The role of business information and knowledge in sales steering

The objective of this study is to find out how sales management can be optimally supported with business information and knowledge. The first chapters of the study focus on theoretical literature about sales planning, sales steering, business intelligence, and knowledge management. The empirical part of the study is a case study for which the material was collected through interviews with the selected people of the company. The findings from the interviews were analyzed, and possible suggestions for solving the problems were made. The case study revealed that sales management requires a multitude of metrics and reports to steer the sales to the desired direction. The information sources can be internal and external, and the optimal solution for satisfying the information needs is a combination of both of these. The simple information should be turned into knowledge by merging the intellectual assets with the information from the firm’s transaction processing systems, in order to promote organizational learning and effective decision-making.

Account Management @ Sonera –toimintamallin tarkastelu ja kehittäminen, tietojohtamisen näkökulma

Yritysten menestymismahdollisuudet riippuvat niiden kyvyistä erottautua muista toimialan yrityksistä menestyksekkäästi. On luotava osaamispotentiaaleja ja kyettävä muuttumaan muuttuvissa liiketoimintaympäristöissä. Kilpailukykyä voidaan parantaa resurssien oikealla kohdentamisella, uudistumalla sekä kyvykkyyksien oikealla hyödyntämisellä. Asiakkaan ymmärtäminen ja näkökulmien huomioiminen yrityksessä on erityisen tärkeää yrityksen kriittisten menestystekijöiden huomioimiseksi. Tässä tutkimuksessa tavoitteena oli selvittää yrityksen myynnin johtamisen toimintamallia tietojohtamisen nykytilan näkökulmasta ja etsiä mahdollisia parantamiskohteita. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena case-tutkimuksena. Sen teoreettisessa osassa esitetään oppimiseen, johtamiseen ja aineettoman pääomaan, osaamisen johtamiseen ja verkostoitumiseen liittyvät keskeiset asiakohdat. Tutkimuksen kohteena oli yrityksen johto. Tutkimusmetodologiana toimi laadullinen tapaustutkimus ja tutkimusaineistona yrityksen haastatteluilla johdolta hankittu tieto. Tutkimuksen perusteella kyettiin luomaan kuvaus Account Management @ Sonera -mallin toimivuudesta kohdeyrityksessä. Tutkimus paljasti, että yrityksessä on toimiva malli myynnin johtamiselle, mutta sitä pitää kehittää jatkuvasti toimintaympäristöjen jopa nopeasti muuttuvissa tilanteissa. Yksityiskohtaisia tuloksia on vaikea nimetä, koska tutkimus haluaa valottaa monipuolisesti tutkittavaa aihetta. Kehittämiseen pitää varata riittävästi kyvykkäitä kehitysresursseja ja erilaiset arvokkaat näkemykset pitää tuoda riittävän monipuolisesti esille. Tutkimustulosten perusteella voidaan yrityksessä parantaa tuloksellisuutta esille tulleiden havaintojen ja haastattelujen muutosten suunnittelemisella sekä käyttöönottamisella mallia kehitettäessä.

Communication as a trust builder in change management

Organizations are today characterized by uncertainty, fast changes and inability to predict the future. Both trust and communication are vital when changes are implemented in an organization. The purpose of this study was to examine how a change process can be enhanced by the means of communication and trust. This study was cheated by using the existing literature related to the subject.

Service innovation development and knowledge integration practices - a comparative case study on KIBS sector

Academic research on services and innovations on services has significantly grown during recent years. So far research concerning management of knowledge intensive work on service development activities is very limited. The objective of this study was to examine knowledge integration practices that support service innovation development and to the best of knowledge such studies have not been previously published in academic literature. In the theoretical part of the study a review of state‐of‐the‐art literature was conducted, research gap was indicated and a framework for analysis was built. In the empirical part an explorative comparative multi‐case study was carried out in KIBS sector. Four companies were selected and four service development projects were inspected. The service development activities and knowledge integration practices were identified. The cases were carefully compared and results formed. The empirical results indicated that service innovation development is partly linear and partly incremental flow of activities where knowledge integration practices have important role supporting the planning and execution of tasks. Knowledge integration practices supporting planning and workshops are close interaction, interpretation, project planning and sequencing of work tasks. The identified knowledge integration practices supporting building service solution were careful role and competence management, routines and common knowledge. The main implication is that to manage knowledge intensive service innovation development a firm should carefully develop and choose relevant knowledge integration practices to support the service development activities.

The analysis of knowledge retention mechanisms for leaving experts

The goal of this thesis is studying knowledge retention mechanisms used in cases of single experts’ leaving in the case company, analyzing the reason for the mechanisms choice and successfulness of knowledge retention process depending of that choice. The theoretical part discusses the origins of knowledge retention processes in the theoretical studies, the existing knowledge retention mechanisms and practical issues of their implementation. The empirical part of the study is designed as employees’ interview with later discussion of the findings. The empirical findings indicate the following reasons for knowledge retention mechanisms choice: type of knowledge retained, specialty of leaving experts and time and distance issues of a particular case. The following factors influenced the success of a retention process: choice of knowledge retention mechanisms, usage of combination of mechanisms and creation of knowledge retention plans. The results might be useful for those interested in factors influencing knowledge retention processes in cases of experts’ departure.

Customer knowledge processing in maintenance business: case study

The purpose of the study is to examine and increase knowledge on customer knowledge processing in B2B context from sales perspective. Further objectives include identifying possible inhibiting and enabling factors in each phase of the process. The theoretical framework is based on customer knowledge management literature. The study is a qualitative study, in which the research method utilized is a case study. The empirical part was implemented in a case company by conducting in-depth interviews with the company’s value-selling champions located internationally. Context was maintenance business. Altogether 17 interviews were conducted. The empirical findings indicate that customer knowledge processing has not been clearly defined within the maintenance business line. Main inhibiting factors in acquiring customer knowledge are lack of time and vast amount of customer knowledge received. Enabling factors recognized are good customer relationships and sales representatives’ communication skills. Internal dissemination of knowledge is mainly inhibited by lack of time and restrictions in customer relationship management systems. Enabling factors are composition of the sales team and updated customer knowledge. Inhibiting utilization is lack of goals to utilize the customer knowledge and a low quality of the knowledge. Moreover, customer knowledge is not systematically updated nor analysed. Management of customer knowledge is based on the CRM system. As implications of the study, it is suggested for the case company to define customer knowledge processing in order to support maintenance business process.

Management of Soft Information in Sales and Operations Planning

With a Sales and Operations Planning (S&OP) process, a company aims to manage the demand and supply by planning and forecasting. The studied company uses an integrated S&OP process to improve the company's operations. The aim of this thesis is to develop this business process by finding the best possible way to manage the soft information in S&OP, whilst also understanding the importance and types (assumptions, risks and opportunities) of soft information in S&OP. The soft information in S&OP helps to refine future S&OP planning, taking into account the uncertainties that affect the balance of the long-term demand and supply (typically 12-18 months). The literature review was used to create a framework for soft information management process in S&OP. There were not found a concrete way how to manage soft information in the existing literature. In consequence of the poor literature available the Knowledge Management literature was used as the base for the framework creation, which was seen in the very same type of information management like the soft information management is. The framework created a four-stage process to manage soft information in S&OP that included also the required support systems. First phase is collecting and acquiring soft information in S&OP, which include also categorization. The categorization was the cornerstone to identify different requirements that needs to be taken into consideration when managing soft information in S&OP process. The next phase focus on storing data, which purpose is to ensure the soft information is managed in a common system (support system) in a way that the following phase makes it available to users in S&OP who need by help of sharing and applications process. The last phase target is to use the soft information to understand assumptions and thoughts of users behind the numbers in S&OP plans. With this soft management process the support system will have a key role. The support system, like S&OP tool, ensures that soft information is stored in the right places, kept up-to-date and relevancy. The soft information management process in S&OP strives to improve the relevant soft information documenting behind the S&OP plans into the S&OP support system. The process offers an opportunity to individuals to review, comment and evaluate soft information in S&OP made by their own or others. In the case company it was noticed that without a properly documented and distributed soft information in S&OP it was seen to cause mistrust towards the planning.

Effect of the Knowledge Representation Form on the Efficiency of Knowledge Sharing

The goal of this thesis is to estimate the effect of the form of knowledge representation on the efficiency of knowledge sharing. The objectives include the design of an experimental framework which would allow to establish this effect, data collection, and statistical analysis of the collected data. The study follows the experimental quantitative design. The experimental questionnaire features three sample forms of knowledge: text, mind maps, concept maps. In the interview, these forms are presented to an interviewee, afterwards the knowledge sharing time and knowledge sharing quality are measured. According to the statistical analysis of 76 interviews, text performs worse in both knowledge sharing time and quality compared to visualized forms of knowledge representation. However, mind maps and concept maps do not differ in knowledge sharing time and quality, since this difference is not statistically significant. Since visualized structured forms of knowledge perform better than unstructured text in knowledge sharing, it is advised for companies to foster the usage of these forms in knowledge sharing processes inside the company. Aside of performance in knowledge sharing, the visualized structured forms are preferable due the possibility of their usage in the system of ontological knowledge management within an enterprise.

Customer Knowledge Transfer in MNCs

The purpose of this Master’s thesis was to study customer knowledge transfer processes in multinational corporations (MNCs). The main objective was to examine how customer knowledge is transferred in MNCs and what kind of factors enhance or inhibit the knowledge transfer process, and to create a framework on the basis of the existing literature and the empirical findings. In this thesis the factors were organized according to whether they are properties of the unit involved in knowledge management, properties of relationships between the units or properties of the knowledge itself. There are various properties that influence knowledge transfer but in this thesis the focus was on examining the relevant findings from the customer knowledge viewpoint. Empirical results show that internal fragmentation in the MNC seems to be inherent in this type of organization, and may cause many problems in customer knowledge transfer and utilization. These knowledge transfer inhibitors rise from the organization’s properties: it’s absorptive capacity, motivation, organizational culture, and the two dimensions of knowledge. However, in spite of the inherent forces causing internal fragmentation and inhibiting knowledge transfer, moderate customer knowledge and expertise codification, cooperative working practices among the experts, and socialization mechanisms posed by the headquarters seem to help maintain customer knowledge transfer, and value creation in the long-term relationship. This value creation can be seen to be based on accessing and integrating a wide variety of knowledge resources in order to create a coherent product and service offering.

Elinkaarilaskenta prosessiteollisuudessa

Elinkaarilaskenta on vielä melko vähän tutkittu aihealue. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää haastatteluiden avulla prosessiteollisuuden toimijoiden näkemyksiä elinkaarilaskennasta sekä selvittää, käytetäänkö elinkaarilaskentaa muiden laskentamenetelmien rinnalla. Tarkoituksena on myös tutkia elinkaarilaskennan tulevaisuuden näkymiä ja elinkaarilaskentaan liittyvän tietämyksen hallinnan eri tyispiirteitä. Elinkaaren aikaisten kustannusten tarkastelu lisää yritysten tietoutta tuotteen, prosessin tai palvelun aiheuttamista kokonaiskustannuksista. Tietämyksen laajentuminen mahdollistaa muun muassa tehokkaamman ja tarkemman päätöksen teon. Elinkaarilaskennalle tyypilliset pitkät tarkasteluajanjaksot aiheuttavat tietämyksen hallinnalle suuria haasteita. Laskelmissa tarvittavan tiedon keruu onkin aikaa ja resursseja kuluttavaa. Tällä hetkellä elinkaarilaskenta ei ole laajalti käytössä. Yritykset ovat kuitenkin kiinnostuneita sen tuomista mahdollisuuksista ja uskovat, että sille on tarvetta tulevaisuudessa. Tutkimuksen pohjalta voidaankin todeta, että tietoisuus elinkaari laskennasta on kasvamassa ja sen käyttö yleistymässä.

Ympäristötietämyksen hallintasovelluksen kehittäminen

Uudistunut ympäristölainsäädäntö vaatii energiantuotantolaitoksilta yhä enemmän järjestelmällistä ympäristötiedon hallintaa. LCP- ja jätteenpolttoasetuksen velvoitteet ovat asettaneet uusia vaatimuksia päästöjen valvontaan ja siihen käytettävien mittausjärjestelmien laadunvarmennukseen sekä päästötietojen raportointiin. Uudistukset ovat lisänneet huomattavasti laitoksilla ympäristötiedon käsittelyyn kuluvaa aikaa. Laitosten toimintaehdot määritellään ympäristöviranomaisen myöntämässä ympäristöluvassa, joka on tärkein yksittäinen laitoksen toimintaa ohjaava tekijä. Tämän lisäksi monet toimijat haluavat parantaa ympäristöasioiden tasoaan vapaaehtoisilla ympäristöjärjestelmillä. Tässä diplomityössä kuvataan energiantuotantolaitosten ympäristöasioiden tallentamiseen ja hallintaan kehitetty selainpohjainen Metso Automationin DNAecoDiary'sovellus. Työ on rajattu koskemaan Suomessa toimivia LCP- ja/tai jätteenpolttoasetuksen alaisia laitoksia. Sovelluksen avulla voidaan varmistaa energiantuotantolaitosten poikkeamien, häiriöilmoitusten, päästömittalaitteisiin liittyvien tapahtumien ja muun ympäristöasioiden valvontaan liittyvän informaation tehokas hallinta. Sovellukseen tallennetaan ympäristötapahtumiin liittyvät perustiedot sekä etenkin käyttäjien tapahtumiin liittyvä kokemustietämys. Valvontakirjaukseen voidaan liittää tapahtuman perustietojen lisäksi myös tiedostoja ja kuvia. Sovellusta ja sillä kerättyä tietoa voidaan hyödyntää laitoksella käsilläolevien ongelmien ratkaisuun, ympäristötapahtumien todentamiseen sekä ympäristöraporttien laadintaan. Kehitystyön tueksi järjestettiin asiakastarvekartoitus, jonka perusteella ideoitiin sovelluksen ominaisuuksia. Tässä työssä on esitetty ympäristötiedon hallinan perusteet, selvitetty DNAecoDiaryn toimintaperiaatteet ja annettu esimerkkejä sen hyödyntämisestä. Sovelluksen lopullinen sisältö määritellään kunkin asiakkaan ympäristöluvan ja oma-valvonnan tarpeiden mukaisesti. Sovellus toimii itsenäisesti tai osana laajempaa Metso Automationin päästöjenhallinta- ja raportointisovelluskokonaisuutta.

Hiljaisen tiedon tallennusHämeen Puhelin Oy:ssä vuosina 2006-2010

Moderni liiketoiminta kohtaa uusia haasteita. Haasteiden aiheuttajia ovat mm. alenevat tuotantokustannukset ja kiihtyvä kilpailu. Jotta yritys kykenisi vastaamaan näihin moderneihin haasteisiin, sen tulee toimissaan hyödyntää tehokkaasti omat resurssit. Yrityksen suurimmat resurssit sijaitsevat henkilöstössä, heihin sitoutuneessa tiedossa. Tästä tiedosta iso osa on ns. hiljaista tietoa, jota ei voida perinteisin keinoin tallentaa. Tämä työ, tutkimus keskittyy tuon hiljaisen tiedon tallentamiseen. Tutkimuksen tavoitteena oli luoda malli, joka sisältää hiljaisen tiedon keruun, analyysin ja siirtämisen. Kokonaisuus muodostaa työkalun jolla teettävän yrityksen eläkkeelle jäävä henkilöstön hiljainen tieto tallennetaan yritykseen. Mallin lisäksi tutkimuksessa tuodaan esille aihetta koskevat erilaiset kehitysmahdollisuudet ja visiot.

Konfiguraationhallintajärjestelmän näkymien hallinnan automatisointi

Työn tarkoituksena oli selvittää, miten näkymien hallintaa voidaanhelpottaa. Näkymien hallintaa lähestyttiin sekä organisaatiolle tärkeän tiedon hallinnan että konfiguraationhallintajärjestelmä ClearCasen ylläpidon kannalta. Työssä käytettiin menetelminä kirjallisuustutkimusta, mallinnusta ja konstruktiivista menetelmää. Työn alussa tutustuttiin ohjelmistojen konfiguraationhallintaan yleisesti ja työtilan hallintaan liittyviin termeihin. Työnaikana mallinnettiin ClearCasen dynaamisten näkymien hallintaprosessi ja sen pohjalta tehtiin näkymien hallintaa helpottava sovellus. Työssä kuvattiin sovelluksen muokkautuminen mallista sovellukseksi ja tarkasteltiin, miten sovelluksesta hyödytään käytännössä. Lopuksi pohdittiin näkymien hallinnan tulevaisuutta ja miten näkymien hallintaa voitaisiin jatkossa kehittää. Työn tuloksena syntyi näkymien hallintaan tarkoitettu tekstipohjainen sovellus, joka helpottaa näkymien hallintaan liittyviä ylläpitotoimia ja vuorovaikutusta ClearCasen käyttäjien kanssa. Työn aikana muodostui myös ajatuksia siitä, kuinka näkymien hallintaavoitaisiin jatkossa kehittää.

Developing Processes and Learning in a Project-based Firm

Tämän diplomityön tavoitteena on kuvata tiedonkulkua projektiliiketoimintaa harjoittavassa yrityksessä sekä analysoida kuvausta määrittäen mahdolliset kehityskohdat. Työssätuotetut kuvaukset ja kehityskohtien määrittäminen toimivat pohjana yrityksen kehittäessä projektien hallintaansa tulevaisuudessa. Työssä valitaan tietojohtamisen näkökulma sopivaksi lähestymistavaksi yrityksen toiminnananalysointiin. Haastatteluin kerätyn tutkimusmateriaalin perusteella luodaan prosessikuvaukset jotka mallintavat tietovirtoja yrityksen projektien aikana tapahtuvien prosessien välillä. Kuvausta peilataan tietämyksen luomisen sekä projektien tietojohtamisen teoriaan ja määritetään kehityskohteita. Kehityskohteiden määrittämisen lisäksi ehdotetaan mahdollisia toimenpiteitä tiedon ja tietämyksen hallinnan kehittämiseksi. Kokemusten ja opittujen asioiden sekäpalautteen kerääminen projektien aikana sekä niiden jälkeen havaittiin tärkeimmäksi kehityskohdaksi. Näiden keräämisen voidaan todeta vaativan järjestelmällisyyttä jotta projektien onnistumiset sekä niissä saavutetut parannukset voidaan toistaa jatkossa ja virheet sekä epäonnistumiset sitä vastoin välttää.

Aineettoman pääoman mittaaminen ja tietämyksen hallinnan kehittäminen metsäteollisuusyrityksessä

Tieto on aina ollut yksi yrityksen tärkeimmistä resursseista, mutta vasta nyt siihen on alettu kiinnittää enemmän huomiota. Tiedonjohtaminen ja tietämyksen hallinta ovat haastavia ja osin hankaliakin toimintoja, koska on vaikeaa johtaa sellaista, mitä ei voi kuvata. Tietojohtamista voidaan kuitenkin ajatella prosessina, joka koostuu useammasta alaprosessista, kuten tiedon hankinta, tiedon luominen, tiedon varastointi, tiedon jakaminen ja tiedon soveltaminen. Kun ongelma-alue pilkotaan pienempiin kokonaisuuksiin, on siihen helpompi vaikuttaa. Tässä diplomityössä kehitettiin Stora Enso Publication Papers Oy Ltd Varkauden tehtaalle toimivia työkaluja/-menetelmiä tiedonjohtamisen ja tietämyksen hallinnan tueksi. Työssä luotiin yrityksen tarpeita vastaava mittaristomalli ja keskityttiin siinä erityisesti aineettomaan pääomaan liittyviin mittareihin. Jotta voidaan mitata jotain, on se ensin pystyttävä kuvaamaan. Siksi työssä käsiteltiin myös prosessijohtamista ja analysoitiin hieman yrityksen prosesseja sekä kehitettiin yritykselle uusi "tietojohtaminen" -prosessi. Mittariston ja prosessin luomisen lisäksi työssä esitettiin muutamia toimivia työkaluja/ menetelmiä tiedonjohtamisen ja tietämyksen hallinnan avuksi. Työn teoriaosuudessa tutustuttiin ensin prosessijohtamisen yleisimpiin teorioihin ja tarvittaviin käsitteisiin. Tämän jälkeen luotiin teoriapohja mittariston rakentamiseksi määrittelemällä käsitteet tieto ja aineeton pääoma sekä käsittelemällä muutamia mittaristomalleja, mittariston rakentamista ja aineettoman pääoman mittaamista. Tutkimuksen empiirisessä osassaanalysoitiin yrityksen johtamismalleja sekä määriteltiin prosessijohtamisessa käytetyt termit teorian pohjalta. Pääpaino työssä oli mittariston rakentamisessa ja tiedonjohtamisen sekä tietämyksen hallinnan tehostamisessa. Mittaristomalli luotiin useamman teorian pohjalta painottuen kuitenkinselvästi Balanced Scorecard -menetelmään. Työn tuloksena oli kattava mittaristomalli, aineettoman pääoman mittareita sekä uusia työkaluja/-menetelmiä tiedonjohtamiseen ja tietämyksen hallintaan.