Möglichkeiten zur Verwaltungsentwicklung auf der Basis einer Prozessgestaltung im IT-Labor, untersucht am Beispiel der Implementierung von E-Government bei der hessischen Landeshauptstadt Wiesbaden

In der vorliegenden Arbeit wird nach Wegen zur Steigerung der Effektivität von Implementationsprozessen umfassender IT-Anwendungen in großen Kommunalverwaltungen gesucht, da nach vorliegenden Schätzungen allenfalls 10 % der großen IT-Projekte der öffentlichen Verwaltungen zielkonform und erfolgreich umgesetzt werden. Analysen zeigen, dass die in solchen Prozessen auftretenden Interdependenzen von Technologie, Organisation und Mensch oft nicht angemessen berücksichtigt wurden. Die zentrale Fragestellung der vorliegenden Untersuchung lautet daher, ob ein IT-Labor mit einer vorgelagerten ablauforganisatorischen Prozessoptimierung im Sinne eines funktionalen Wirksamkeitstests mit einer ganzheitlichen Betrachtung von technologischen, organisatorischen und sozial-humanen Wirkungsfaktoren bei intensiver Einbeziehung von eigenem Personal der Anwendungsorganisation den Implementierungserfolg größerer IT-Vorhaben erhöhen kann. Als methodischer Ansatz wurde eine Fallstudie gewählt (Implementierung von eAkten und SOA). Der Implementierungsverlauf ist methodisch in eine vorgelagerte ablauforganisatorische Prozessoptimierung und in eine nachgelagerte informationstechnologische Umsetzungsphase (sog. IT-Labor) gegliedert. Die Fallstudie legt den Schluss nahe, dass ein IT-Labor mit einer vorgelagerten ablauforganisatorischen Prozessanalyse zum Erfolg der Implementation wesentlich beitragen kann. Zudem zeigte sich, dass eine serviceorientierte Architektur zur prozessorientierten ganzheitlichen technologischen Systemgestaltung die Integration vorhandener IT-Anwendungen fördern kann. Die beschriebene IT-Laborstrategie kann im Ergebnis als ein erprobter Weg zur erfolgreichen Implementierung komplexer IT-Vorhaben empfohlen werden. Aufgrund der Analyse können einige kritische Erfolgsfaktoren für einen späteren Produktivbetrieb identifiziert werden: - Eigene Personalressourcen mit den zugehörigen Lernprozessen sind unverzichtbar, - In diesem Kontext sind auch die zugehörigen organisatorischen und technologischen Voraussetzungen zu schaffen, - Eventuell auftretende Qualifikationsdefizite der Anwender können in Zusammenarbeit mit externen Unternehmen und IT-Dienstleistern im Verbund mit den eigenen Projektmitgliedern zeitnah kompensiert werden. Die angewandte Implementierungs-Methodik ist auf solche Fälle übertragbar, in denen eine Gebietskörperschaft ab der Aufgabenstruktur einer großen kreisfreien Stadt mit heterogenen und dezentralen IT- und Organisationsstrukturen unterschiedliche Fachverfahren in einem komplexen Verwaltungssystem ganzheitlich und prozessorientiert zusammenführen möchte. Grenzen können sich somit aus der Größe einer Gebietskörperschaft, dem konkreten Aufgabenprofil sowie der finanziellen Leistungsfähigkeit ergeben. Eine Transferfähigkeit unter sozialen Gesichtspunkten setzt voraus, dass neben externem Personal qualifiziertes internes Personal mit Fachwissen und Querschnitts-Know-How bereitgestellt wird. Räumlich und zeitlich setzt die Verallgemeinerungsfähigkeit eine analoge politische und administrative Struktur mit einem entsprechenden Entwicklungsstand voraus. Mit den Ergebnissen der vorliegenden Untersuchung können Behördenleiter, IT-Verantwortliche und Beratungsunternehmen künftig in vergleichbaren Fällen eine effektivere Implementierungsmethode wählen. In der weiteren verwaltungswissenschaftlichen Forschung auf diesem Gebiet können auf der Basis der vorgenommenen Untersuchung konkrete Erfahrungen zur IT-Implementierung erhoben und bewertet werden, um weitere Effektivitätsreserven zu identifizieren.

Möglichkeiten zur Verbesserung der Effektivität des Handelns von Behörden vor dem Hintergrund der Theorie lernender Organisationen, untersucht am Beispiel der Arbeitsvermittlung in deutschen Optionskommunen

In der vorliegenden Arbeit wird untersucht, ob die Effektivität behördlichen Handelns durch organisationales Lernen gesteigert werden kann und welches Potential dem Organisationslernen für die Verwaltungspraxis innewohnt. Das Organisationslernen wird durch die Erhebung des Vorkommens einzelner Methoden des verwaltungspraktischen Handelns erfasst. Zur quantitativen Erfassung der Effektivität der behördlichen Tätigkeit ist eine behördenspezifische Operationalisierung erforderlich. Für die Untersuchung werden die zur Durchführung des SGB II gebildeten Abteilungen der gegenwärtig 63 Optionskreise ausgewählt. Diese betreiben seit 2005 die bis dahin getrennten Hilfesysteme von Arbeitslosen- und Sozialhilfe zusammengefasst als Grundsicherung für Arbeitsuchende in eigener Zuständigkeit (neben den alternativen Organisationsformen der Arbeitsgemeinschaft und der getrennten Aufgabenträgerschaft). Zur Operationalisierung des behördlichen Handlungsergebnisses der Optionskreise wird die Zahl der Bedarfsgemeinschaften gewählt. Es kann folglich die Hypothese formuliert werden, dass umfangreiches Organisationslernen zu einer beschleunigten Reduzierung der Zahl der Bedarfsgemeinschaften führt. Zur Prüfung dieser Hypothese wurde Anfang 2009 eine schriftliche Vollerhebung bei den 63 Optionskreisen durchgeführt. Die Rücklaufquote der Erhebungsbögen betrug 59%. Der Nutzungsgrad der in der Erhebung berücksichtigten Methoden liegt zwischen 85% (Benchmarking) und 4% (Qualitätsmanagement). Die Erhebungsergebnisse werden bepunktet, um den Nutzungsgrad des Organisationslernens zu operationalisieren. Von den erzielbaren 20 Punkten je Optionskreis werden maximal 12 erreicht (Median: 9 Punkte; geringster Wert: 2 Punkte). Im definierten Zeitraum betrug der Median der Entwicklung der Zahl der Bedarfsgemeinschaften bei den an der Erhebung teilnehmenden Optionskreisen – 16,5% (günstigster Wert: – 27,4%; ungünstigster Wert: +0,4 %). Die Anwendung eines Rangkorrelationskoeffizienten offenbart, dass die Rangfolgen „Grad des Organisationslernens“ und „Entwicklung der Zahl der Bedarfsgemeinschaften“ nicht korrelieren. Insoweit kann die Untersuchungsfrage, ob die Effektivität behördlichen Handelns durch die Nutzung des Organisationslernens gesteigert werden kann, noch nicht abschließend beantwortet werden. Eine Analyse des Ergebnisses zeigt allerdings, dass es trotz der nicht korrelierenden Rangfolgen bestimmte Methoden des Organisationslernens gibt, die mit einer überdurchschnittlich hohen Effektivität in Bezug auf die Entwicklung der Zahl der Bedarfsgemeinschaften einhergehen. Zu dem nach dem Ergebnis der Untersuchung empfehlenswerten Methodenset gehören beispielsweise die Implementierung von Controlling- und Berichtspflichten gegenüber der Gesamtverwaltungsleitung, der Einsatz von Monitoringsystemen und die Gewährleistung einer organisationalen Grundstabilität. Darüber hinaus wird erkennbar, dass die Konkurrenzsituation zwischen Optionskommunen, Arbeitsgemeinschaften und getrennten Aufgabenträgerschaften zu einer insgesamt steigenden Effektivität des behördlichen Handelns führt. Hieraus lassen sich Ansatzpunkte für die Theoriebildung und Modellierung eines „Lizenz-Modells“ zur Erhöhung der Effektivität anderer behördlicher Leistungen entwickeln.