Diversity management and team leadership in a nonprofit organization. Case: AIESEC in Finland

Tutkimuksen tarkoituksena on selvittää kuinka moninaisuus ja sen johtaminen näkyvät voittoa tavoittelemattoman järjestön tiimityössä, kuinka moninaisuus ja tiimityö pystyvät selittämään motiiveja työskennellä voittoa tavoittelemattomassa järjestössä ja mitä tulisi huomioida tiimityön ja tiimin johtajuuden osalta, kun moninaisuus ja voittoa tavoittelemattoman järjestön luonne otetaan huomioon. Tämä tutkielma on laadullinen tutkimus, jossa tutkimusmenetelminä on käytetty yhdeksää teemahaastattelua, edellisen tutkimuksen tuloksia (Astikainen, 2005) sekä havainnointia. Tutkimuksen perusteellavoidaan todeta, että voittoa tavoittelemattoman järjestön luonne, tiimityö tai moninaisuus eivät sinällään merkitse paljoakaan tulosten kannalta, vaan niiden keskinäiset yhteydet. Nämä yhdessä, oikein hyödynnettynä, vaikuttavat työntekijöiden motivaatioon ja sitä kautta organisaation tuloksiin.

Näkökulmia kielen oppimisen käytäntöihin. Turun yliopiston kielikeskus 30 vuotta - Perspectives on Language Learning in Practice. University of Turku Language Centre 30-year Celebration

Tämä julkaisu ilmestyy Turussa 18.–19.5.2009 järjestettävien valtakunnallisten kielikeskuspäivien yhteydessä. Turun yliopiston kielikeskus viettää samaan aikaan 30-vuotisjuhlaansa. Erään luokittelun mukaan 30–45-vuotias elää varsinaista keski-ikäänsä, kun taas joissakin katsotaan, että 28–35 vuoden ikä on vasta ns. jäsentymisen vaihe ja että varhainenkin keski-ikä sijoittuu vasta ikävuosiin 35–42. Voitaneen siis sanoa, että kielikeskus on ainakin ohittanut nuoruusvuodet ja on jäsentymässä tai siirtymässä keski-ikään. Tämä tuo mukanaan tietynlaista kypsymistä, itsensä varaan asettumista, imagon ja profiilin vakiintumista. Tähän kasvuun saattaa liittyä myös jonkinlainen aikuistumisen kriisi. Sen myötä kuitenkin ymmärrys lisääntyy ja oman paikan rakentaminen yliopistoyhteisössä voimistuu. Arvo- ja ajatusmaailmaan tulee uusia kehityspiirteitä: olemassaolon ja toiminnan syvemmät perustelut, illuusioiden väheneminen, hallinnan tunne, tyydytys onnistuneesta toiminnasta ja realistinen voiman tunto. Laitos esittäytyy julkaisussa 13 kirjoituksen välityksellä. Tekstit ovat sisällöltään ja käsittelytavaltaan hyvin erilaisia, mutta juuri sellaisina ne valottavat monipuolisesti laitoksen ja sen henkilökunnan toimintaa ja tuntemuksia. Kuvaukset valaisevat laitoksen erikoisluonnetta ja kuvailevat henkilökunnan erilaisia tehtäviä. Kielikeskus paljastuu dynaamisemmaksi ja heterogeenisemmaksi yksiköksi kuin ensi silmäyksellä saattaa luulla, mutta juuri siinä piilee sen voima ja rikkaus. Juhlakirjaan toivottiin kirjoituksia kielikeskuksen opetukseen tai toimintaan liittyvistä aiheista. Kirjaan sisältyy selontekojen ja kuvausten lisäksi muutamia tiukan tieteellisiä artikkeleita. Joukossa on myös joitakin esseitä, jotka koskettelevat kielen ja kulttuurin välisiä suhteita ja luovat katsauksia kielikeskuksen monikulttuuriseen arkeen. Useassa kirjoituksessa käsitellään kielipedagogisia ja -didaktisia kysymyksiä. Erityisesti tulee esiin kielikeskuksessa viime vuosina tehty uudistustyö opetuksen ja oppimisedellytysten parantamiseksi. Samalla kun muun muassa opetusteknologiaa ja kielen oppimisen käytäntöjä virtuaalisissa oppimisympäristöissä on kehitetty, opettajan rooli on muovautunut uudentyyppiseksi: perinteisen opetushenkilöstön ja muun henkilökunnan tehtävät ja toimenkuva ovat selvästi lähentyneet toisiaan. Tämä suuntaus on jatkunut jo kauan ja jatkunee tulevaisuudessakin. Kolmekymmentä viime vuotta ovat olleet yliopistossa erittäin nopean muutoksen aikaa. Tämä on näkynyt erityisesti kielikeskuksen toiminnan laajenemisessa ja kehityksessä, joissa tosin on ollut notkahduksiakin. Varsinkin nopea kansainvälistyminen, Euroopan yhteisön laajentuminen ja koko maailman avautuminen ovat tuoneet mukanaan uusia haasteita, joihin kielikeskus on heti tarttunut: kielivalikoimaa on laajennettava, kielitaitoa kohennettava ja erilaisia kulttuureja tunnettava ja ymmärrettävä syvällisemmin. Turun yliopiston kielikeskus pyrkii omalta osaltaan täyttämään nämä velvoitteet ja luomaan toiminnallaan mahdollisimman hyvät edellytykset yliopiston kansainvälistymiselle. Nämä seikat on otettu huomioon laitoksen toimintalinjojen suunnittelussa ja kehittämisessä. Kieli-ja viestintäopintojen rakenteiden uudistamista jatketaan yhteistyössä tiedekuntien kanssa. Opintojen valinnaisuutta ja vapaaehtoisuutta pyritään lisäämään sekä turvaamaan kielivalintojen monipuolisuus ja kieliosaamisen laajaalaisuus resurssien mukaan. Toimintaa kehitetään niin, että siinä otetaan entistä paremmin huomioon yhteiskunnan monikulttuuristuminen ja Euroopan komission tavoite, jonka mukaan jokaisen EU- kansalaisen tulisi osata oman äidinkielensä lisäksi vähintään kahta yhteisön kieltä. Samalla otetaan huomioon globalisaation tuomat uudet haasteet tukemalla tärkeimpien Euroopan yhteisön ulkopuolisten kielten opetusta (mm. venäjä, kiina, japani, arabia). Edelleen kielikeskus seuraa tarkoin keskustelua Suomen kielikoulutuspolitiikan perusteista ja tavoitteista ja ottaa toimintansa suunnittelussa huomioon valtakunnalliset suositukset Suomen kielikoulutuksen uudistamiseksi vastaamaan nykypäivän ja tulevaisuuden tarpeita ja tavoitteita. Se että kielikeskus on viime vuosina selvästikin vakiinnuttanut asemansa yliopiston strategisesti tärkeänä yksikkönä, ei tarkoita sitä, että nyt voitaisiin turvautua pelkästään vanhoihin toimintamalleihin ja rutiineihin. Päinvastoin, koko maailmassa, suomalaisessa yhteiskunnassa ja yliopistojen toiminnassa tapahtuneet ja tapahtuvat suuret muutokset edellyttävät kielikeskustoimintojen vireää kehittämistä ja uudistusmieltä. Laitos onkin ilmoittanut tulossopimuksessaan tukevansa opetuskokeiluja ja innovatiivisia ratkaisuja. Opettajajohtoisen opetuksen ohella on voimakkaasti kehitetty myös ohjattua itseopiskelua, monimuotoopetusta sekä vaihtoehtoisia ja uudentyyppisiä oppimismuotoja. Uutta opetusteknologiaa käytetään tehokkaasti hyväksi ja kehitetään edelleen. Opetuksessa ja ohjauksessa käytetään suomalaisten ja ulkomaisten opiskelijoiden työpanosta. Laitoksen suunnittelu- ja kehittämistyössä opiskelijat ovat toimineet viime vuosina aktiivisesti ja ansiokkaasti: yhteistyö ylioppilaskunnan kanssa toimii erinomaisesti, ja sitä on tarkoitus vielä tehostaa. Laitos on saanut runsaasti kiitosta korkealaatuisesta toiminnastaan: muun muassa v. 1998 ja 2008 Turun yliopiston vuoden opettajan palkinnon, v. 1999 Turun yliopiston parhaan koulutusyksikön palkinnon ja v. 2007 vuoden opintojaksopalkinnon. On toivottavaa, että tämä tuloksellinen työ jatkuisi ja entisestäänkin paranisi tulevina vuosina. Hyvät tulokset on saavutettu kovilla ponnistuksilla ja tiukalla sitoutumisella työhön. Aina se ei ole ollut aivan helppoa nopeiden muutosten myllerryksessä, tiukentuneessa resurssitilanteessa ja vaatimusten ja odotusten ristiriidoissa. Toivon, että pääosin hyvin sujunut yhteistyö yliopiston johdon, tiedekuntien ja opiskelijoiden kanssa sekä henkilökunnan keskuudessa voisi säilyä ja kehittyä ja että alkava vuosikymmen kielikeskuksen historiassa voisi olla entistä parempi. Hyvä yhteistyö on hyvien tulosten edellytys. Suurten uudistusten vuosi 2010 sisältää mahdollisuuden parempaan, mutta se on samalla myös riski ehkä hyvinkin paljon muuttuvassa toimintaympäristössä. Lainaan lopuksi roomalaisen historioitsijan Sallustiuksen sanat: Concordia res parvae crescunt, discordia maximae dilabuntur. Yksimielisyys saa pienetkin asiat kukoistamaan, eripura suuretkin tuhoaa. Turun yliopistolla on hyvä kielikeskus, jota kannattaa vaalia ja tukea. Kiitän kaikkia kirjoittajia ja juhlajulkaisun toimittajia Minna Maijalaa, Timo Hulkkoa ja Jane Honkaa tämän julkaisun synnystä. Samoin esitän kiitokset kielikeskuksen kirjallisen viestinnän lehtoreille, Markus Lahdelle ja Arja Lampiselle, jot ka ovat nähneet vaivaa tekstien kielellisinä korjaajina. Koko kielikeskuksen nykyistä ja aikaisempaa henkilökuntaa kiitän työstä, jota laitoksen hyväksi on tehty kuluneiden 30 vuoden aikana. Erityisen kiitoksen ansaitsee laitoksen juhlatoimikunta kaikista juhlavuoden järjestelyistä.

Implementation and Integration of New Baggage Logistic Centre at HelsinkiVantaa Airport

This thesis deals with improving international airport baggage supply chain management (SCM) by means of information technology and new baggage handling system. This study aims to focus on supply chain visibility in practice and to suggest different ways to improve the supply chain performance through information sharing. The objective is also to define how radio frequency identification (RFID) and enterprise resource planning (ERP) can make processes more transparent. In order to get full benefits from processes, effective business process management and monitoring as well as the key performance indicators must be defined, implemented and visualized through e.g. dashboard views for different roles. As an outcome of the research the need for the use of information technology systems and more advanced technologies, e.g. RFID in the supply chain management is evident. Sophisticated ERP is crucial in boosting SCM business processes and profitability. This would be beneficial for dynamic decision making as well in the airport and airline supply chain management. In the long term, economic aspects support the actions I have suggested in order to make production more flexible in reacting to quick changes.

Defining a Performance Measurement System for Technology Marketing Team by Using the Balanced Scorecard Method

This thesis was produced for the Technology Marketing unit at the Nokia Research Center. Technology marketing was a new function at Nokia Research Center, and needed an established framework with the capacity to take into account multiple aspects for measuring the team performance. Technology marketing functions had existed in other parts of Nokia, yet no single method had been agreed upon for measuring their performance. The purpose of this study was to develop a performance measurement system for Nokia Research Center Technology Marketing. The target was that Nokia Research Center Technology Marketing had a framework for separate metrics; including benchmarking for starting level and target values in the future planning (numeric values were kept confidential within the company). As a result of this research, the Balanced Scorecard model of Kaplan and Norton, was chosen for the performance measurement system for Nokia Research Center Technology Marketing. This research selected the indicators, which were utilized in the chosen performance measurement system. Furthermore, performance measurement system was defined to guide the Head of Marketing in managing Nokia Research Center Technology Marketing team. During the research process the team mission, vision, strategy and critical success factors were outlined.

The effects of social networks on work-team effectiveness

This is a study of team social networks, their antecedents and outcomes. In focusing attention on the structural configuration of the team this research contributes to a new wave of thinking concerning group social capital. The research site was a random sample of Finnish work organisations. The data consisted of 499 employees in 76 teams representing 48 different organisations. A systematic literature review and quantitative methods were used in conducting the research: the former primarily to establish the current theoretical position on the relationships among the variables and the latter to test these relationships. Social network analysis was the primary method used in identifying the social-network relations among the work-team members. The first and key contribution of this study is that it relates the structuralnetwork properties of work teams to behavioural outcomes, attitudinal outcomes and, ultimately, team performance. Moreover, it shows that addressing attitudinal outcomes is also important in terms of team performance; attitudinal outcomes (team identity) mediated the relationship between the team’s performance and its social network. The second contribution is that it examines the possible antecedents of the social structure. It is thus one response to Salancik’s (1995) call for a network theory in that it explains why certain network characteristics exist. Itdemonstrates that irrespective of whether or not a team is heterogeneous in terms of age or gender, educational diversity may protect it from centralisation. However, heterogeneity in terms of gender turned out to have a negative impact on density. Thirdly, given the observation that the benefits of (team) networks are typically theorised and modelled without reference to the nature of the relationships comprising the structure, the study directly tested whether team knowledge mediated the effects of instrumental and expressive network relationships on team performance. Furthermore, with its focus on expressive networks that link the workplace to a more informal world, which have been rather neglected in previous research, it enhances knowledge of teams andnetworks. The results indicate that knowledge sharing fully mediates the influence of complementarities between dense and fragmented instrumental network relationships, thus providing empirical validation of the implicit understanding that networks transfer knowledge. Fourthly, the study findings suggest that an optimal configuration of the work-team social-network structure combines both bridging and bonding social relationships.

Choice of Business Process Modeling Methodology - Case Northern Dimension Research Centre (NORDI) in Lappeenranta University of Technology

The main outcome of the master thesis is innovative solution, which can support a choice of business process modeling methodology. Potential users of this tool are people with background in business process modeling and possibilities to collect required information about organization’s business processes. Master thesis states the importance of business process modeling in implementation of strategic goals of organization. It is made by revealing the place of the concept in Business Process Management (BPM) and its particular case Business Process Reengineering (BPR). In order to support the theoretical outcomes of the thesis a case study of Northern Dimension Research Centre (NORDI) in Lappeenranta University of Technology was conducted. On its example several solutions are shown: how to apply business process modeling methodologies in practice; in which way business process models can be useful for BPM and BPR initiatives; how to apply proposed innovative solution for a choice of business process modeling methodology.

Challenges in transferring the hydropower control centre

Euroopan sähkömarkkinat ovat viime vuosikymmeninä olleet suurien muutoksien kohteena näiden yhtenäistämisprojektin seurauksena. Fortum, yksi Euroopan johtavista energia-alan yrityksistä valmistautuu tähän muutokseen toteuttamalla omia yrityksen sisäisiä muutoksia, tavoitteenaan yksinkertaistaa organisaatiorakennettaan ja parantaa tehokkuuttaan. Yksi suuri muutos tähän liittyen on vesivoimavalvomojen lokalisaatioprojekti. Vesivoimavalvomojen uudelleenlokalisaation ja vesivoiman käytönvalvojien ikääntymisen myötä nähtiin tarpeelliseksi tehdä tutkimus käytönvalvojien hiljaisesta tiedosta. Näin ollen, tässä diplomityössä perehdyttiin Fortumin vesivoiman käytönvalvojien kompetensseihin ja näiden hiljaiseen tietoon. Tutkimusaiheena oli selvittää minkälaista hiljaista tietoa käytönvalvojat omaavat, ja mikä osa tästä tiedosta muodostaa sen kriittisen osaamisen, jota halutaan säilyttää ja kehittää. Tutkimustyypiksi muodostui kvalitatiivinen, jonka päämetodi oli puoli-avoin haastattelu. Tutkimus koostui seuraavista vaiheista: tarkkailu, tekstianalyysi, haastattelu, transkriptio ja data analyysi. Haastatteluja tehtiin kahdeksan, joista kerääntyi yli 24 tuntia haastattelumateriaalia. Tästä materiaalista muodostettiin analyysien avulla taulukko, jonka avulla tunnistettiin ne osa-alueet, joihin käytönvalvojan tärkeimmät kompetenssit liittyvät. Tuloksilla saatiin myös kerättyä lista korjaus- ja kehityskohteista, sekä tarkemmat määritykset jatkotutkimukselle.

National Library – Service Centre for All Types of Libraries in Finland

Kristiina Hormia-Poutasen esitys Jerusalemissa Israelin kansalliskirjastossa 8.9.2011

National Library – Service Centre for All Types of Libraries in Finland

Kristiina Hormia-Poutasen esitys Jerusalemissa 8.9.2011

Making Sense of Shared Leadership. A case study of leadership processes and practices without formal leadership structure in the team context

Leadership is essential for the effectiveness of the teams and organizations they are part of. The challenges facing organizations today require an exhaustive review of the strategic role of leadership. In this context, it is necessary to explore new types of leadership capable of providing an effective response to new needs. The presentday situations, characterized by complexity and ambiguity, make it difficult for an external leader to perform all leadership functions successfully. Likewise, knowledge-based work requires providing professional groups with sufficient autonomy to perform leadership functions. This study focuses on shared leadership in the team context. Shared leadership is seen as an emergent team property resulting from the distribution of leadership influence across multiple team members. Shared leadership entails sharing power and influence broadly among the team members rather than centralizing it in the hands of a single individual who acts in the clear role of a leader. By identifying the team itself as a key source of influence, this study points to the relational nature of leadership as a social construct where leadership is seen as social process of relating processes that are co-constructed by several team members. Based on recent theoretical developments concerned with relational, practice-based and constructionist approaches to the study of leadership processes, this thesis proposes the study of leadership interactions, working processes and practices to focus on the construction of direction, alignment and commitment. During the research process, critical events, activities, working processes and practices of a case team have been examined and analyzed with the grounded theory –approach in the terms of shared leadership. There are a variety of components to this complex process and a multitude of factors that may influence the development of shared leadership. The study suggests that the development process of shared leadership is a common sense -making process and consists of four overlapping dimensions (individual, social, structural, and developmental) to work with as a team. For shared leadership to emerge, the members of the team must offer leadership services, and the team as a whole must be willing to rely on leadership by multiple team members. For these individual and collective behaviors to occur, the team members must believe that offering influence to and accepting it from fellow team members are welcome and constructive actions. Leadership emerges when people with differing world views use dialogue and collaborative learning to create spaces where a shared common purpose can be achieved while a diversity of perspectives is preserved and valued. This study also suggests that this process can be supported by different kinds of meaning-making and process tools. Leadership, then, does not reside in a person or in a role, but in the social system. The built framework integrates the different dimensions of shared leadership and describes their relationships. This way, the findings of this study can be seen as a contribution to the understanding of what constitutes essential aspects of shared leadership in the team context that can be of theoretical value in terms of advancing the adoption and development process of shared leadership. In the real world, teams and organizations can create conditions to foster and facilitate the process. We should encourage leaders and team members to approach leadership as a collective effort that the team can be prepared for, so that the response is rapid and efficient.

Effectiveness of Pilotage

The objective of the pilotage effectiveness study was to come up with a process descrip-tion of the pilotage procedure, to design performance indicators based on this process description, to be used by Finnpilot, and to work out a preliminary plan for the imple-mentation of the indicators within the Finnpilot organisation. The theoretical aspects of pilotage as well as the guidelines and standards used were determined through a literature review. Based on the literature review, a process flow model with the following phases was created: the planning of pilotage, the start of pilo-tage, the act of pilotage, the end of pilotage and the closing of pilotage. The model based on the literature review was tested through interviews and observation of pilotage. At the same time an e-mail survey directed at foreign pilotage organisations, which included a questionnaire concerning their standards and management systems, operations procedures, measurement tools and their attitude to the passage planning, was conducted. The main issues in the observations and interviews were the passage plan and the bridge team co-operation. The phases of the pilotage process model emerged in both the pilotage activities and the interviews whereas bridge team co-operation was relatively marginal. Most of the pilotage organisations, who responded to the query, also use some standard-based management system. All organisations who answered the survey use some sort of a pilotage process model. According to the query, the main measuring tools for pilotage are statistical information concerning pilotage and the organisations, the customer feedback surveys, and financial results. Attitudes to-wards passage planning were mostly positive among the organisations. A workshop with pilotage experts was arranged where the process model constructed on the basis of the literature review was tuned to match practical pilotage. In the workshop it was determined that certain phases and the corresponding tasks, through which pilo-tage can be described as a process, were identifiable in all pilotage. The result of the workshop was a complemented process model, which separates incoming and outgoing traffic, as well as the fairway pilotage and harbour pilotage from each other. Addition-ally indicators divided according to the data gathering method were defined. Data con-cerning safety and traffic flow is gathered in the form of customer feedback. The pilot's own perceptions of the pilotage process are gathered through self-assessment. The measurement data which is connected to the phases of the pilotage process is generated e.g. by gathering statistics of the success of the pilot dispatches, the accuracy of the pi-lotage and the incidents that occurred during the pilotage, near misses, deviations and accidents. The measurement data is collected via the PilotWeb at the closing of the pilo-tage. A separate project and a project group with pilots also participating will be established for the deployment of the performance indicators. The phases of the project are: the definition phase, the implementation phase and the deployment phase. The purpose of the definition phase is to prepare questions for ship commanders concerning the cus-tomer feedback questionnaire and also to work out the self-assessment queries and the queries concerning the process indicators.