Com abordar la gestió dels documents administratius a les empreses: una reflexió des de l'experiència

L'article que es presenta és una reflexió sobre la gestió de la documentació administrativa en l'entorn de l'empresa. S'analitza, s'explica i s'exemplifica el mètode sistèmic de gestió dels documents administratius en l'organització. Es valora la funció i la tasca de la unitat gestora de la documentació administrativa com a actiu clau per a la gestió integral de la informació estratègica de l'empresa.

Documents administratius de la UdG [versió html]

Amb aquesta publicació es pretén, d'una banda, homogeneïtzar els documents administratius que es produeixen a la UdG, tant des del punt de vista formal com textual, per contribuir a la imatge de qualitat de la UdG, i, d'altra banda, oferir un recurs a les persones de la UdG que han de redactar documents administratius, amb la intenció que produeixin textos tan eficients com sigui possible. Els diferents documents administratius es presenten classificats en tres apartats: textos dels òrgans de govern unipersonals, textos dels òrgans col·legiats i textos comuns a tots dos òrgans. De cada document se'n fa una descripció acurada, se'n presenta l'estructura i se'n donen alguns exemples. Un dels trets més importants de la publicació és que ha estat elaborada per tres serveis de la Universitat: el Servei de Llengües Modernes, la Unitat de Gestió Documental, Arxiu i Registre i l'Assessoria Jurídica, els quals hi han aportat els seus punts de vista respectius, propis de les disciplines de què tracten

Documents administratius de la UdG [versió comprimida]

Amb aquesta publicació es pretén, d'una banda, homogeneïtzar els documents administratius que es produeixen a la UdG, tant des del punt de vista formal com textual, per contribuir a la imatge de qualitat de la UdG, i, d'altra banda, oferir un recurs a les persones de la UdG que han de redactar documents administratius, amb la intenció que produeixin textos tan eficients com sigui possible. Els diferents documents administratius es presenten classificats en tres apartats: textos dels òrgans de govern unipersonals, textos dels òrgans col·legiats i textos comuns a tots dos òrgans. De cada document se'n fa una descripció acurada, se'n presenta l'estructura i se'n donen alguns exemples. Un dels trets més importants de la publicació és que ha estat elaborada per tres serveis de la Universitat: el Servei de Llengües Modernes, la Unitat de Gestió Documental, Arxiu i Registre i l'Assessoria Jurídica, els quals hi han aportat els seus punts de vista respectius, propis de les disciplines de què tracten

L'administració electrònica i la gestió de documents

The projects dealing with e-government are currently the principal factor in instigating the changes taking place within the public administration. This change, which is considered unstoppable, has important implications regarding the management and conservation of administrative documents generated by electronic transactions. This article analyses the methodological, legal and cultural challenges that come about when the archives paradigm is included within e-government projects and also the consequences that this may have on the archives themselves. In conclusion the author proposes a set of methodological solutions for identifying those electronic documents with evidential value, determining their life cycle, defining a preservation policy and creating a digital archive.

Gestión de expedientes para ayuntamientos

Aplicació web que pot ser desplegada en qualsevol contenidor d'aplicacions JAVA, sigui o no "FULL-compliant" J2EE. Mostra com amb molt poc codi s'aconsegueix una aplicació que té gestió d'usuaris, permisos, expedients, etcètera. Fins i tot s'ha inclòs la funcionalitat d'emmagatzemar / recuperar fitxers a la base de dades.

Arxiu òptic

El Grup PH neix el desembre de 1990. És una empresa de base tecnològica amb àmplia experiència i amb vocació de servei; ofereix solucions informàtiques que permeten: optimitzar els processosempresarials, millorar la qualitat i l'accés a la informació, i reduir les despeses de gestió. PH Systems disposa fins aquests moments d’un conjunt d’aplicacions informàtiques que conformen una solució de gestió de negoci integrada pensada per diversos sectors. Però aquestesaplicacions no disposen d’una eina que pugui fer una gestió de la documentació d’una organització. L’objectiu d’aquest projecte és millorar la gestió i/o la productivitat dels procediments informatitzats, que tenen com a element inicial en el seu flux de dades, els actius d’informació. Això és pot subdividir en diferents objectius concrets:• La utilització d’un Sistema d’Informació que permeti accedir i recuperar els documents d’arxiu d’una organització, sense haver d’anar a l’arxiu físic.• Facilitar un procediment automatitzat, àgil i versàtil de creació de documents electrònics a partir dels documents d’arxiu.• La integració dels actius d’informació amb la gestió de negoci que proporciona un ERP com el Lirba.A part d’aquests objectius, també n’hi ha uns de secundaris:• Dotar de semàntica els documents electrònics corresponents a documents administratius.• Establir lligams entre aquesta semàntica i un flux de treball del Lirba.• Permetre al Lirba treballar amb més d’un gestor de documents electrònics

Patridoc UVic: programa per a la protecció i conservació del patrimoni documental de la Universitat de Vic

A qualsevol institució existeixen una sèrie de documents i d'expedients que es consideren essencials, o sigui, indispensables per al funcionament de la Universitat. El desembre de 2007 el Consell de Direcció de la Universitat aprova el programa per a la protecció i conservació d'aquest patrimoni documental (PATRIDOC-UVIC), impulsat per l'Arxiu General i la Comissió d'Arxiu.

La Administración electrónica

Els projectes d'administració electrònica són actualment el principal factor de canvi de les organitzacions públiques. Aquest canvi, que es pot considerar imparable, té implicacions importants pel que fa a la gestió i la conservació dels documents administratius generats per les tramitacions electròniques. Aquest treball analitza el marc i la problemàtica metodològica, legal i cultural que es deriva de la inclusió del paradigma electrònic i digital en els projectes d'administració electrònica, i també les conseqüències que pot tenir per a la mateixa.

Manual de gestión documental para el Ayuntamiento de León

En este trabajo se exponen las normas y procedimientos para la implantación en el Ayuntamiento de León de un sistema de gestión documental basado en la norma ISO 15489. Se desarrollan los conceptos básicos para la comprensión del manual, los tipos de documentos administrativos, el uso del lenguaje administrativo, los instrumentos, los diagramas, los formularios y la legislación para llevar a la práctica los sistemas de organización de fondos, clasificación, ordenación, valoración y descripción de documentos y los procesos de instalación, transferencias, régimen de acceso al documento, consultas, préstamos y reproducción de documentos en los archivos de gestión de las oficinas. Palabras clave: Sistema de gestión documental, ISO 15489, Ayuntamiento de León (España), organización de fondos, clasificación de documentos, ordenación de documentos, evaluación de documentos, descripción de documentos, archivos de gestión.

Patridoc UVic: programa per a la protecció i conservació del patrimoni documental de la Universitat de Vic

A qualsevol institució existeixen una sèrie de documents i d'expedients que es consideren essencials, o sigui, indispensables per al funcionament de la Universitat. El desembre de 2007 el Consell de Direcció de la Universitat aprova el programa per a la protecció i conservació d'aquest patrimoni documental (PATRIDOC-UVIC), impulsat per l'Arxiu General i la Comissió d'Arxiu.

Arxiu òptic

El Grup PH neix el desembre de 1990. És una empresa de base tecnològica amb àmplia experiència i amb vocació de servei; ofereix solucions informàtiques que permeten: optimitzar els processos empresarials, millorar la qualitat i l'accés a la informació, i reduir les despeses de gestió. PH Systems disposa fins aquests moments d’un conjunt d’aplicacions informàtiques que conformen una solució de gestió de negoci integrada pensada per diversos sectors. Però aquestes aplicacions no disposen d’una eina que pugui fer una gestió de la documentació d’una organització. L’objectiu d’aquest projecte és millorar la gestió i/o la productivitat dels procediments informatitzats, que tenen com a element inicial en el seu flux de dades, els actius d’informació. Això és pot subdividir en diferents objectius concrets: • La utilització d’un Sistema d’Informació que permeti accedir i recuperar els documents d’arxiu d’una organització, sense haver d’anar a l’arxiu físic. • Facilitar un procediment automatitzat, àgil i versàtil de creació de documents electrònics a partir dels documents d’arxiu. • La integració dels actius d’informació amb la gestió de negoci que proporciona un ERP com el Lirba. A part d’aquests objectius, també n’hi ha uns de secundaris: • Dotar de semàntica els documents electrònics corresponents a documents administratius. • Establir lligams entre aquesta semàntica i un flux de treball del Lirba. • Permetre al Lirba treballar amb més d’un gestor de documents electrònics

Plataforma telemàtica de serveis administratius de l'Ajuntament de Ripollet

PTSA és el projecte resultat del desenvolupament de la Plataforma Telemàtica de Serveis Administratius proposada com a iniciativa per l'Ajuntament de Ripollet. Amb l'objectiu de promoure la utilització dels canals de comunicació segurs entre el ciutadà i l'Administració, aporta els serveis d'acreditació, registre i consulta. Integrada amb el portal ripollet.cat, implementa les tecnologies per al tractament de l'acreditació d'usuaris mitjançant certificació digital i la generació dinàmica de documents signats electrònicament. Dins el marc d'execució de la llei 11/2007 d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, és un gran primer pas en el llarg camí amb destinació a una Administració electrònica completa i de qualitat.