Com abordar la gestió dels documents administratius a les empreses: una reflexió des de l'experiència

L'article que es presenta és una reflexió sobre la gestió de la documentació administrativa en l'entorn de l'empresa. S'analitza, s'explica i s'exemplifica el mètode sistèmic de gestió dels documents administratius en l'organització. Es valora la funció i la tasca de la unitat gestora de la documentació administrativa com a actiu clau per a la gestió integral de la informació estratègica de l'empresa.

L'administració electrònica i la gestió de documents

The projects dealing with e-government are currently the principal factor in instigating the changes taking place within the public administration. This change, which is considered unstoppable, has important implications regarding the management and conservation of administrative documents generated by electronic transactions. This article analyses the methodological, legal and cultural challenges that come about when the archives paradigm is included within e-government projects and also the consequences that this may have on the archives themselves. In conclusion the author proposes a set of methodological solutions for identifying those electronic documents with evidential value, determining their life cycle, defining a preservation policy and creating a digital archive.

Gestión de expedientes para ayuntamientos

Aplicació web que pot ser desplegada en qualsevol contenidor d'aplicacions JAVA, sigui o no "FULL-compliant" J2EE. Mostra com amb molt poc codi s'aconsegueix una aplicació que té gestió d'usuaris, permisos, expedients, etcètera. Fins i tot s'ha inclòs la funcionalitat d'emmagatzemar / recuperar fitxers a la base de dades.

Arxiu òptic

El Grup PH neix el desembre de 1990. És una empresa de base tecnològica amb àmplia experiència i amb vocació de servei; ofereix solucions informàtiques que permeten: optimitzar els processosempresarials, millorar la qualitat i l'accés a la informació, i reduir les despeses de gestió. PH Systems disposa fins aquests moments d’un conjunt d’aplicacions informàtiques que conformen una solució de gestió de negoci integrada pensada per diversos sectors. Però aquestesaplicacions no disposen d’una eina que pugui fer una gestió de la documentació d’una organització. L’objectiu d’aquest projecte és millorar la gestió i/o la productivitat dels procediments informatitzats, que tenen com a element inicial en el seu flux de dades, els actius d’informació. Això és pot subdividir en diferents objectius concrets:• La utilització d’un Sistema d’Informació que permeti accedir i recuperar els documents d’arxiu d’una organització, sense haver d’anar a l’arxiu físic.• Facilitar un procediment automatitzat, àgil i versàtil de creació de documents electrònics a partir dels documents d’arxiu.• La integració dels actius d’informació amb la gestió de negoci que proporciona un ERP com el Lirba.A part d’aquests objectius, també n’hi ha uns de secundaris:• Dotar de semàntica els documents electrònics corresponents a documents administratius.• Establir lligams entre aquesta semàntica i un flux de treball del Lirba.• Permetre al Lirba treballar amb més d’un gestor de documents electrònics

Patridoc UVic: programa per a la protecció i conservació del patrimoni documental de la Universitat de Vic

A qualsevol institució existeixen una sèrie de documents i d'expedients que es consideren essencials, o sigui, indispensables per al funcionament de la Universitat. El desembre de 2007 el Consell de Direcció de la Universitat aprova el programa per a la protecció i conservació d'aquest patrimoni documental (PATRIDOC-UVIC), impulsat per l'Arxiu General i la Comissió d'Arxiu.

La Administración electrónica

Els projectes d'administració electrònica són actualment el principal factor de canvi de les organitzacions públiques. Aquest canvi, que es pot considerar imparable, té implicacions importants pel que fa a la gestió i la conservació dels documents administratius generats per les tramitacions electròniques. Aquest treball analitza el marc i la problemàtica metodològica, legal i cultural que es deriva de la inclusió del paradigma electrònic i digital en els projectes d'administració electrònica, i també les conseqüències que pot tenir per a la mateixa.

Manual de gestión documental para el Ayuntamiento de León

En este trabajo se exponen las normas y procedimientos para la implantación en el Ayuntamiento de León de un sistema de gestión documental basado en la norma ISO 15489. Se desarrollan los conceptos básicos para la comprensión del manual, los tipos de documentos administrativos, el uso del lenguaje administrativo, los instrumentos, los diagramas, los formularios y la legislación para llevar a la práctica los sistemas de organización de fondos, clasificación, ordenación, valoración y descripción de documentos y los procesos de instalación, transferencias, régimen de acceso al documento, consultas, préstamos y reproducción de documentos en los archivos de gestión de las oficinas. Palabras clave: Sistema de gestión documental, ISO 15489, Ayuntamiento de León (España), organización de fondos, clasificación de documentos, ordenación de documentos, evaluación de documentos, descripción de documentos, archivos de gestión.

Patridoc UVic: programa per a la protecció i conservació del patrimoni documental de la Universitat de Vic

A qualsevol institució existeixen una sèrie de documents i d'expedients que es consideren essencials, o sigui, indispensables per al funcionament de la Universitat. El desembre de 2007 el Consell de Direcció de la Universitat aprova el programa per a la protecció i conservació d'aquest patrimoni documental (PATRIDOC-UVIC), impulsat per l'Arxiu General i la Comissió d'Arxiu.

Plataforma telemàtica de serveis administratius de l'Ajuntament de Ripollet

PTSA és el projecte resultat del desenvolupament de la Plataforma Telemàtica de Serveis Administratius proposada com a iniciativa per l'Ajuntament de Ripollet. Amb l'objectiu de promoure la utilització dels canals de comunicació segurs entre el ciutadà i l'Administració, aporta els serveis d'acreditació, registre i consulta. Integrada amb el portal ripollet.cat, implementa les tecnologies per al tractament de l'acreditació d'usuaris mitjançant certificació digital i la generació dinàmica de documents signats electrònicament. Dins el marc d'execució de la llei 11/2007 d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, és un gran primer pas en el llarg camí amb destinació a una Administració electrònica completa i de qualitat.

GEPA, el magatzem cooperatiu per a documents de baix ús

A començaments dels anys 2000 una necessitat començava a sorgir entre algunes de les biblioteques universitàries de Catalunya: la manca d'espais i la reconversió de les biblioteques físiques dins el nou panorama educatiu. El CBUC, Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya, va recollir aquesta necessitat i va engegar el projecte amb el mateix esperit cooperatiu de tots els programes i serveis del consorci. El 2002 es va encarregar un estudi fundacional, que feia un repàs a l'estat de la qüestió i proposava les preguntes que s'havien de respondre abans d'establir el magatzem. El 2003 es va localitzar l'edifici, a les antigues casernes militars de Lleida, els anys següents es va avançar en la concreció del projecte i el finançament, i el 2006 es va firmar el conveni per la creació de l'equipament (Ajuntament de Lleida, CBUC, Universitat de Lleida, Departament d'Educació de la Generalitat de Catalunya i Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya). El 2007 es van iniciar les obres i finalment, el 8 d’octubre de 2008 es va fer la càrrega inicial i la inauguració oficial. El GEPA, Garantia d'Espai per a la preservació de l'Accés, és un magatzem cooperatiu per conservar i preservar els documents de baix ús, garantint la seva preservació futura i la seva accessibilitat immediata quan alguna biblioteca ho requereixi. El GEPA funciona sota un model mixt, amb el 80% de l'espai sota un règim cooperatiu i el restant destinat a la documentació en règim d'ús propi.

El GEPA, d’una antiga caserna militar a un equipament bibliotecari per a documents de baix ús

A començaments d’aquest segle xxi entre algunes de les biblioteques universitàries de Catalunya va sorgir una necessitat: la manca d’espai i la reconversió de les biblioteques físiques en el nou panorama educatiu. El Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya (CBUC) va recollir aquesta necessitat i va engegar un projecte amb el mateix esperit cooperatiu de tots els programes i serveis del Consorci. El 2002 es va encarregar un estudi fundacional, el 2003 es va localitzar l’edifici a les antigues casernes militars de Lleida i el 2007 es van iniciar les obres del projecte de rehabilitació. El GEPA (Garantia d’Espai per a la Preservació de l’Accés) és un magatzem cooperatiu per conservar els documents de baix ús, tot garantint-ne la preservació futura i l’accessibilitat immediata quan alguna biblioteca ho necessiti.

Traducció i estudi de documents demòtics datats del regnat d'Alexandre el Gran (332-323 aC)

Projecte de recerca elaborat a partir d’una estada a l’Oriental Institute de la University of Oxford, Regne Unit, entre juliol i octubre de 2007. Durant l’estada s’ha analitzat la documentació demòtica datada del regnat d’Alexandre el Gran com a faraó d’Egipte (332-323 aC). El conjunt de fonts que examinat està constituït per sis papirs (actes notarials que recullen diversos tipus de contractes o acords entre dues parts), un òstrakon fragmentari i una sèrie d’esteles provinents de la Necròpolis d’Animals de Saqqara Nord, en concret de la Catacumba de les Mares d’Apis. Aquesta documentació és fonamental perquè permet extreure conclusions importants sobre diversos aspectes relacionats amb l’administració i la religiositat egípcies en els moments inicials de la dominació grega d'Egipte. Cadascun d’aquests documents ha estat traduït, analitzat en profunditat i degudament contextualitzat històricament. D’una banda, en l’àmbit de l’administració, he pogut constatar la continuïtat existent amb el període històric immediatament anterior, és a dir, amb la Segona Dominació Persa del país; mentre que de l'altra, des del punt de vista religiós, l’anàlisi d’aquestes fonts m’ha permès verificar l'existència de tota una sèrie de canvis substancials, estretament vinculats a la voluntat expressa de la nova elit dirigent d'origen grec de distanciar-se dels seus predecessors aquemènides i de marcar amb força l’obertura d’una nova era que es caracteritzarà pel respecte a les tradicions autòctones i per la potenciació dels cultes nacionals.

Anàlisi de l’adherència a les guies de pràctica clínica i de la qualitat dels documents assistencials a la Síndrome Coronària Aguda Sense Elevació del Segment ST a l’Hospital de Sant Pau.

El nivell d’acompliment de les recomanacions de les GPC de la ESC (European Society of Cardiology) per la SCASEST a l’Hospital de Sant Pau als mesos d’octubre a desembre del 2010 és subòptim, similar al d’altres centres americans i europeus, i roman invariable respecte les dades de 2006-2007. El servei de Cardiologia destaca en les recomanacions d’hàbits i control de factors de risc cardiovascular. Existeixen diferències poc rellevants entre els serveis de Cardiologia i Medicina Interna en les recomanacions farmacològiques. No s’ha objectivat una relació significativa entre la qualitat de la informació dels documents assistencials i l’adherència a les GPC.