Instrumentos para a Gestão Documental

Este trabalho de investigação partiu de uma necessidade pessoal em responder a algumas questões sentidas diariamente na execução das minhas tarefas de consultora na área das Ciências Documentais, nomeadamente no recurso aos instrumentos de gestão documental. Tendo já criado alguns instrumentos de gestão documental durante a execução das minhas tarefas, pretendo elaborar um ―manual‖ com propostas de modelos de todos os instrumentos de gestão documental existentes e necessários à execução de tarefas arquivísticas. Iniciamos o trabalho consultando a bibliografia existente e as recomendações emanadas da entidade nacional responsável pelo estabelecimento de políticas arquivísticas, a DGLAB. Este trabalho está estruturado em quatro capítulos. O primeiro apresenta a definição e os objetivos da gestão documental passando por uma breve exposição das questões atuais no âmbito da gestão documental, em Portugal, e ainda uma resumida cronologia da instituição dos Arquivos Nacionais, atual DGLAB. Seguindo-se o segundo capítulo, onde se definem os instrumentos de gestão documental e se faz uma caraterização de cada um, assim como uma análise de cada instrumento de gestão documental aconselhado pela DGLAB, sintetizando com um quadro os objetivos de cada um dos instrumentos documentais. No terceiro capítulo apresentamos a estrutura adotada para a elaboração do questionário que foi usado para recolher os dados relativos à utilização ou não dos instrumentos de gestão documental, nos arquivos dos organismos públicos e os respetivos dados obtidos. No último capítulo enumeram-se os instrumentos de gestão documental apresentando o conteúdo considerado importante na elaboração de cada um, os quais são dados a conhecer nos apêndices, um a um, dos quais salientamos o auto de eliminação, a guia de remessa, o manual de gestão documental, o relatório de avaliação de massas documentais acumuladas, o plano de preservação digital, entre outros. Concluímos que a Administração Pública conhece e sabe da existência da maioria dos instrumentos de gestão documental, nomeadamente os que consideram mais importantes à gestão do seu arquivo - guias de remessa, autos de eliminação e autos de entrega, os quais são também os aconselhados pela DGLAB. Realçamos também o facto de apenas uma diminuta quantidade de organismos possuírem uma portaria de gestão de documentos e o manual de gestão documental.

Avaliação do Impacto da Aplicação do SIADAP na Administração Pública : estudo de uma Autarquia

As grandes mudanças organizacionais existentes na administração pública exigem cada vez mais uma reavaliação constante do formato de gestão, obrigando a uma missão consistente e a uma visão contínua. Nesta abordagem, o presente estudo visa demonstrar a importância que a avaliação de desempenho representa no seio da administração local. É objetivo central deste trabalho, avaliar o impacto da aplicação da avaliação de desempenho na Administração Local - Sistema Integrado de Avaliação de Desempenho na Administração Pública (SIADAP), bem como as políticas e práticas de Recursos Humanos aplicadas: a formação e a comunicação. Pretende-se, ainda, perceber até que ponto estes fatores contribuem para a compreensão do SIADAP. Para tal, utilizamos uma metodologia qualitativa para analisar e comparar as perspetivas dos avaliados e avaliadores de forma a perceber diferenças em relação aos diversos perfis funcionais. Os resultados apontam no sentido de que a monitorização dos objetivos e competências durante o processo de avaliação de desempenho influencia o modo como os avaliados classificam o sistema de Avaliação de Desempenho (SIADAP). Permitiu conhecer, sob o ponto de vista dos avaliadores, a sua perceção sobre o sistema como instrumento na promoção de uma cultura de mérito. Por fim, possibilitou recolher a opinião de avaliados e avaliadores sobre as quatro grandezas em estudo (subjetividade, importância, avaliação e satisfação), o que contribuiu para uma melhor compreensão desta temática, bem como da sua influência no desenvolvimento das pessoas e das organizações.

Administração pública electrónica e directiva dos serviços: Aplicação ao Sector do Turismo

Segundo Vidigal (2005), a Administração Pública Electrónica caracteriza-se pela utilização de tecnologias de informação e comunicação para melhorar a eficiência e eficácia da gestão pública e incrementando substantivamente, seja a transparência do sector público, seja a transparência do cidadão nas suas relações com o Estado. Segundo o mesmo Autor, o Estado deve reorganizar-se de forma a constituir uma autoridade reguladora dos relacionamentos horizontais entre organismos públicos, ajudando a identificar e optimizar processos e quebrando as respectivas barreiras jurídicas, culturais, institucionais, políticas e territoriais.

A avaliação do desempenho na Administração Pública

O SIADAP, Sistema de Avaliação do Desempenho na Administração Pública, surge como um novo paradigma de avaliação do desempenho, estratégico para a gestão das organizações do sector público, porque tem sido um enorme desafio para os serviços que o têm implementado, ou para os que ainda não o conseguiram fazer. Este trabalho pretende avaliar as opiniões de avaliadores e avaliados, relativamente ao sistema e à sua implementação numa autarquia. A abordagem metodológica seguida para a sua realização, foi uma análise qualitativa. O processo seguido foi o de realização de entrevistas gravadas com a finalidade de recolher a informação necessária ao desenvolvimento da dissertação. Foram estabelecidos os seguintes objetivos de trabalho: Apresentar e caracterizar o SIADAP, conhecer e analisar as opiniões dos avaliados e dos avaliadores em relação ao processo SIADAP, no que respeita ao seu conhecimento e experiência dos sistemas de avaliação, à importância atribuída e dificuldades na aplicação do atual processo de Avaliação do Desempenho dos Trabalhadores da Administração Pública, o papel da avaliação do desempenho enquanto ferramenta de gestão de recursos humanos, e instrumento de apoio na promoção de uma cultura de mérito. Para avaliadores e avaliados, o sistema apresenta uma avaliação globalmente positiva e com oportunidades de melhoria, embora existam pontos fracos e constrangimentos que não podem ser ignorados.

Políticas culturais nos açores (1976-2008) : os museus da administração regional e o seu papel na democratização do acesso à cultura

O objetivo desta dissertação procurou perceber como as políticas culturais do Governo Regional dos Açores, através do investimento realizado em equipamentos culturais, influenciou a democratização do acesso à cultura na região, no período entre 1976 e 2008. Com vista a esse objetivo, foram analisados os programas de governos aprovados, seguido do levantamento de dados financeiros relativos a despesa e investimento no setor cultural na região. Foram ainda recolhidos os dados existentes sobre os visitantes dos equipamentos escolhidos, mais especificamente, os museus sob a tutela da administração pública regional, o objeto para este estudo de caso. Após a organização de todos esses dados, foram analisados e construídas hipóteses de comparação entre eles, de modo a resumir a evolução e tendência desses valores. Com vista a perceber os desenvolvimentos no período analisado, procedeu-se à recolha mais completa possível de toda a legislação criada para o setor a nível regional, tornando possível analisar essa consolidação. Após a análise de todos os dados recolhidos e trabalhados, verifica-se que a promoção de medidas com vista a uma maior democratização cultural nos Açores passa por vários fatores: um forte investimento financeiro nos equipamentos em questão (como obras e apetrechamento técnico); o desenvolvimento de legislação estruturante; uma postura de descentralização cultural; contratação de pessoal especializado e formação do pessoal existente; e a criação de uma rede regional de museus. Todas essas ações demonstram o trabalho da administração regional, através da implementação de políticas culturais, com vista a uma maior democratização do acesso à cultura por parte das populações.