Seuraajasuunnittelu oppivassa organisaatiossa

Tutkimuksessa selvitin oppivan organisaation soveltamismahdollisuuksia puolustusvoimien strategiseen tehtävä- ja seuraajasuunnitteluun (keskitetty seuraajasuunnittelu / ylemmän johdon seuraajasuunnittelu). Tavoitteena oli selvittää niitä periaatteita ja toimintamalleja, joilla organisaatiota ja sen henkilöstöä kehitetään. Pääesikunnan suunnittelua kehystää strategisen johtamisen ja - suunnittelun kehys sekä suunnitelmien implementointia tulosohjaus, jonka vuoksi niiden vaikutukset seuraajasuunnitteluun ovat ilmeiset. Myös toimeenpanon seuranta ja siitä raportointi ovat osa seuraajasuunnittelun laadun varmistusta. Tätä kokonaisuutta lähestyin laadullisella tutkimusmenetelmällä (fenomenografia), koska aihepiirin ymmärtäminen ja sen onnistunut tulkinta edellyttävät vuorovaikutuksen keinoin hankittua tutkimusaineistoa. Keskeisin tutkimusongelma liittyi seuraajasuunnittelun mahdollisuuksiin ja sen käytäntöjen paljastamiseen. Tutkimuskysymykset liittyivät henkilöstötoimialan strategiseen ohjaukseen sekä toimialan kytkeytymiseen puolustusvoimien strategiseen suunnitteluun. Tulosohjauksen osalta tutkimuskysymykset keskittyivät tulosohjauksen seurantaan (henkilöstötilannekuva) ja siitä raportointiin (henkilöstötilinpäätös). Johdon tahto määrittää organisaation toiminnan painopisteen ja avaintekijät pitkäjänteisesti. Johtamisen osalta puolustushallinnon strateginen ohjaus konkretisoituu valtioneuvoston selonteossa ja hallitusohjelmassa, joiden valmisteluun puolustusvoimat osallistuu. Lisäksi puolustusministeriön henkilöstöpoliittinen osastrategia ohjaa puolustusvoimien strategista henkilöstöjohtamista, jonka valmistelu toteutetaan ministeriön ja puolustusvoimien rinnakkaisella suunnittelulla. Puolustusvoimissa henkilöstövoimavarojen johtamisen kokonaisuus on kuvattu henkilöstöstrategialla, joka päivitetään noin kahdeksan vuoden sykleissä (toimenpidesuositukset neljän vuoden välein). Puolustusvoimien strategiatyöhön henkilöstöasiat koordinoidaan yli toimialojen ulottuvalla saman johtamistason yhteisellä ja eri johtamistasojen rinnakkaisella suunnittelulla. Henkilöstöstrategian toimeenpanoon liittyvät asiat tulee ohjeistaa yksityiskohtaisesti Pääesikunnan normeilla. Henkilöstöjohtamisen toimeenpanoon liittyen vaikuttaisi siltä, että henkilöstöstrategian ja henkilöstöasioiden hoitoon liittyvien dokumenttien väliltä puuttuisi valtakunnallinen seuraajasuunnittelun menettelytapaohje. Tähän tulisi sisällyttää myös tulosohjauksen sekä henkilöstötilannekuvan ja – tilinpäätöksen liittymäpinnat, jotta yhteinen organisaatiokulttuuri henkilöstövoimavarojen johtamisen osalta olisi mahdollista. Kvantitatiiviset tekijät määrittävät oppimisympäristön, jolle toiminta voidaan organisoida. Henkilöstövoimavarojen määrällinen ohjaus toteutetaan tulosohjauksella (henkilöstökokoon-panomenettely), jossa eri joukkojen tehtävät allokoidaan tehtäväkokoonpanoilla. Tulosohjauksessa strategisesti merkittäviä määrällisiä painotuksia suunnitellaan kadettikurssien ja yleisesikuntaupseerikurssin valmistumiseen liittyen. Henkilöstötilannekuvalla voidaan intensiivisesti seurata eri erikuntien ja joukkojen tilaa, jonka tulisi toimia rekrytoinnin, resurssien jaon ja tehtävään määräysten perustana. Henkilöstötilinpäätöksessä seuraajasuunnitteluun liit-tyviä tekijöitä voisi pohtia osana työilmapiirin tunnuslukuja (huomioitava kysymysasettelussa ja tulkintaohjeessa), jotka indikoivat osittain myös organisaation oppimiskykyä ja tehokkuutta (henkilöstön käytön optimointi). Organisaatiokulttuuri sisältää kirjoitetut ja kirjoittamattomat ajatus- ja toimintatavat seuraajasuunnittelun toimeenpanemiseksi. Seuraajasuunnitteluun liittyen olennaista on käsittää se, että puolustusvoimissa ei suunnitella henkilöille uraa, vaan seuraajia eri tehtäviin. Seuraajasuunnitteluun liittyen on huomioitava, että suunnitelman toteutuminen on toissijaista yksilöiden käytön huomiointiin verrattuna. Ylemmän johdon seuraajasuunnittelussa yhdistetään yksilöiden kyvykkyyden arviointi ja tehtäväsuunnittelu. Tähän liittyen myös kompetenssi -arvioinnin merkitys tulisi täsmentää. Organisaatioiden tehtäväkirjo tulisi myös avoimesti jakaa suunnittelun alaiselle henkilöstölle käyttöön, jotta työntekijöiden halukkuuksien huomiointi seuraajasuunnittelussa olisi täsmällistä. Tätä työtä tulisi SAP -järjestelmän tukea, jottei avainvalmistelijoiden tarvitsisi käyttää suunnittelun varajärjestelmänä manuaalista kirjanpitoa. Tosiasia on, että kirjanpito henkilöiden tehtävämuutoksiin liittyen on jatkuvasti jäljessä. Seuraajasuunnittelu konkretisoituu tehtävään määräysten valmistelussa, johon liittyen avoin haku (määritettyyn tehtävän vaativuustasoon saakka) olisi keino varmistaa koko kykypotentiaalin kartoittaminen. Tämä ei korvaisi seuraajasuunnitelmia, vaan olisi keino varmistaa seuraajasuunnitelman validius. Toisaalta tämä mahdollistaisi myös vaikeiden siirtojen määrän vähenemisen, joskin lisäisi rekrytointiin liittyvää työtä eri organisaatioissa. Tehtävään määräysten valmistelussa on aina tärkeintä löytää sopivin henkilö seuraajaksi, jonka voisi arvioida aina olevan sekä työntekijän että organisaation etu. Tämä edellyttää eri johtamistasoilla toimivilta kitkatonta yhteistoiminnallista oppimista, jotta yksilöt kyettäisiin sijoittamaan organisaation kannalta mahdollisimman järkevästi organisaation tuottavuuden varmistamiseksi. Oppivan organisaation teoria antaa monia varteenotettavia näkökulmia siihen, kuinka yksilöiden sijoittamisen optimoinnilla voidaan organisaation tehokkuutta ylläpitää. Se ei poista työantajan direktio -oikeutta seuraajasuunnitteluun ja tehtävään määräyksiin liittyen, mutta antaa perusteita sijoittaa yksilöt mahdollisimman motivoituneina organisaation eri tehtäviin. Toimiakseen teoria edellyttää työntekijöiltä sitoutumista organisaation tehtäviin, johon myös osaamisnäkökulma tulisi liittää. Osaaminen ja sen hallinta liittyvät kiinteästi seuraajasuunnitteluun, jonka vuoksi aihepiiriin liittyvä jatkotutkimus olisi relevanttia linkittää tähän työhön. Myös puolustusvoimien henkilöstöstrategian rakenteeseen ja sisältöön liittyvä tutkimus olisi tarkoituksenmukaista toteuttaa, jotta henkilöstöjohtamisen kokonaisuus liittyisi koherentisti organisaation toimintoihin.

Seuraajasuunnittelu julkisella sektorilla Vertaileva tutkimus johtajuusresurssien turvaamisesta neljän kaupungin välillä

Riittävän johtamisosaamisen turvaaminen on avainasemassa, jotta julkisten organisaatioiden on mahdollista saavuttaa niille asetetut tulevaisuuden tavoitteet ja jotta ne kykenevät toteuttamaan niille asetettuja strategisia päämääriä. Julkiset organisaatiot ovat tulevaisuudessa entistä suuremman haasteen edessä pyrkiessään turvaamaan johtajuusresurssejaan. Suurten ikäluokkien eläköityminen ja alati muuttuva toimintaympäristö asettavat organisaatiot tilanteeseen, jossa poistuvan tiedon ja osaamisen korvaamisen lisäksi tarvitaan uudenlaista johtamisosaamista. Johtajuusresurssien turvaamiseen liittyvien haasteiden hallinnan yhdeksi ratkaisumalliksi on esitetty seuraajasuunnittelua, jonka päämääränä on varmistaa, että organisaatiossa toimii oikeanlaisia johtajia oikeantyyppisissä työtehtävissä oikeaan aikaan. Tässä laadullisin menetelmin toteutetussa tutkimuksessa valitsin tarkastelun kohteeksi julkiselta sektorilta Helsingin, Espoon, Vantaan ja Turun kaupunkiorganisaatiot. Tämä tutkimus vastaa seuraaviin tutkimuskysymyksiin. Minkälaisilla menetelmillä julkisen sektorin organisaatioissa varmistetaan, että sen johdossa toimii oikeanlaisia johtajia oikeantyyppisissä työtehtävissä oikeaan aikaan? Millaisia haasteita ja mahdollisuuksia julkisen sektorin seuraajasuunnitteluun liittyy? Missä määrin julkisen sektorin organisaatioiden johtajuusresurssien turvaaminen eroaa toisistaan? Tutkimuksen empiirinen aineisto koostuu tutkimuskaupunkien olemassa olevista dokumenteista, kuten strategioista ja henkilöstöraporteista/-kertomuksista sekä tutkimusta varten haastattelemalla kerätystä aineistosta. Tutkimushaastatteluissa haastateltiin tutkimuskaupunkien henkilöstöjohtajia. Haastattelut toteutin pääosin puolistrukturoituina ja osin teemahaastattelun menetelmin. Aineiston jäsentelyä ja analysointia ohjasi teoreettinen esiymmärrys. Hyvän johtamisen ja johtajuusresurssien turvaamisen merkitys oli tunnistettu kaikissa tutkimuskaupungeissa. Organisaatioissa oli panostettu johtajuusresurssien turvaamiseen, mutta johtajuusresurssien kehittämistä toteutettiin lähinnä yleisellä tasolla eikä kuten seuraajasuunnitteluprosessissa, jossa on tyypillisempää keskittyä valikoituihin johto- ja avaintehtäviin. Johtajuusresurssien turvaamiseen liittyvässä riskien hallinnassa, kuten äkillisissä johtajavaihdostilanteissa, tutkimuskaupungeissa hyödynnettiin korvaajasuunnittelua seuraajasuunnittelun sijaan. Julkisen sektorin seuraajasuunnittelun keskeisimmiksi haasteiksi nousi virkojen julkinen hakumenettely ja vallitseva organisaatiokulttuuri. Toisaalta seuraajasuunnitteluun liitettiin myös mahdollisuuksia, kuten pätevien hakijoiden turvaaminen kaikkiin johto- ja avaintehtäviin sekä naisjohtajien määrän kasvattaminen.

Seuraajasuunnitteluprosessi ja sen toimivuus KONE Oyj:n New Equipment Business -liiketoimintayksikössä

Tämä tutkimus käsittelee seuraajasuunnitteluprosessia ja sen toimivuutta. Tutkimus on tapaustutkimus, jossa tutkittava ilmiö eli seuraajasuunnittelu ja kohteena oleva tapaus eli organisaatio KONE Oyj:n yksi liiketoimintayksikkö New Equipment Business, NEB voidaan erottaa toisistaan. Tutkimuksen kohteena on seuraajasuunnitteluprosessin toimivuus tapausorganisaatiossa. Tutkimuksen tarkoituksena on hankkia tietoa ja ymmärtää prosessin toteutumista sekä löytää jo käytössä olevat parhaimmat käytännöt sekä merkittävimmät kehitysalueet. Tutkimuksen lähestymistapa on kvalitatiivinen. Seuraajasuunnitteluprosessin toimivuutta tutkittiin tekemällä teemahaastatteluja tutkimuksen kohteena olevan organisaation eri funktioiden henkilöstöpäälliköiden ja yksiköiden johtajien kanssa. Haastattelujen lisäksi tutkimuksessa käytettiin tausta-aineistona yrityksen sisäisiä arkistointitietoja ja materiaalia. Työn tuloksena saatiin selville, miten seuraajasuunnitteluprosessi toteutuu kohdeorganisaatiossa. Tutkimuksen tulosten perusteella näyttää siltä, että panostamalla talenttien kehitystoimenpiteisiin sekä lisäämällä henkilöiden liikkuvuutta yli organisaatiorajojen voidaan kehittää seuraajasuunnitteluprosessia vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin.