Henkilöstösuunnittelu oppivassa organisaatiossa

Tutkimuksessa selvitän johtamisen näkökulmasta oppivan organisaation soveltamismahdollisuuksia osana Kaartin jääkärirykmentin (KaartJR) henkilöstösuunnittelua (HESU). Tavoitteena on selvittää HESU:n organisointikeinoja organisaation ja henkilöstön kehittämiseksi. Hallintoyksikön HESU perustuu normeihin, käskyihin ja ohjeisiin, mutta sisällöllisesti joukkoja yhdistäviä ajattelu- ja toimintaperiaatteita ei ole käytettävissä. Lähestyn aihetta laadullisella tutkimusmenetelmällä (fenomenografia), koska aihepiirin ymmärtäminen ja analysointi edellyttävät vuorovaikutuksen keinoin hankittua aineistoa. Tutkimuskysymykset liittyvät joukko-osaston vaikutusmahdollisuuksiin henkilöstöresurssisuunnitteluun ja ylempien johtoportaiden urasuunnitelmiin sekä joukon HESU:n toimintatapojen ja työkalujen (ml. seuranta) selvittämiseen johtamisen aspektista. Tuloksista voisi todeta, että joukon toiminnan ja resurssien suunnitteluun henkilökokoonpanon (HKP) valmistelun osalta tulee osallistua hallintoyksikön esikunnasta henkilöstösuunnitteluryhmän (HESUR) jäsenet. Ryhmän jäsenet pystyvät esittämään henkilöstön saatavuuteen liittyviä HKP:n henkilöstöryhmämääriä perusteluineen sekä arvioimaan tulevan vuoden poistumaa päävalmistelijoiden tukena. Tällä tavalla myös tulevan vuoden toimintasuunnitelman luonnokseen tehtävä henkilötyövuosi (HTV) -esitys on totuudenmukainen. Kuluvan vuoden osalta taas palkkarahojen ja HTV -kiintiön käyttämistä tulee seurata intensiivisesti, jotta säästyneillä kiintiöillä olisi mahdollista palkata määräaikaisia työntekijöitä koulutettavien oppimisen edistämiseksi. Harkinnan arvoista olisi myös se, että puolustushaara vahvistaisi HKP:n jo osana toimintasuunnitelmaa. Tällöin joukkojen ennakoiva rekrytointi olisi mahdollista. HESU:uun liittyen hallintoyksikön sisäisten tehtävien suunnittelussa tulee yhteistoiminnallisesti hyödyntää HESUR:n asiantuntemusta organisaatiokulttuurista, joskin pitkäjänteinen suunnitteluvastuu tulee säilyttää vastuuvalmistelijoilla. Työntekijöitä tulee kannustaa hakeutumaan haastaviin tehtäviin sekä joukon sisällä että ulkopuolelle (ml. kriisinhallintatehtävät). Joukko-osaston esitykset ylempien johtoportaiden urasuunnitelmiin tulee hyväksyttää komentajalla ja joukon vastuuvalmistelijoiden tulee osallistua näiden suunnitelmien valmisteluvaiheisiin. KaartJR:n HESU:uun liittyvät tekijät tukevat toiminnallisesti toisiansa, mutta niiden kokoaminen yhdeksi normiksi voisi olla hyödyllistä. Samoin puolustushaaraesikunnan olisi hyvä koota puolustusministeriön ja puolustusvoimien päivitetty henkilöstöalan ohjaus omaksi kokonaisuudeksi tukemaan periaatteiden jalkauttamista joukko-osastoihin. Oppivan organisaation ajattelu- ja toimintatavat soveltuvat HESU:n periaatteiksi, joskin nämä edellyttävät eri tasoilla tahtoa ja osaamista toimia yhteisen suorituskyvyn kehittämiseksi. Silti oppivan organisaation malli edustaa vain yhtä teoriaa optimaalisessa ympäristössä.

Seuraajasuunnittelu oppivassa organisaatiossa

Tutkimuksessa selvitin oppivan organisaation soveltamismahdollisuuksia puolustusvoimien strategiseen tehtävä- ja seuraajasuunnitteluun (keskitetty seuraajasuunnittelu / ylemmän johdon seuraajasuunnittelu). Tavoitteena oli selvittää niitä periaatteita ja toimintamalleja, joilla organisaatiota ja sen henkilöstöä kehitetään. Pääesikunnan suunnittelua kehystää strategisen johtamisen ja - suunnittelun kehys sekä suunnitelmien implementointia tulosohjaus, jonka vuoksi niiden vaikutukset seuraajasuunnitteluun ovat ilmeiset. Myös toimeenpanon seuranta ja siitä raportointi ovat osa seuraajasuunnittelun laadun varmistusta. Tätä kokonaisuutta lähestyin laadullisella tutkimusmenetelmällä (fenomenografia), koska aihepiirin ymmärtäminen ja sen onnistunut tulkinta edellyttävät vuorovaikutuksen keinoin hankittua tutkimusaineistoa. Keskeisin tutkimusongelma liittyi seuraajasuunnittelun mahdollisuuksiin ja sen käytäntöjen paljastamiseen. Tutkimuskysymykset liittyivät henkilöstötoimialan strategiseen ohjaukseen sekä toimialan kytkeytymiseen puolustusvoimien strategiseen suunnitteluun. Tulosohjauksen osalta tutkimuskysymykset keskittyivät tulosohjauksen seurantaan (henkilöstötilannekuva) ja siitä raportointiin (henkilöstötilinpäätös). Johdon tahto määrittää organisaation toiminnan painopisteen ja avaintekijät pitkäjänteisesti. Johtamisen osalta puolustushallinnon strateginen ohjaus konkretisoituu valtioneuvoston selonteossa ja hallitusohjelmassa, joiden valmisteluun puolustusvoimat osallistuu. Lisäksi puolustusministeriön henkilöstöpoliittinen osastrategia ohjaa puolustusvoimien strategista henkilöstöjohtamista, jonka valmistelu toteutetaan ministeriön ja puolustusvoimien rinnakkaisella suunnittelulla. Puolustusvoimissa henkilöstövoimavarojen johtamisen kokonaisuus on kuvattu henkilöstöstrategialla, joka päivitetään noin kahdeksan vuoden sykleissä (toimenpidesuositukset neljän vuoden välein). Puolustusvoimien strategiatyöhön henkilöstöasiat koordinoidaan yli toimialojen ulottuvalla saman johtamistason yhteisellä ja eri johtamistasojen rinnakkaisella suunnittelulla. Henkilöstöstrategian toimeenpanoon liittyvät asiat tulee ohjeistaa yksityiskohtaisesti Pääesikunnan normeilla. Henkilöstöjohtamisen toimeenpanoon liittyen vaikuttaisi siltä, että henkilöstöstrategian ja henkilöstöasioiden hoitoon liittyvien dokumenttien väliltä puuttuisi valtakunnallinen seuraajasuunnittelun menettelytapaohje. Tähän tulisi sisällyttää myös tulosohjauksen sekä henkilöstötilannekuvan ja – tilinpäätöksen liittymäpinnat, jotta yhteinen organisaatiokulttuuri henkilöstövoimavarojen johtamisen osalta olisi mahdollista. Kvantitatiiviset tekijät määrittävät oppimisympäristön, jolle toiminta voidaan organisoida. Henkilöstövoimavarojen määrällinen ohjaus toteutetaan tulosohjauksella (henkilöstökokoon-panomenettely), jossa eri joukkojen tehtävät allokoidaan tehtäväkokoonpanoilla. Tulosohjauksessa strategisesti merkittäviä määrällisiä painotuksia suunnitellaan kadettikurssien ja yleisesikuntaupseerikurssin valmistumiseen liittyen. Henkilöstötilannekuvalla voidaan intensiivisesti seurata eri erikuntien ja joukkojen tilaa, jonka tulisi toimia rekrytoinnin, resurssien jaon ja tehtävään määräysten perustana. Henkilöstötilinpäätöksessä seuraajasuunnitteluun liit-tyviä tekijöitä voisi pohtia osana työilmapiirin tunnuslukuja (huomioitava kysymysasettelussa ja tulkintaohjeessa), jotka indikoivat osittain myös organisaation oppimiskykyä ja tehokkuutta (henkilöstön käytön optimointi). Organisaatiokulttuuri sisältää kirjoitetut ja kirjoittamattomat ajatus- ja toimintatavat seuraajasuunnittelun toimeenpanemiseksi. Seuraajasuunnitteluun liittyen olennaista on käsittää se, että puolustusvoimissa ei suunnitella henkilöille uraa, vaan seuraajia eri tehtäviin. Seuraajasuunnitteluun liittyen on huomioitava, että suunnitelman toteutuminen on toissijaista yksilöiden käytön huomiointiin verrattuna. Ylemmän johdon seuraajasuunnittelussa yhdistetään yksilöiden kyvykkyyden arviointi ja tehtäväsuunnittelu. Tähän liittyen myös kompetenssi -arvioinnin merkitys tulisi täsmentää. Organisaatioiden tehtäväkirjo tulisi myös avoimesti jakaa suunnittelun alaiselle henkilöstölle käyttöön, jotta työntekijöiden halukkuuksien huomiointi seuraajasuunnittelussa olisi täsmällistä. Tätä työtä tulisi SAP -järjestelmän tukea, jottei avainvalmistelijoiden tarvitsisi käyttää suunnittelun varajärjestelmänä manuaalista kirjanpitoa. Tosiasia on, että kirjanpito henkilöiden tehtävämuutoksiin liittyen on jatkuvasti jäljessä. Seuraajasuunnittelu konkretisoituu tehtävään määräysten valmistelussa, johon liittyen avoin haku (määritettyyn tehtävän vaativuustasoon saakka) olisi keino varmistaa koko kykypotentiaalin kartoittaminen. Tämä ei korvaisi seuraajasuunnitelmia, vaan olisi keino varmistaa seuraajasuunnitelman validius. Toisaalta tämä mahdollistaisi myös vaikeiden siirtojen määrän vähenemisen, joskin lisäisi rekrytointiin liittyvää työtä eri organisaatioissa. Tehtävään määräysten valmistelussa on aina tärkeintä löytää sopivin henkilö seuraajaksi, jonka voisi arvioida aina olevan sekä työntekijän että organisaation etu. Tämä edellyttää eri johtamistasoilla toimivilta kitkatonta yhteistoiminnallista oppimista, jotta yksilöt kyettäisiin sijoittamaan organisaation kannalta mahdollisimman järkevästi organisaation tuottavuuden varmistamiseksi. Oppivan organisaation teoria antaa monia varteenotettavia näkökulmia siihen, kuinka yksilöiden sijoittamisen optimoinnilla voidaan organisaation tehokkuutta ylläpitää. Se ei poista työantajan direktio -oikeutta seuraajasuunnitteluun ja tehtävään määräyksiin liittyen, mutta antaa perusteita sijoittaa yksilöt mahdollisimman motivoituneina organisaation eri tehtäviin. Toimiakseen teoria edellyttää työntekijöiltä sitoutumista organisaation tehtäviin, johon myös osaamisnäkökulma tulisi liittää. Osaaminen ja sen hallinta liittyvät kiinteästi seuraajasuunnitteluun, jonka vuoksi aihepiiriin liittyvä jatkotutkimus olisi relevanttia linkittää tähän työhön. Myös puolustusvoimien henkilöstöstrategian rakenteeseen ja sisältöön liittyvä tutkimus olisi tarkoituksenmukaista toteuttaa, jotta henkilöstöjohtamisen kokonaisuus liittyisi koherentisti organisaation toimintoihin.