IT-ulkoistuksen asiakas-toimittajasuhteen johtaminen: Palveluyhteistyö kuntien konesaliulkoistuksessa

Suomen kunnat ovat viime vuosina keskittäneet IT-palveluidensa tuotantoa erilaisin yhteistyöjärjestelyin, joista yksi toteutustapa on kuntaomisteisen osakeyhtiön perustaminen. Turun seudulla Kuntien Tiera Oy tuottaa palveluja omistajakunnilleen. Vuonna 2013 kuntien, Tieran ja Turun yliopiston yhteistyössä aloitettiin yhteisen konesalihankkeen toteutus, ja kuntien ITinfrastruktuuriin liittyvien palveluiden siirtoprojektit alkoivat asteittain. Tutkielma käsittelee kuntien ja Tieran välisen IT-ulkoistuksen asiakas-toimittajasuhteen johtamista erityisesti Turun ja Tieran välillä, huomioiden kuntien välisen yhteistyön. Tavoitteena on selvittää, miten konesaliulkoistuksen ohjausprosesseja, kuten palvelinkeskukseen liittymistä ja palveluiden ylläpitämisen ja kehittämisen ohjausta, voidaan kehittää kuntien yhteistyö huomioiden. Tutkielma on laadullinen toimintatutkimus, jonka tutkimusnäkökulma ja prosessi mukailevat systeemiajattelua. Kirjallisuuskatsausosiossa käsitellään IT-ulkoistuksien tutkimusta erityisesti julkisella sektorilla ja muodostetaan viitekehys palveluyhteistyön kehittämisen tueksi. Lisäksi kuvaillaan kuntien rajoitteita, velvoitteita ja julkishallinnon suosituksia palveluyhteistyölle. Tutkielmantekijän tutkimuskohteen toiminnan kehittämiseen osallistumisen lisäksi empiirisenä aineistona käytetään sekä kuntien että Tieran haastatteluja. Kunnat eivät voi ulkoistaa vastuutaan IT-palveluiden tuotannosta edes osittain omistamalleen osakeyhtiölle ja sujuva palveluyhteistyö edellyttääkin molempien osapuolten panosta. Konesaliulkoistuksen vaikuttaessa kuntalaispalveluiden tuotantoon niin suoraan kuin välillisesti, on asiakas-toimittajasuhteen toimintatapojen rakentamisessa huomioitava koko arvoketju kattaen eri tason asiakkaita – ei vain kunnan päättäjiä ja IT-asiantuntijoita. Palveluiden läpileikkaava luonne edellyttää näkyvyyttä konesalipalvelujen tilaan sekä yhteisten toimintatapojen määrittelyä asiakkaan ja toimittajan omiin prosesseihin ulottuen. Konesaliulkoistuksen suhteellista ja sopimuksellista hallintaa kehittämällä, sekä strategisesta että operatiivisesta näkökulmasta, voidaan tutkimuskohteessa päästä lähemmäs ulkoistuksen tavoitteita, eli kustannustehokasta yhteistyötä ja skaalattavia konesalipalveluita.

Customer Experience Management – How to Improve the Customer Experience Management and its Measurement

The main goal of this master’s thesis was to find out, how to improve customer experience management and measurement. This study is a qualitative case study, in which the data collection method has been interviews. In addition, some of the company’s customer experience measurement methods have been analyzed. The theoretical background is applied in practice by interviewing 5 representatives from the case company. In the case company, the management has launched a customer experience focused program, and given guidelines for customer experience improvement. In the case company, customer experience is measured with different methods, one example is asking the recommendation readiness from a customer. In order to improve the customer experience management, the case company should define, what the company means with customer experience and what kind of customer experience the company is aiming to create. After the encounter, the customer should be left with feelings of satisfaction, positivity and trust. The company should focus on easiness in its processes, on top of which the processes should work fluently. The customer experience management should be improved through systematic planning, and by combining and standardizing different measures. In addition, some channel-based measures should be used. The measurement conducted should be more customer focused, and the case company should form an understanding, which touch points are the most relevant to measure.