conditions pertaining to: potential spillover of ethnic, religious, ideological conflict; uncontrolled migration; consequences from environmental catastrophes or changes; territorial and extra-territorial border disputes; and potential disputes over previously uninhabited and resource-rich territories. These findings are all subject to both generic and case specific preconditions that must exist for a peace support operation. Some deductions could be derived from the research findings. Although some risk conditions may appear illogical, understanding the underlying logic of a conflict is fundamental to understanding transition in crisis management. Practitioners of crisis management should possess cognizance of such transition. They must understand how transition should occur from threat to safety, from conflict to stability – and so forth. Understanding transition is imperative for managing the dynamic evolution of preconditions, which begins at the outset of a peace support operation. Furthermore, it is pertinent that spoilers are defined from a peace process point of view. If spoilers are defined otherwise, it changes the nature of an operation towards war, where the logic is breaking the will of an enemy - and surrender. In peace support operations, the logic is different: actions towards spoilers are intended to cause transition towards consent - not defeat. Notwithstanding future developments, history continues to provide strategic education. However, the distinction is that the risk conditions occur in novel futures. Hence, lessons learned from the past should be fitted to the case at hand. This research shows compelling evidence that swaying between intervention optimism and pessimism is not substantiated. Both peace enforcement and peacekeeping are sine qua non for successful military crisis management in the next decade.

Yhdysvaltain laivaston miinantorjuntakyvyn kehitys Persianlahden sodan 1990-1991 jälkeen

Tutkimuksessa selvitetään Yhdysvaltain laivaston miinantorjuntakyvyn kehityksen uutta trendiä Persianlahden sodan 1990–1991 jälkeen. Miinantorjunnan lähtökohtatilanne sodan jälkeen mukaili hyvin pitkälle kylmän sodan doktriinia, jossa Yhdysvallat tukeutui liittolaistensa miinantorjuntakykyyn rannikkoalueilla. Lisäksi omien yksiköiden käyttö oli suunniteltu valtamerialueille ja uhkakuvana pidettiin Neuvostoliiton merivoimien yksiköitä. Persianlahden sodan kokemukset kuitenkin osoittivat Yhdysvaltain laivaston puutteet itsenäisen miinantorjuntakyvyn toteuttamisesta sekä miinantorjunnan merkityksen osana joint-operaatioita. Laivaston sodasta saamat kokemukset osoittivat merkittäviä puutteita ammattitaidossa, johtamisessa ja kalustossa. Lisäksi osaltaan vanhan doktriiniin johdosta miinantorjuntaa ei käsitetty osana yhteisoperaatioita. Yhdysvaltain merijalkaväen ja laivaston yhdessä Vuonna 1992 laatima asiakirja määritteli uuden doktriinin, joka muutti tapaa suhtautua konflikteihin etenkin voimaa mereltä maalle projisoitaessa. Toimintaympäristö siirtyi valtamerialueilta lähemmäs rannikkoalueita ja entistä matalampia vesialueita. Lisäksi Yhdysvaltain laivasto laati vuonna 1992 ns. ”lessons learned” -selonteon havaituista puutteista ja tulevaisuuden kehitystarpeista. Suurempina suuntalinjoina doktriinin myötä voidaan pitää sodankäynnin ja toimintaympäristön muutosta, jonka myötä paneuduttiin sellaisiin osakokonaisuuksiin kuten johtaminen ja organisaatiomuutokset, materiaalihankinnat, koulutusuudistus sekä taktiikka. Yhdysvaltain laivaston miinantorjuntakyky oli matalilla vesialueilla 1990-luvun alussa heikko. Pinta-aluskalusto järjestelmineen oli suunniteltu syviin vesiolosuhteisiin ja kaluston herätetasot olivat sen mukaiset. Vaikkakin kehityssuuntauksena vuoden 1992 jälkeen oli toiminnan kehittäminen matalilla ja erittäin matalilla vesialueilla, ei miinantorjunnan toteutunut kyky kyennyt vastaamaan sille asetettuihin haasteisiin. Vielä vuonna 1997 matalien vesien raivaus ja etsintäkyky oli helikopterikaluston varassa. Kalusto puolestaan oli erittäin haavoittuvainen säälle ja valaistusolosuhteille. Uuden Osprey-luokan pintaraivauskaluston myötä kyseistä kykyä pyrittiin siirtämään helikopterikalustolta pois. Helikoptereiden kyky heräteraivaukseen matalilla vesialueilla oli niin ikään heikkoa. 2000-luvulle suuntautuvat kehitysnäkymät painottavat edelleen matalien vesien ja rantavesialueiden miinantorjuntakyvyn kehittämistä. Rantavesialueiden raivauskykyä pidetään haasteellisimpana. Uuden trendin myötä tulleina miinantorjunnan vahvuuksina voidaan pitää johtamiskyvyn paranemista uusien järjestelmien sekä varsinaisen miinantorjunnan johtoaluksen käyttöönoton myötä. Johtamisen tukemiseksi miinantorjunta sai lisäksi kattavahkon ja uuden organisaation. Uuden koulutuskeskuksen perustaminen ja koulutuksen räätälöiminen antavat ehdottomasti mahdollisuudet osaamistason kohottamiselle Yhdysvaltain laivastossa. Kun miinantorjunta miellettiin tärkeäksi osaksi yhteisoperaatioiden toteuttamista, sille merkittäviksi koettujen lisävoimavarojen käyttö helpottui.

Streamlining Launch Support Operations in a Product Platform

The new product development process is a massive investment to a company that aims to reduce their products’ time-to-market. Capability to shorter time-to market allows longer life-cycle to products which are introduced to market earlier but also give advantage to start product launch later while simultaneously learning from customer behavior and competitors. The product launch support operations are the last ramp-up activities before the product launching. This study defines what these operations mean in a product platform and how they can be streamlined to be more efficient. The methodology includes interviews, innovative group brainstorming and regular working group meetings. The challenges concerning the current situation of product launch support operations are allocated into four categories: General, Process, Project Resources and Project Management including altogether ten sub challenges. The challenges include issues related to technology and marketing management, branding strategy, organizing the global platform structure, harmonizing processes and clarifying handovers between shareholders in the process. The study makes a suggestion of a new Product Launch Support organization and clarification of its roles, responsibilities and tasks. In addition a new project management tool and Lessons Learned are suggested to improve the project management. The study can be seen as a pre-study when having an aim at combining technological and marketing know-how in the product ramp-up process before actual production. The future proceedings are suggested to include more detailed specifications and implementation in order to reach the long range target, reduced the time-to-market.

Työkulttuurin muutos sotilaallisen krisiinhallinnan toimintaympäristössä

Kansainvälisen kriisinhallinnan toimintaympäristö on muuttunut vaativammaksi ja kriisinhallinnan tehtäväkenttä on laajentunut ja monipuolistunut. Kaikkien alueella olevien toimijoiden tulee kyetä yhteistyöhön muiden kanssa. Suomalainen kriisinhallinnan työkulttuuri on rakentunut vuodesta 1956 lähtien. Sopiiko se nykypäivän operaatioihin? Nyt on aika tarkastella monikulttuuristen toimintaympäristöjen ja työkulttuurin toimivuutta, jotta olemme tulevaisuudessakin kelvollisia kriisinhallintaan muiden maiden rinnalla. Tutkimuksen pääongelma on: Onko työkulttuuri muuttunut suomalaisessa sotilaallisessa rauhanturvaamisessa siirryttäessä kriisinhallintaan? Alaongelmina ovat: 1)Millainen työkulttuuri on ollut perinteisissä rauhanturvaamisoperaatioissa? 2)Millainen työkulttuuri on nykyisissä kriisinhallintaoperaatioissa? Työ on laadullinen tutkimus, jonka tutkimusote on hermeneuttis-fenomenologinen. Tässä tutkimuksessa pyritään ymmärtämään kriisinhallinnan toimintaympäristöä ja ihmisten toimintaa eli työkulttuuria kyseisessä ympäristössä. Tutkimuksen empiirinen osio muodostuu narratiiveista sekä tutkijan kokemuksista rauhanturva- ja kriisinhallintaoperaatioista. Tutkimuksessa aineiston analysointimenetelmänä käytettiin sisällönanalyysia aineistolähtöisesti, joka eteni induktiivisesti, ”yksityisestä yleiseen.” Tuloksia: Työkulttuurissa itsessään ei ole tapahtunut suuria muutoksia. Erot aiempaan johtuvat pääasiassa muuttuneista tehtävistä ja toimintaympäristön muutoksista. Tämän tutkimuksen tarkastelukulmasta katsottuna sotilaiden työkulttuuri on hyvin samankaltainen, riippumatta sotilaan kansallisuudesta. Tehtävät ovat muuttuneet - tekijät eivät. Sotilaallisen kriisinhallinnan toteuttajia ovat samat henkilöt kuin aiempina vuosikymmeninä. Suomi lähettää edelleen suomalaisia kriisinhallitsijoita maailman häiriöpesäkkeisiin. Näillä sotilailla on suomalainen ja pohjoiseurooppalainen kulttuuritausta. Joukko johon kriisinhallitsija kuuluu, on muuttunut monikulttuurisemmaksi ja yhteistyö kansainvälisten sotilaiden kanssa on päivittäistä. Työkulttuurissa korostuvat kommunikaatiotaidot, sosiaalisuus ja yleinen kulttuurituntemus. Erityisesti ulkomaalaiset nostivat kohdealueen kulttuurin tuntemuksen kehityskohteeksi Tutkimusta voidaan jatkaa esimerkiksi Kansainvälisen Keskuksen Lessons Learned toiminnan alla. Tutkimuksellisina jatkoteemoina voisi olla: kriisinhallinnan toimintaympäristö, toimintaympäristön vaikutus sotilaan kuormittavuuteen, kulttuurituntemuksen vaikuttavuus, kielikoulutuksen vaikuttavuus tai kommunikointitaitojen kehittäminen.

How to take advantage of ORCID in institutional repositories

Workshop at Open Repositories 2014, Helsinki, Finland, June 9-13, 2014

Grey literature, green open access: the BLDS Digital Library

Presentation at Open Repositories 2014, Helsinki, Finland, June 9-13, 2014

DSpace 2014: JSPUI reborn and research management

Presentation at Open Repositories 2014, Helsinki, Finland, June 9-13, 2014

Learning from projects: a qualitative metasummary

The objective of this thesis was to form an understanding about the common gaps in learning from projects, as well as possible approaches to bridging them. In the research focus were the questions on how project teams create knowledge, which fac- tors affect the capture and re-use of this knowledge and how organizations can best capture and utilize this project-based knowledge. The method used was qualitative metasummary, a literature-based research method that has previously been mainly applied in the domains of nursing and health care research. The focus was laid on firms conducting knowledge-intensive business in some form of matrix organization. The research produced a theoretical model of knowledge creation in projects as well as a typology of factors affecting transfer of project-based knowledge. These include experience, culture and leadership, planning and controlling, relationships, project review and documentation. From these factors, suggestions could be derived as to how organizations should conduct projects in order not to lose what has been learned.