A Comunicação Interna Corporativa em Rede - Estudo de Caso: A Intranet como instrumento de Gestão Participativa no Grupo EDP

Quer seja a nível pessoal quer seja empresarial existem atualmente muitas formas de obter informações e conhecimentos. Numa empresa são produzidas milhares de informações que causam impacto na vida dos colaboradores, mas que nem sempre são bem comunicadas. O mais importante nos dias de hoje é a mobilidade e o acesso fácil à tecnologia de informação. Até ao final da década de 80, do século XX, a comunicação nas empresas era realizada através dos meios tradicionais, como por exemplo, as publicações impressas, a correspondência empresarial, entre outros. Em pleno século XXI, a comunicação organizacional utiliza também as novas tecnologias de comunicação como meio e instrumento para atingir os seus objetivos. A Intranet é neste momento, o meio de comunicação interna mais utilizado, possibilitando que as informações sejam encontradas e utilizadas de forma mais rápida, e disponibilizadas para todos os membros da organização. Representa um mecanismo que agiliza os processos internos e externos de uma empresa, possibilitando que várias pessoas planeiem estratégias, discutam projetos, realizem reuniões virtuais, de forma a obterem uma relação custo/benefício mais eficiente. A Intranet fornece serviços de correio, web, chat, o que agiliza os processos comunicacionais corporativos, e torna mais eficiente e eficaz a comunicação entre as pessoas e entre os departamentos/áreas de uma organização. Neste sentido a Comunicação Interna tem uma função muito importante, no sentido de fazer circular novas informações, promover o debate e a interação entre os vários colaboradores da organização da mesma área/departamento ou de áreas diferentes e, sobretudo, formar os colaboradores para os novos desafios. Por se tratar de um instrumento muito recente e existir poucos estudos sobre o mesmo e a sua implicação na comunicação interna, esta dissertação poderá ser útil em vários domínios. Ao longo da sua apresentação, e em concreto na revisão da literatura é abordado o conceito de comunicação interna a nível organizacional assim como as variáveis que está intimamente relacionada, e numa segunda fase é abordado a evolução das tecnologias ao serviço da gestão empresarial, e mais em concreto a ferramenta de comunicação- a Intranet. A dissertação tem como objetivo geral perceber que contributo a tecnologia e os novos sistemas de informação, neste caso a utilização da Intranet traz ao Grupo EDP, face às suas políticas de comunicação interna, e em que medida a sua utilização implica o conhecimento e a informação em todos os membros da organização e de que forma isso se expressa. Por um lado, pretende-se percecionar em que medida é que os conteúdos disponibilizados vão de encontro às necessidades e expectativas dos colaboradores e, por outro, percecionar se a informação disponibilizada na intranet da EDP (edpON), por conteúdos temáticos, vai ao encontro das expetativas das diferentes categorias profissionais em que se inserem os seus colaboradores. Este estudo de caso realizado no Grupo EDP, permite analisar sobretudo como a existência de uma Intranet apoia a comunicação interna de uma organização, mobilizando os colaboradores para o aumento do trabalho em equipa e a melhoria do seu desempenho profissional, bem como contribui para uma eficaz gestão comunicacional ao serviço da gestão do grupo empresarial, objeto de estudo. A Comunicação interna no caso do grupo EDP a nível mundial deve permitir compartilhar a missão, a visão, a estratégia e os valores organizacionais. Ela deve cumprir uma função estratégica dentro da empresa, e incorporar o desafio diário da gestão da mudança e ao mesmo tempo espelhar uma cultura organizacional comprometida com metas, objetivos, desempenho e resultados. A importância da concretização deste estudo de caso, no âmbito da análise da comunicação interna e essencialmente da sua Intranet, pretende acrescentar valor à prossecução do cumprimento de objetivos comunicacionais do grupo EDP, assim como propor outras soluções, para a sua gestão empresarial.

Implementação do Sistema Integrado de Gestão nas Forças Armadas de São Tomé e Príncipe : Oportunidades e Condicionamentos

O presente trabalho de investigação designado “Implementação de um Sistema Integrado de Gestão nas Forças Armadas de São Tomé e Príncipe: Oportunidades e Condicionamentos”, tem como objetivo estudar as principais vantagens na implementação de um Sistema Integrado de Gestão nas Forças Armadas São Tomé e Príncipe, tendo em conta a sua realidade e do país, essencialmente no que refere às novas tecnologias e ao sistema administrativo-logístico, constituindo por isso um desafio, mas também, certamente uma oportunidade. Este trabalho é composto por cinco capítulos, onde inicialmente fez-se uma introdução e desenvolveu-se a sustentação teórica, com base na análise documental sobre o Sistema Integrado de Gestão ou Enterprise Resource Planning, posteriormente fez-se a apresentação, análise e discussão dos resultados dos dados obtidos através das seis entrevistas realizadas com vista a identificar as possibilidades, potencialidades, oportunidades e os principais condicionamentos na implementação deste sistema nas Forças Armadas de São Tomé e Príncipe. A análise documental permitiu-nos constatar inúmeras vantagens na adoção e implementação de um Sistema Integrado de Gestão nas Forças Armadas, vantagens essas que foram reforçadas com os resultados obtidos através das entrevistas. Desta forma, concluímos que a implementação de um Sistema deste tipo nas Forças Armadas de São Tomé e Príncipe influência a organização de uma forma positiva, permitindo a uniformização, padronização e transparência dos procedimentos, possibilitando assim um salto qualitativo no que diz respeito à gestão da informação, situação relevante para todo o processo de planeamento e de apoio à tomada de decisão dos Comandantes/Diretores/Chefes nas Forças Armadas de São Tomé e Príncipe.

Proposta de implementação de um sistema de gestão de segurança e saúde no trabalho no C. S. C. R. de Botão

De acordo com a Agência Europeia para a Segurança e Saúde no Trabalho “todos os anos, mais de 5.550 pessoas perdem a vida na União Europeia em consequência de acidentes de trabalho”. As organizações todos os anos perdem muitas horas de trabalho devido a esses acidentes, o que se traduz em perdas económicas e financeiras, que podem comprometer a competitividade e produtividade das mesmas. Num período em que a situação económico-financeira da maioria das organizações tem vindo a ser comprometida derivado à situação de crise que atravessa em particular o nosso país, é da máxima importância analisar todos os campos constituintes da organização e avaliar o seu risco e impacto de cada um no seu todo, assim sendo perante esta realidade a Segurança e Saúde no Trabalho é também um dos temas que deve ser tido em conta e não menosprezado. Este tema tem vindo a ser cada vez mais debatido pelas organizações e assiste-se a uma mudança de ideias relativamente à sua importância no contexto organizacional pelos efeitos colaterais positivos bem como por obrigatoriedade legal consagrada nos artigos 59.º e 64.º da Constituição da República Portuguesa. Assim, este trabalho de projeto visa avaliar o Centro social, Cultural e Recreativo de Botão em termos de Segurança e Saúde no Trabalho, com o objetivo de implementar um Sistema de Gestão de Segurança e Saúde no Trabalho, de modo a identificar e minimizar os riscos no local de trabalho, melhorar as condições de trabalho e contribuir para a Instituição cumprir com o seu dever legal e moral. Este trabalho de projeto foi concebido tendo por base visitas às instalações da organização, comunicação com os trabalhadores e responsáveis pela mesma e elaboração de listas de verificação tendo em consideração os requisitos legais e outros aplicáveis em matéria de Segurança e Saúde no Trabalho de forma a atingir o objetivo.

O Lean Management e os desafios da gestão de recursos humanos na FAP

O estudo que se apresenta teve como objetivo analisar a implementação do modelo de Serviços Partilhados, com recurso à metodologia lean, nos serviços de apoio de pessoal do Complexo de Alfragide que decorreu no contexto da sua implementação na Força Aérea Portuguesa, determinada pelo Despacho do CEMFA n.º 59/2015, de 31 de julho. Para desenvolver este trabalho foi utilizada uma estratégia de investigação mista (quantitativa e qualitativa), seguindo o raciocínio hipotético-dedutivo. O desenho de pesquisa utilizado foi o estudo de caso, recorrendo a entrevistas, à análise documental e a um questionário para recolha de dados. Os resultados apurados através das entrevistas e do inquérito permitem concluir que a implementação do novo modelo alcançou alguns dos objetivos a que se propunha, nomeadamente, a melhoria dos serviços de apoio de pessoal prestados aos militares e civis. Apesar de se antever um elevado potencial ao nível da racionalização de Recursos Humanos, de momento, esse objetivo ainda não foi inteiramente alcançado. Conclui-se a presente investigação sugerindo a reavaliação numa fase mais adiantada da implementação do modelo de Serviços Partilhados no Complexo de Alfragide e o alargamento a outras Unidades de modo a obter uma visão mais abrangente da realidade na Força Aérea. Abstract: The study aimed to analyze the implementation of the Shared Services model, using the lean methodology, in the personnel support services in Complexo de Alfragide. This process took place in the context of implementation of this model in the Portuguese Air Force, determined by CEMFA Order No. 59/2015 of 31 July. To develop this work was used a mixed research strategy (quantitative and qualitative), following the hypothetical-deductive reasoning. The research design used was the case study, interviews, document analysis and a questionnaire. By the results obtained through the views expressed in the interviews and in the investigation, it can be concluded that the implementation of the Shared Services model has achieved some of the goals that it proposed like the improvement in personnel support services. Although foreseen great potential in terms of gains of Human Resources rationalization and due to several factors, has not yet been possible to achieve this goal. This research is concluded suggesting a reevaluation at a later stage of the implementation of the Shared Services model in the Complexo de Alfragide and extension to other Units for a more comprehensive view of reality in the Air Force.

Relato financeiro visão actual e futura. Visabeira Pró-Gestão de Serviços Partilhados, S. A.

Este trabalho tem por base um estágio curricular no âmbito do Mestrado em Contabilidade e Fiscalidade lecionado no Instituto Superior de Contabilidade e Administração de Coimbra (ISCAC). O presente trabalho tem como principal objetivo expor as tarefas desenvolvidas ao longo do estágio, na empresa “Visabeira – PRO Gestão de Serviços Partilhados, SA”, pertencente ao Grupo Visabeira, situada em Viseu. Assim como, investigar o método de relato utilizado pela entidade acolhedora através da recolha de informação por via de entrevistas a pessoas estrategicamente escolhidas, ligadas diretamente à análise e à divulgação do relatório anual de contas. Devido à extrema importância do tema, o trabalho compreende, igualmente, um enquadramento teórico que se irá debruçar sobre o relato financeiro atual em Portugal com uma análise às obrigações ligadas à prestação de contas, e sobre as possíveis tendências futuras de relato empresarial, como por exemplo, a adoção de um relato integrado a nível mundial sobretudo para as grandes empresas. Das conclusões deste trabalho importa salientar que a adoção do relato integrado será uma mais-valia para qualquer grupo económico mas exigirá um compromisso de mudança em todos os níveis da estrutura organizacional com objetivo de implementar uma filosofia de divulgação de informação transparente e estrategicamente integrada.

EDP Soluções Comerciais, S. A. Departamento de operações de clientes empresariais: pré contencioso processo de gestão da dívida

Este trabalho tem por base um estágio curricular no âmbito do Mestrado em Contabilidade e Fiscalidade lecionado no Instituto Superior de Contabilidade e Administração de Coimbra (ISCAC). O presente trabalho tem como principal objetivo expor as tarefas desenvolvidas ao longo do estágio, na empresa “Visabeira – PRO Gestão de Serviços Partilhados, SA”, pertencente ao Grupo Visabeira, situada em Viseu. Assim como, investigar o método de relato utilizado pela entidade acolhedora através da recolha de informação por via de entrevistas a pessoas estrategicamente escolhidas, ligadas diretamente à análise e à divulgação do relatório anual de contas. Devido à extrema importância do tema, o trabalho compreende, igualmente, um enquadramento teórico que se irá debruçar sobre o relato financeiro atual em Portugal com uma análise às obrigações ligadas à prestação de contas, e sobre as possíveis tendências futuras de relato empresarial, como por exemplo, a adoção de um relato integrado a nível mundial sobretudo para as grandes empresas. Das conclusões deste trabalho importa salientar que a adoção do relato integrado será uma mais-valia para qualquer grupo económico mas exigirá um compromisso de mudança em todos os níveis da estrutura organizacional com objetivo de implementar uma filosofia de divulgação de informação transparente e estrategicamente integrada.

O sistema integrado de gestão e a contabilidade analítica no Exército Português

Preparar a mudança é uma necessidade que se impõe à Administração Pública a fim de melhorar a qualidade da informação e do controlo sobre a gestão dos seus recursos humanos, financeiros e materiais. Na senda da melhoria contínua, o Exército Português tem procurado equiparar-se aos seus congéneres, explorando as tecnologias disponíveis, tendo como objetivo para 2016 dar continuidade ao desenvolvimento do projeto de implementação da Contabilidade Analítica através do Sistema Integrado de Gestão do Ministério da Defesa Nacional. A Contabilidade Analítica surge revigorada no recente Decreto-Lei nº 192/2015 - Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas - visando satisfazer diversas necessidades de informação no processo de tomada de decisão. No entanto, este tipo de ferramenta deve ser concebida em colaboração com os decisores, no sentido de se ajustarem às reais necessidades da organização. A presente investigação aplicada tem como objetivo verificar se o Sistema Integrado de Gestão do Ministério da Defesa Nacional tem capacidade e potencialidade para disponibilizar informação analítica relevante para apoiar o processo de tomada de decisão dos Órgãos Centrais de Comando do Exército Português. Numa primeira fase, além da pesquisa bibliográfica e análise documental, foram feitas entrevistas exploratórias aos principais intervenientes que estiveram presentes nos projetos de implementação da Contabilidade Analítica levados a cabo no Exército. Posteriormente, foram entrevistados em cada Órgão Central de Comando, os Comandantes/Diretores/Chefes e os principais conselheiros na área financeira. Os resultados apontam para a existência de um considerável interesse por parte dos entrevistados relativamente à utilidade da informação analítica no apoio à tomada de decisão. Contudo, este tipo de informação não se encontra atualmente disponível, sendo necessário o reforço ou organização de um núcleo afeto em exclusividade à Contabilidade Analítica, bem como proceder à formação e mentalização dos utilizadores desta ferramenta aos vários níveis da hierarquia.

Fluxo de Informação Financeira entre o Território Nacional e os Teatros de Operaçõe s: Abordagem Sociocrítica em contexto de mudança

O presente Trabalho de Investigação Aplicada encontra-se subordinado ao tema “Fluxo de Informação Financeira entre o Território Nacional e os Teatros de Operações: Abordagem Sociocrítica em contexto de mudança.”. Tendo em conta o contexto económico que o país atravessa, e que indiretamente afeta as organizações do Estado, através das consequentes reduções orçamentais, torna-se imprescindível que exista um aproveitamento dos recursos muito mais eficiente e eficaz. Neste contexto e face à existência em Território Nacional do Sistema Integrado de Gestão nas Instituições do Ministério de Defesa Nacional, nomeadamente no Exército, revelou-se indispensável a implementação desta ferramenta de gestão nas Forças Nacionais Destacadas dos Teatros de Operações. Desta forma, o objetivo geral desta investigação é identificar as limitações e potencialidades que a recente implementação do Sistema Integrado de Gestão nos Teatros de Operações provocou no desempenho das funções dos Oficiais de Finanças. Neste trabalho procuramos ainda identificar o impacto da harmonização dos procedimentos contabilísticos na execução orçamental, as melhorias do processo de tomada de decisão, a harmonização na realização do relato financeiro, e consequentes alterações nos procedimentos de mudança de contingente, bem como as alterações na execução das diferentes fases do Registo Contabilístico do Fundo de Maneio. Para a elaboração desta investigação aplicou-se o método hipotético-dedutivo, sendo desenvolvida segundo objetivos descritivos e exploratórios com o intuito de identificar, explorar e descrever as limitações e potencialidades da implementação do Sistema Integrado de Gestão na Força Nacional Destacada do Kosovo, recorrendo ao estudo exploratório/descritivo, enquadrando-se ainda na categoria do Estudo de Caso. No sentido de atingir os objetivos propostos inicialmente foram elaborados e aplicados diferentes inquéritos por entrevista. Após a análise e discussão dos resultados foi possível concluir que a informação contabilística disponível em tempo real, de forma imediata e oportuna, permite aos Oficiais de Finanças serem mais eficazes e assertivos no aconselhamento ao Comandante, assim como origina uma melhor e mais célere tomada de decisão em Teatro de Operações e para toda cadeia de comando em Território Nacional. Outra grande mais-valia foi a possibilidade de reduzir significativamente o Fundo de Maneio. Alcançado o final desta investigação, foi possível concluir que não existem limitações do Sistema Integrado de Gestão nos Teatros de Operações que não existam em Território Nacional, sendo dessa forma possível constatar que as possíveis melhorias são a implementação da contabilidade analítica e a integração de todas as áreas desta ferramenta, permitindo tirar total partido da mesma.

Gestão documental

As organizações registam os seus acontecimentos e factos em documentos. Os documentos com valor informativo ou probatório devem ser preservados e designam-se como Documentos de arquivo. Estes documentos são a memória da organização, eles permitem saber o que se passou, independentemente de ter havido uma mudança nas pessoas ou nas suas funções. Para que a memória da organização se mantenha funcional é necessário gerir os documentos de arquivo. Se tal não acontecer podem ser descartado documentos úteis e os documentos preservados tornam-se difíceis de aceder. Para a gestão de documentos de arquivo é fundamental a sua classificação e o estabelecimento do seu ciclo de vida. A preservação de documentos que perderam o valor com o passar do tempo, aumenta a quantidade de documentos a gerir e diminui a eficiência da gestão. A gestão de documentos de arquivo deve seguir normas estabelecidas, de forma a garantir que estes cumpram a função para a qual foram produzidos. Estas normas estabelecem por exemplo que para um documento servir de prova não basta guardar o seu conteúdo, é preciso também preservar o contexto em que foi produzido e tratado. O objetivo do estágio curricular integrado no Mestrado em Informática e Sistemas, do Instituto Superior de Engenharia de Coimbra, descrito no presente relatório, consistiu na primeira fase de desenvolvimento de uma aplicação de gestão documental, baseada no standard MoReq2010, para a DRAP (Direção Regional de Agricultura e Pescas) Centro, a entidade acolhedora. O processo de desenvolvimento da aplicação pretendida foi dividido em duas fases. A primeira consiste no desenvolvimento das funcionalidades que permitem substituir a atual aplicação de gestão de correspondência usada na organização. A segunda fase consiste no desenvolvimento das restantes funcionalidades previstas no standard adotado. O presente trabalho corresponde à primeira fase do projeto, na qual foram implementadas as funcionalidades que permitem criar documentos e gerir o seus percursos na organização. Com a implementação desta aplicação na DRAP Centro, será possível reduzir custos e garantir a conservação dos documentos e respetivos metadados.