Information and Material Flows in Project Business

Tavoitteena diplomityössä oli kuvata projektiliiketoimintaa harjoittavan yrityksen informaatio- ja materiaalivirrat toimitusprojekteissa. Selvitys haluttiin tehdä tulevia kehitysprojekteja varten. Diplomityö toteutettiin kahessa osassa: laatimalla aiheeseen liittyvä teoriakatsaus ja kartoittamalla todellinen tilanne yrityksen sisällä.Teoriaosassa kuvattiin tarkastelualue ja projektiliiketoiminnan erityispiirteitä sekä käsiteltiin tietojärjestelmiä ja materiaalivirran hallintaan liittyviä asioita. Yrityksen informaatio- ja materiaalivirtojen nykytila kartoitettiin laatimalla vuokaaviot kolmen esimerkkituotteen toimitusprojekteista. Kaaviot laadittiin yrityksen sisäisten dokumenttien ja kvalitatiivisten haastattelujen pohjalta. Kaavioiden sisältöä täydennettiin taulukoimalla kaavioissa esiintyvien dokumettien sisältöä. Työn tuloksena muodostui kuva tiedonkäsittelyn nykytilasta myynti- ja toimitusprojekteissa, pelkistetty visio tulevaisuuden tietojärjestelmien rooleista sekä ehdotuksia tulevia kehitysprojekteja varten.

Interfacing Health Care Information Systems Design and Implementation

Terveydenhuollossa käytetään nykyisin informaatioteknologian (IT) mahdollisuuksia parantamaan hoidon laatua, vähentämään hoitoon liittyviä kuluja sekä yksinkertaistamaan ja selkeyttämään laakareiden työnkulkua. Tietojärjestelmät, jotka edustavat jokaisen IT-ratkaisun ydintä, täytyy kehittää täyttämään lukuisia vaatimuksia, ja yksi niistä on kyky integroitua saumattomasti toisten tietojärjestelmien kanssa. Järjestelmäintegraatio on kuitenkin yhä haastava tehtävä, vaikka sita varten on kehitetty useita standardeja. Tässä työssä kuvataan vastakehitetyn lääketieteellisen tietojärjestelmän liittymäratkaisu. Työssä pohditaan vaatimuksia, jotka tällaiselle sovellukselle asetetaan, ja myös tapa, jolla vaatimukset toteutuvat on esitetty. Liittymaratkaisu on jaettu kahteen osaan, tietojärjestelmaliittymään ja "liittymakoneeseen" (interfacing engine). Edellinen on käsittää perustoiminnallisuuden, jota tarvitaan vastaanottamaan ja lähettämään tietoa toisiin järjestelmiin, kun taas jälkimmäinen tarjoaa tuen tuotantoympäristössa käytettäville standardeille. Molempien osien suunnitelu on esitelty perusteellisesti tässä työssä. Ongelma ratkaistiin modulaarisen ja geneerisen suunnittelun avulla. Tämä lähestymistapa osoitetaan työssä kestäväksi ja joustavaksi ratkaisuksi, jota voidaan käyttää tarkastelemaan laajaa valikoimaa liittymäratkaisulle asetettuja vaatimuksia. Lisaksi osoitetaan kuinka tehty ratkaisu voidaan joustavuutensa ansiosta helposti mukauttaa vaatimuksiin, joita ei ole etukäteen tunnistettu, ja siten saavutetaan perusta myös tulevaisuuden tarpeille

Integration and Implementation of Accounting Information Systems in Global Companies Case: The UPM-Kymmene Group

Tämän tutkielman tavoitteena on perehtyä globaalin yrityksen laskentatoimen tietojärjestelmien yhtenäistämiseen ja käyttöönottoon esimerkkinä UPM-Kymmene konsernin projekti. Tutkielmassa sovelletaan hermeneuttista tutkimusotetta. Teoreettisesti aihetta tarkastellaan globalisoitumisen ja laskentatoimen tietojärjestelmille asetettavien vaatimusten pohjalta, sekä järjestelmän muutosprosessin eri vaiheissa huomioon otettavien muuttujien perusteella. Yhtenäisen laskentatoimen tietojärjestelmän tuomat edut globaalille yritykselle ovat ilmeisiä. Ennen yhtenäisen projektin kehittelyä on olennaista tutkia lähtökohdat projektin onnistumiselle ja suunnitella projektin eri vaiheet huolella. Tutkielmassa havaitaan myös, että globaalissa yrityksessä tulee huomioida eri yrityskulttuurit sekä tulosyksiköiden erilaiset toimintatavat. Johtopäätöksenä todetaan, että sekä yritysjohdon että tulosyksiköiden sitoutuneisuus projektiin ja yhtenäiset tavoitteet ovat oleellisia projektin onnistumisen kannalta.

Success Factors of an Enterprise Resource Planning System

Työn tarkoituksena oli tutkia yrityksen eri yksiköiden toiminnaohjausjärjestelmiä sekä verrata niiden menestystekijöitä Adelakunin malliin tietojärjestelmien laatuulottuvuuksista. Siinä järjestelmän kokonaislaatu jaetaan liiketoiminnalliseen, tekniseen ja käyttäjän kokemaan laatuun. Tulosten perusteella oli myös tavoitteena kehittää kyseisen toiminnanojausjärjestelmän kehittämistä varten malli onnistumistekijöiden keskinäisestä riippuvuudesta. Tutkittavista järjestelmistä ja niiden käytöstä kerättiin tietoja käyttöönottoprojektien dokumentaatiosta, haastatteluin, kyselylomakkein ja järjestelmäanalyysein. Sekä loppukäyttäjät että yritysjohto olivat kyselyjen ja haastattelujen kohderyhmänä. Saatuja tietoja arvioitiin Adelakunin kolmiulotteisen tietojärjestelmän laatutekijämallin mukaisesti ja keskeisiä menestystekijöitä etsittiin. Tutkituissa tapauksissa tietojärjestelmien menestyksen taustalta löytyi alan kirjallisuuden kanssa yhtäpitäviä tekijöitä. Myös Adelakunin laatu-ulottuvuusmalli osoittautui validiksi tutkituissa tapauksissa. Keskeisten menestystekijöiden välisistä vuorovaikutussuhteista rakennettiin malli, jota voidaan hyödyntää kyseisen järjestelmän jatkokehityksessä.

Improving ERP change tool processes to align business processes and ERP system

Nopea teknologian kehitys sekä kansainvälistymisen mukana tuoma kilpailupaine pakottavat yritykset jatkuvaan liiketoimintaprosessien kehittämiseen. Muutoksista organisaation rakenteissa sekä yrityksen prosesseissa on tullut yleisiä toimenpiteitä. Yksi näkyvimmistä toiminnallisista uudistuksesta on ollut toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto. Toiminnanohjausjärjestelmän rakenne ja kehitys aiheuttaa yleensä suurimmat vaikeudet pyrittäessä rakentamaan liiketoimintaprosessien läpinäkyvyyttä esittävä tietojärjestelmäympäristö. Tässä tutkimuksessa liiketoiminnan sekä toiminnanohjausjärjestelmän prosessien yhdistäminen on tehty ns. toiminnanohjausjärjestelmä muutostyökaluilla. Kyseiset muutostyökalut on järjestetty yrityksissä tietojärjestelmä ympäristöön ja niiden avulla voidaan korjata teknisiä ongelmia sekä muuttaa itse prosesseja. Tutkimuksen empiria osuudessa on käytetty case-tutkimusmenetelmää Kone Oyj:n prosessien kehittämisosastolla. Tutkimuksen tavoitteena oli parantaa toiminnanohjausjärjestelmän muutostyökalujen prosesseja, liiketoimintaprosessien sekä toiminnanohjausjärjestelmän yhdistämiseksi ja harmonisoimiseksi. Tutkimuksen tavoitteiden täyttämiseksi, prosessijohtamisen käsitteitä käytettiin muutostyökaluprosessien parannusehdotusten löytymiseksi. Prosessijohtamisen käsitteet tarkoittavat prosessikartan, prosessin toimintojen, sekä prosessin kustannusten tutkimista ja hyväksikäyttöä. Prosessijohtamisen käsitteeseen kuuluu myös liiketoimintaprosessien jatkuvan parantamisen sekä uudelleenjärjestämisen mallien kuvaus. Toiminnanohjausjärjestelmäympäristön kuvaus teorian toisena osuutena antaa pohjaa muutostyökalujen prosessien käytölle. Tutkimuksen tuloksina voidaan todeta että tutkimusalue on hyvin monimutkainen ja vaikea. Toimintajärjestelmistä ei ole kirjoitettu teoriaa kovinkaan runsaasti, lukuunottamatta yritysten itse tekemiä tutkimuksia. Tutkimuksessa tarkasteltaville prosesseille löytyi kuitenkin parannusehdotuksia sekä ns. optimaalisen prosessimallin ominaisuuksia.

CREATING A MODEL FOR INVENTORY MANAGEMENT SYSTEM

Tutkielman tarkoituksena oli mallintaa varastonhallintajärjestelmä, joka olisi sopiva case yritykselle. Tutkimus aloitettiin case yrityksen varastonhallinan nykytilan kartoituksella, jonka jälkeen tutkittiin varastonhallinnan eri osa-alueisiin. Varastonhallinnan osa-alueista käsiteltiin varastotyyppejä, motiiveja, tavoitteita, kysynnän ennustamista sekä erilaisia varastonhallinnan työkaluja. Sen lisäksi tutkittiin erilaisia varaston täydennysmalleja. Teoriaosuudessa käsiteltiin lisäksi kolmea erilaista tietojärjestelmätyyppiä: toiminnanohjausjärjestelmää, sähköisen kaupankäynnin järjestelmää sekä räätälöityä järjestelmää. Tutkimussuunnitelmassa nämä kolme järjestelmää rajattiin vaihtoehdoiksi, joista jokin valittaisiin case yrityksen varastonhallintajärjestelmäksi. Teorian ja nykytilan pohjalta tehtiin viitekehys, jossa esiteltiin varastonhallintajärjestelmän tieto- ja toiminnallisuusominaisuuksia. Nämä ominaisuudet priorisoitiin neljään eri luokkaan ominaisuuden kriittisyyden mukaan. Järjestelmävaihtoehdot arvioitiin viitekehyksen kriteerien mukaisesti, miten helposti ominaisuudet olisivat toteutettavissa eri vaihtoehdoissa. Tulokset laskettiin näiden arviointien perusteella, jonka jälkeen tulosten analysoinnissa huomattiin, että toiminnanohjausjärjestelmä sopisi parhaiten case yrityksen varastonhallintajärjestelmäksi.

A practice perspective on organizational implementation of information technology

Implementering av ett informationssystem ur en organisatorisk synvinkel initieras av en idé om ett system och avslutas då användningen av det inte längre kräver en medveten ansträngning. Ifall tolkningen av implementering är denna, är det fråga om en långsam och komplicerad process, som berör organisationens alla parter. Ny informationsteknologi anses påverka flertalet arbetsprocesser och organiseringen av det dagliga arbetet. Möjligheterna att ta i bruk systemet och utnyttja det är många. I avhandlingen undersöks implementering av ett system för att administrera hemvårdsbesök där hemvårdare använde handdatorer för att registrera information om besökens längd och innehåll. I avhandlingen observeras vilka förändringar som sker i arbetets praxis p.g.a. det nya systemet och hur dessa förändringar påverkar vårdarbetet. Forskningen inleds med att strukturera teorier om arbetspraxis för kommande analys. Arbetspraxis är inarbetade och rutinmässiga arbetssätt i arbetets sociomateriella omgivning. Arbetspraxis i avhandlingen innebär hemvårdarens praxis och upplevd erfarenhet, där verksamheten informeras av gemensamma arbetssätt, projekt, identiteter och intressen. Organisationens auktoritet kommer även fram i den förverkligade arbetspraxisen. Forskningen genomfördes som en etnografisk longitudinell studie under åren 2001-2004. I studien observerades hur nyttjandet av handdatorerna framskred ur ett organisatoriskt perspektiv. Hemvårdares arbete och verksamhet (arbetspraxis) observerades både under vårdsbesök och under pauser. Därtill intervjuades hemvårdarna för att erhålla en bättre förståelse för de rationaliteter som styr arbetet och hur systemet togs i bruk. Dokument relaterade till projektet att införa ett nytt system och administrativa dokument har utnyttjats som källmaterial. Analysen av källmaterialet styrdes av det teoretiska tillvägagångssättet att undersöka arbetspraxis. Problem som identifierades i samband med införandet av systemet och de förändringar som det medförde analyserades i detalj. Parallellt analyserades organisatorisk makt, kontroll och arbetsidentitet. Undersökningen beskriver hur det nya systemet gradvis anpassades till hemvården efter ett initialt motstånd. Under själva implementering av systemet ifrågasattes tidigare arbetspraxis och inställningen till den eftersom arbetspraxisens materiella omgivning förändrades. Det teoretiska tillvägagångssättet i att undersöka arbetspraxis framhäver vårdarens agerande i förändringsprocessen. Resultatet av forskningen visar vikten av realistiska målsättningar, givande av gruppstöd med återkoppling samt förmåga att anpassa sig till det oväntade vid införande av informationssystem.

Information integration and its impacts on logistics performance - Using information technology and systems to facilitate information integration

Fast changing environment sets pressure on firms to share large amount of information with their customers and suppliers. The terms information integration and information sharing are essential for facilitating a smooth flow of information throughout the supply chain, and the terms are used interchangeably in research literature. By integrating and sharing information, firms want to improve their logistics performance. Firms share information with their suppliers and customers by using traditional communication methods (telephone, fax, Email, written and face-to-face contacts) and by using advanced or modern communication methods such as electronic data interchange (EDI), enterprise resource planning (ERP), web-based procurement systems, electronic trading systems and web portals. Adopting new ways of using IT is one important resource for staying competitive on the rapidly changing market (Saeed et al. 2005, 387), and an information system that provides people the information they need for performing their work, will support company performance (Boddy et al. 2005, 26). The purpose of this research has been to test and understand the relationship between information integration with key suppliers and/or customers and a firm’s logistics performance, especially when information technology (IT) and information systems (IS) are used for integrating information. Quantitative and qualitative research methods have been used to perform the research. Special attention has been paid to the scope, level and direction of information integration (Van Donk & van der Vaart 2005a). In addition, the four elements of integration (Jahre & Fabbe-Costes 2008) are closely tied to the frame of reference. The elements are integration of flows, integration of processes and activities, integration of information technologies and systems and integration of actors. The study found that information integration has a low positive relationship to operational performance and a medium positive relationship to strategic performance. The potential performance improvements found in this study vary from efficiency, delivery and quality improvements (operational) to profit, profitability or customer satisfaction improvements (strategic). The results indicate that although information integration has an impact on a firm’s logistics performance, all performance improvements have not been achieved. This study also found that the use of IT and IS have a mediocre positive relationship to information integration. Almost all case companies agreed on that the use of IT and IS could facilitate information integration and improve their logistics performance. The case companies felt that an implementation of a web portal or a data bank would benefit them - enhance their performance and increase information integration.

What are the opportunities and challenges of cloud computing technology in the healthcare information systems

This thesis discusses the opportunities and challenges of the cloud computing technology in healthcare information systems by reviewing the existing literature on cloud computing and healthcare information system and the impact of cloud computing technology to healthcare industry. The review shows that if problems related to security of data are solved then cloud computing will positively transform the healthcare institutions by giving advantage to the healthcare IT infrastructure as well as improving and giving benefit to healthcare services. Therefore, this thesis will explore the opportunities and challenges that are associated with cloud computing in the context of Finland in order to help the healthcare organizations and stakeholders to determine its direction when it decides to adopt cloud technology on their information systems.

Generating competitive advantage through competitor information systems

This pro gradu –thesis discusses generating competitive advantage through competitor information systems. The structure of this thesis follows the structure of the WCA model by Alter (1996). In the WCA model, business process is influenced by three separate but connected elements: information, technology, and process participants. The main research question is how competitor information can be incorporated into or made into a tool creating competitive advantage. Research subquestions are: How does competitor information act as a part of the business process creating competitive advantage? How is a good competitor information system situated and structured in an organisation? How can management help information generate competitive advantage in the business process with participants, information, and technology? This thesis discusses each of the elements separate, but the elements are connected to each other and to competitive advantage. Information is discussed by delving into competitor information and competitor analysis. Competitive intelligence and competitor analysis requires commitment throughout the organisation, including top management, the desire to perform competitive intelligence and the desire to use the end products of that competitive intelligence. In order to be successful, systematic competitive intelligence and competitor analysis require vision, willingness to strive for the goals set, and clear strategies to proceed. Technology is discussed by taking a look into the function of the competitor information systems play and the place they occupy within an organization. In addition, there is discussion about the basic infrastructure of competitor information systems, and the problems competitor information systems can have plaguing them. In order for competitor information systems to be useful and worthy of the resources it takes to develop and maintain them, competitor information systems require on-going resource allocation and high quality information. In order for competitor information systems justify their existence business process participants need to maintain and utilize competitor information systems on all levels. Business process participants are discussed through management practices. This thesis discusses way to manage information, technology, and process participants, when the goal is to generate competitive advantage through competitor information systems. This is possible when information is treated as a resource with value, technology requires strategy in order to be successful within an organization, and process participants are an important resource. Generating competitive advantage through competitor information systems is possible when the elements of information, technology, and business process participants all align advantageously.

Integration of JINR Information Resources

Presentation at Open Repositories 2014, Helsinki, Finland, June 9-13, 2014

University Institutional Repository and its Place in the University Information Infrastructure

Presentation at Open Repositories 2014, Helsinki, Finland, June 9-13, 2014

Parasitic Order Machine. A Sociology and Ontology of Information Securing

This study examines information security as a process (information securing) in terms of what it does, especially beyond its obvious role of protector. It investigates concepts related to ‘ontology of becoming’, and examines what it is that information securing produces. The research is theory driven and draws upon three fields: sociology (especially actor-network theory), philosophy (especially Gilles Deleuze and Félix Guattari’s concept of ‘machine’, ‘territory’ and ‘becoming’, and Michel Serres’s concept of ‘parasite’), and information systems science (the subject of information security). Social engineering (used here in the sense of breaking into systems through non-technical means) and software cracker groups (groups which remove copy protection systems from software) are analysed as examples of breaches of information security. Firstly, the study finds that information securing is always interruptive: every entity (regardless of whether or not it is malicious) that becomes connected to information security is interrupted. Furthermore, every entity changes, becomes different, as it makes a connection with information security (ontology of becoming). Moreover, information security organizes entities into different territories. However, the territories – the insides and outsides of information systems – are ontologically similar; the only difference is in the order of the territories, not in the ontological status of entities that inhabit the territories. In other words, malicious software is ontologically similar to benign software; they both are users in terms of a system. The difference is based on the order of the system and users: who uses the system and what the system is used for. Secondly, the research shows that information security is always external (in the terms of this study it is a ‘parasite’) to the information system that it protects. Information securing creates and maintains order while simultaneously disrupting the existing order of the system that it protects. For example, in terms of software itself, the implementation of a copy protection system is an entirely external addition. In fact, this parasitic addition makes software different. Thus, information security disrupts that which it is supposed to defend from disruption. Finally, it is asserted that, in its interruption, information security is a connector that creates passages; it connects users to systems while also creating its own threats. For example, copy protection systems invite crackers and information security policies entice social engineers to use and exploit information security techniques in a novel manner.

Management of Soft Information in Sales and Operations Planning

With a Sales and Operations Planning (S&OP) process, a company aims to manage the demand and supply by planning and forecasting. The studied company uses an integrated S&OP process to improve the company's operations. The aim of this thesis is to develop this business process by finding the best possible way to manage the soft information in S&OP, whilst also understanding the importance and types (assumptions, risks and opportunities) of soft information in S&OP. The soft information in S&OP helps to refine future S&OP planning, taking into account the uncertainties that affect the balance of the long-term demand and supply (typically 12-18 months). The literature review was used to create a framework for soft information management process in S&OP. There were not found a concrete way how to manage soft information in the existing literature. In consequence of the poor literature available the Knowledge Management literature was used as the base for the framework creation, which was seen in the very same type of information management like the soft information management is. The framework created a four-stage process to manage soft information in S&OP that included also the required support systems. First phase is collecting and acquiring soft information in S&OP, which include also categorization. The categorization was the cornerstone to identify different requirements that needs to be taken into consideration when managing soft information in S&OP process. The next phase focus on storing data, which purpose is to ensure the soft information is managed in a common system (support system) in a way that the following phase makes it available to users in S&OP who need by help of sharing and applications process. The last phase target is to use the soft information to understand assumptions and thoughts of users behind the numbers in S&OP plans. With this soft management process the support system will have a key role. The support system, like S&OP tool, ensures that soft information is stored in the right places, kept up-to-date and relevancy. The soft information management process in S&OP strives to improve the relevant soft information documenting behind the S&OP plans into the S&OP support system. The process offers an opportunity to individuals to review, comment and evaluate soft information in S&OP made by their own or others. In the case company it was noticed that without a properly documented and distributed soft information in S&OP it was seen to cause mistrust towards the planning.

The Role of HR Management in the Corporate Matrix System

The successful performance of company in the market relates to the quality management of human capital aiming to improve the company's internal performance and external implementation of the core business strategy. Companies with matrix structure focusing on realization and development of innovation and technologies for the uncertain market need to select thoroughly the approach to HR management system. Human resource management has a significant impact on the organization and use a variety of instruments such as corporate information systems to fulfill their functions and objectives. There are three approaches to strategic control management depending on major impact on the major interference in employee decision-making, development of skills and his integration into the business strategy. The mainstream research has focus only on the framework of strategic planning of HR and general productivity of firm, but not on features of organizational structure and corporate software capabilities for human capital. This study tackles the before mentioned challenges, typical for matrix organization, by using the HR control management tools and corporate information system. The detailed analysis of industry producing and selling electromotor and heating equipment in this master thesis provides the opportunity to improve system for HR control and displays its application in the ERP software. The results emphasize the sustainable role of matrix HR input control for creating of independent project teams for matrix structure who are able to respond to various uncertainties of the market and use their skills for improving performance. Corporate information systems can be integrated into input control system by means of output monitoring to regulate and evaluate the processes of teams, using key performance indicators and reporting systems.