The Standard ISO 15489-1 in German and Spanish: an Interlinguistic Comparison

The aim of this paper is to deepen in the terminology of Records Management established by ISO standards, through a concrete example such as an interlinguistic comparison between UNE ISO 15489-1 and DIN ISO 15489-1, that is, between the Spanish and German versions of the ISO 15489-1. For that, the text is divided into two major and complementary parts, which are similar to both analytical perspectives adopted: the semantic one and the pragmatic one. The first one compares the words per se, taking into account the significant or word form as well as the significance or meaning. In the second part, examples of use from both languages are discussed, concerning the three terms considered essential in the text (Record, Records Management System and Records Management). The main conclusion lies in understanding how important the language is as a discrete tool of work for all information scientists, specially concerning to the standards, where the translators must show their best linguistic strategies to go unnoticed.

El sistema de gestió documental de la Universitat de Barcelona: una funció de suport a la creació de patrimoni intangible?.

Es descriu el Projecte del Sistema de Gestió Documental de la Universitat de Barcelona (PSGD UB) destacant-ne la funció de creació, gestió, preservació i difusió del capital intel·lectual de la institució, alhora que s¿introdueixen els conceptes de recurs tangible, tot referint-se al patrimoni documental, i de patrimoni intangible per definir el conjuntdels recursos i activitats associats al coneixement. Per dur a terme aquest projecte es marquen tres grans línies estratègiques: la implantació del Sistema de Gestió Documental, la valorització del patrimoni documental i el foment de les aliances i de les relacions institucionals.

Manual de gestión documental para el Ayuntamiento de León

En este trabajo se exponen las normas y procedimientos para la implantación en el Ayuntamiento de León de un sistema de gestión documental basado en la norma ISO 15489. Se desarrollan los conceptos básicos para la comprensión del manual, los tipos de documentos administrativos, el uso del lenguaje administrativo, los instrumentos, los diagramas, los formularios y la legislación para llevar a la práctica los sistemas de organización de fondos, clasificación, ordenación, valoración y descripción de documentos y los procesos de instalación, transferencias, régimen de acceso al documento, consultas, préstamos y reproducción de documentos en los archivos de gestión de las oficinas. Palabras clave: Sistema de gestión documental, ISO 15489, Ayuntamiento de León (España), organización de fondos, clasificación de documentos, ordenación de documentos, evaluación de documentos, descripción de documentos, archivos de gestión.

Metodología para la elaboración de un programa de gestión de la información en las organizaciones.

El proyecto ofrece la metodología de trabajo para la elaboración de un programa de gestión de la información en las organizaciones respetando la normativa internacional sobre gestión de documentos administativos (ISO 15489-1 y 2 :2001) vigente y en estudio así como la normativa ISO 9000 para la gestión de calidad. Se ofrece una metodología aplicada para que las organizaciones que siguen la normativa de calidad trabajen el proceso de gestión de información de archivo. Se establece en primer lugar un análisis del contexto científico y normativo existente sobre gestión de documentos administrativos para pasar en segundo lugar, a definir el objeto del trabajo 'El programa de gestión de documentos'. Finalmente se ofrece la metodología agrupada en cuatro fases: planificación estratégica del programa, diseño, puesta en marcha, mantenimiento y mejora de programas. Se incorporan actividades de comprensión en cada capítulo y estudios de casos como parte final del estudio.

Estudo eletroquímico comparativo do aço ISO 5832-9 em diferentes meios de interesse biológico

Foi estudado o comportamento eletroquímico a 37°C do aço inoxidável ISO 5832-9, em meios de NaCl 0,9 %, de Ringer Lactato e meio mínimo de Eagle (MEM), por voltametria linear e análises da superfície por microscopia eletrônica de varredura (MEV) e por espectroscopia por dispersão de energia (EDS). Foram feitos ensaios mecânicos e testes de toxicidade. O aço ISO 5832-9 se encontra passivado no potencial de corrosão e não apresenta corrosão por pite nos três meios estudados em toda faixa de potencial investigada, desde o potencial de corrosão até 50 mV acima do potencial de transpassivação. Em meio de MEM, no entanto, as análises por MEV e EDS mostraram que o referido aço, nesse valor mais elevado de potencial, apresentou um comportamento diferente, com perda das inclusões de óxido de manganês. Os potenciais de corrosão, Ecorr (potencial de circuito aberto estacionário) bem como os valores de densidade de corrente de passivação, variaram na seguinte ordem: Ecorr, RL < Ecorr, NaCl < Ecorr, MEM. e jMEM << jRL ≅ jNaCl. No ensaio de citotoxicidade, o aço foi caracterizado como não-tóxico.

Environmental impact evaluation using a cooperative model for implementing EMS (ISO 14001) in small and medium-sized enterprises

Certification of an ISO 14001 Environmental Management System (EMS) is currently an important requirement for those enterprises wishing to sell their products in the context of a global market. The system`s structure is based on environmental impact evaluation (EIE). However, if an erroneous or inadequate methodology is applied, the entire process may be jeopardized. Many methodologies have been developed for making of EIEs, some of them are fairly complex and unsuitable for EMS implementation in an organizational context, principally when small and medium size enterprises (SMEs) are involved. The proposed methodology for EIE is part of a model for implementing EMS. The methodological approach used was a qualitative exploratory research method based upon sources of evidence such as document analyses, semi-structured interviews and participant observations. By adopting a cooperative implementation model based on the theory of system engineering, difficulties relating to implementation of the sub-system were overcome thus encouraging SMEs to implement EMS. (C) 2007 Elsevier Ltd. All rights reserved.

Non-linear pathways of corporate environmental management: a survey of ISO 14001-certified companies in Brazil

A study was conducted to verify whether the theory on the evolution of corporate environmental management (CEM) is applicable to organizations located in Brazil. Some of the most important proposals pertaining to the evolution of CEM were evaluated in a systematic fashion and integrated into a typical theoretical framework containing three evolutionary stages: reactive, preventive and proactive. The validity of this framework was tested by surveying 94 companies located in Brazil with ISO 14001 certification. Results indicated that the evolution of CEM tends to occur in a manner that is counter to what has generally been described in the literature. Two evolutionary stages were identified: 1) synergy for eco-efficiency and 2) environmental legislation view, which combine variables that were initially categorized into different theoretical CEM stages. These data, obtained from a direct study of Brazilian companies, suggest that the evolution of environmental management in organizations tends to occur in a non-linear fashion, requiring a re-analysis of traditional perceptions of CEM development, as suggested by Kolk and Mauser (2002). (C) 2010 Elsevier Ltd. All rights reserved.

The estimation of the return on firms’ investments – as to ISO 9001

The aim of this paper was to estimate the return on investment in QMS (quality management systems) certification undertaken in Portuguese firms, according to the ISO 9000 series. A total of 426 certified Portuguese firms were surveyed. The response rate was 61.03 percent. The different payback periods were validated through statistical analysis and the relationship between expected and perceived payback periods was discussed. This study suggests that a firm’s sector of activity, size and degree of internationalization are related to the length of the investment in QMS certification recovery period. Furthermore, our findings suggest, that the time taken to obtain the certification is not directly related to the economic component of the certification. The majority of Portuguese firms (58.9%) took up to three years to recoup their investment and 35.5% of companies said they had not yet recovered the initial investment made. The recoup of investment was measured by the increase in the number of customers and consequent volume of deliveries, improved profitability and productivity of the company, improvement of competitive position and performance (cost savings), reduction in the number of external complaints and internal defects/scrap, achievement of some important clientele, among others. We compared our work to similar studies undertaken in other countries. This paper provides a contribution to the research related to the return on investment for costs related to the certification QMS according to ISO 9000. This paper provides a valuable contribution to the field and is one of the first studies to undertake this type of analysis in Portugal.

A divulgação da política da segurança e saúde do trabalho, no website das empresas portuguesas certificadas, no âmbito da qualidade (ISO 9001), ambiente (ISO 14001), segurança e saúde do trabalho (OHSAS 18001/NP 4397)

A Internet é um meio privilegiado de comunicação, no qual a informação não conhece fronteiras, e a sua divulgação toma uma dimensão universal. No mundo empresarial a comunicação é hoje tida, como o elemento fulcral dos processos de negócio, em que interação com as partes interessadas, pode ser traduzida em termos do seu expoente máximo pelo website da empresa. Grande parte da informação hoje divulgada à sociedade pela empresa, tem por objetivo demonstrar a «transparência» dos processos da organização, promovendo assim o seu escrutínio público. A investigação visou a análise exploratória dos websites de 422 empresas que se encontravam certificadas no ano 2011, no âmbito dos sistemas de gestão da qualidade (ISO 9001), ambiente (ISO 14001), segurança e saúde do trabalho (OHSAS 18001/NP 4397). O objeto de estudo visou determinar a percentagem de empresas que recorre ao website, para disponibilizar a Política da Segurança e Saúde do Trabalho (PSST), às partes interessadas (stakeholders), no cumprimento da alínea g) do requisito normativo 4.2 dos referenciais OHSAS 18001/NP 4397, bem como compreender a extensão ao website do requisito 4.4.3.1 (comunicação) no âmbito da divulgação da PSST.

Motivation and Benefits of Implementation and Certification according ISO 9001 – the Portuguese Experience

The aim of the research is to analyze the different aspects associated with the motivation and benefits of certified ISO 9001 companies in Portugal. A total of 426 certified Portuguese companies were surveyed. The response rate was equal to 61.03 percent. Our results suggest that the main motivation for certification were “improvement of quality”, “improvement of company image”, “marketing advantage”, “give empowerment to workers / capturing workers knowledge” and “cost reduction”. The main benefits that Portuguese companies have gained from the referred certification have been, among others, the improvement of “procedures”, beneficial effect on the “company’s image”, the improvement of quality products/services, increase of the “customer satisfaction”, improvement of “on-time delivery”; improvement the “morale” of workers’ increase in productivity and decrease of “production costs”, among others. The surveyed firms belong only to the Minho region of the north of Portugal. This paper aims to provide a contribution to the research related to the motivation and benefits associated to the quality management systems. The selection of the motives and benefits were validated through statistical analysis and the relationship between expected and perceived benefits was discussed.

Contributos para a revisão da Norma ISO 9001:2008 na perspetiva de uma aproximação à realidade organizacional

Este trabalho de investigação pretende dar o seu contributo para a renovação da norma ISO 9001:2008, na perspetiva de uma maior aproximação à realidade organizacional, através da análise da perceção dos especialistas/profissionais da qualidade. Numa primeira fase foi realizada uma abordagem ao estado da arte, relativamente ao conceito qualidade, à organização International Organization for Standardization (ISO), ao processo de alteração da norma, ao referencial normativo ISO 9001:2008, ao comportamento ao nível mundial da certificação segundo a norma ISO 9001:2008 e finalmente ao processo de preparação da revisão da norma ISO 9001:2008 a ser divulgada em 2015, cuja publicação na versão final, está prevista para novembro de 2015. Com a finalidade de apurar as opiniões/sugestões dos especialistas da área realizou-se um questionário que foi colocado online nas principais redes sociais e também enviado para alguns auditores, consultores, gestores/técnicos da qualidade e gestores de topo. Participaram 60 profissionais. Após da recolha dos dados, estes foram tratados através da utilização do software statistical package for the social sciences (SPSS). Os resultados obtidos demonstraram que a perceção dos profissionais vai de encontro às alterações que já estão propostas para a nova norma ISO 9001:2015. Das alterações sugeridas é de realçar, uma maior adequação da norma às diversas áreas de negócio, maior exigência nos aspetos ligados às organizações, adequação de conceitos e objetivos, compatibilidade com outros referenciais, complementar áreas como segurança, finanças e/ou responsabilidade social e maior envolvimento das organizações no processo de renovação da norma. No que concerne às expetativas, os profissionais esperam que a nova norma ISO 9001:2015 venha facilitar a integração e compreensão dos vários sistemas, maior adequação e credibilização junto das organizações e uma melhoria generalizada. Desta forma com o presente trabalho, espera-se ter contribuído para a clarificação das dificuldades sentidas na adequação do atual referencial à realidade organizacional. Assim como dar um contributo para futura apresentação aos responsáveis pelo acompanhamento da atividade normativa em Portugal (comité técnico CT80).

Implementing and certifying ISO 14001 in Portugal: motives, difficulties and benefits after ISO 9001 certification

The purpose of this study is to characterise the environmental management systems (EMS) certification process (International Organization for Standardization (ISO) 14001) in Portuguese small and medium enterprises (SMEs) following quality management system (QMS) certification (ISO 9001). The study is based on a sample from Portuguese SMEs which characterise the local reality in terms of companies certified in accordance with ISO 14001 after ISO 9001 certification. Some Portuguese SMEs have the EMS implemented but not certified, mainly given the lack of investment support and because it is considered merely a form of marketing. As such, they do not feel motivated to certificate an EMS in the company since they consider that it is a form of advertising and not a way to protect the environment. Nonetheless, it is already evident form other Portuguese SMEs that gained EMS certification that gains supersede marketing benefits and allow for evermore enduring benefits such as prevention of environmental risks, environment protection, improved company image, compliance with legislation and efficient use of natural resources. This paper also presented the main difficulties in achieving an EMS certification, including high certification costs, human resources, motivation issues and difficulties in changing the company’s culture.

A ISO 9000 e outras exigências da maior potência econômica do mundo

Exigências de certificação, normas obrigatórias, selo de conformidade da Comunidade Européia e suas novas regulamentações restritivas sobre sistemas de gerenciamento da qualidade e ambiental.