Sisäinen viestintä Rajavartiolaitoksessa- havaintoja hallintoyksiköistä

Sisäinen viestintä on organisaation toiminnan peruskivi. Jos keskinäinen kommunikaatio on puutteellista, toiminnan tehokkuus kärsii ja johtaminen on vaikeaa. Sisäisen viestinnän säännöllinen tutkiminen on tärkeää, sillä vaikka viestintäkanavat kehittyvät ja organisaation henkilöstö vaihtuu, tulisi yhteisten kommunikointitapojen säilyä. Tutkielmalla hankittiin tietoa siitä, miten Rajavartiolaitoksen hallintoyksiköissä työskentelevät esimiehet kokevat sisäisen viestinnän toimivan ja miten sitä haluttaisiin kehittää. Toimiva sisäinen viestintä koostuu monesta eri osa-alueesta. Tässä tutkielmassa keskityttiin erityisesti sisäisen viestinnän eri kanaviin ja niiden käyttöön. Aihetta lähestyttiin esimiehen näkökulmasta. Saatuja tuloksia tarkasteltiin sisäisen viestinnän teoriamallin kautta, jonka avulla tehtiin johtopäätöksiä sisäisen viestinnän toimivuudesta. Tutkimuksen aineisto kerättiin lähettämällä sähköinen kyselylomake 17 esimiesasemassa olevalle henkilölle, jotka palvelivat Kaakkois-Suomen rajavartiostossa ja Suomenlahden merivartiostossa. Vastauksia saatiin 13 henkilöltä. Kyselyllä kerättiin tietoa esimiesten sisäisen viestinnän käytännöistä, kokemuksista ja kehitysehdotuksista. Vastaajat palvelivat asemien päällikköinä tai esikunnassa eri tehtävissä. Kysely sisälsi strukturoituja ja avoimia kysymyksiä, jotka analysoitiin tilastollisen analyysin ja sisällönanalyysin avulla. Kyselyaineiston perusteella havaittiin, että sisäinen viestintä koetaan hallintoyksiköissä toimivaksi. Yksittäisiä kehityskohteita on, mutta sisäisen viestinnän perusta on kunnossa. Viestintäkanavat koetaan riittäviksi ja ne mahdollistavat päivittäisen työskentelyn. Tehokkaimmaksi ja käytetyimmäksi viestintäkanavaksi nousi sähköposti, jonka käyttöaste on korkea jokaisella esimiestasolla. Sähköposti on helppokäyttöinen viestintäkanava, mutta se tukkeutuu ”tarpeettomasta” tiedosta. Esimiesten tavoitteena on, että mahdollisimman suuri osa viestinnästä tapahtuisi kasvokkain, mutta tähän tilanteeseen päästään harvoin. Sähköpostia käytetään olosuhteiden pakosta, koska henkilöstön tavoittaminen on muutoin vaikeaa. Viestintäkanavien koordinointia voitaisiin parantaa, jotta kaikki tieto ei kulkisi samaa kanavaa pitkin. Myös intranetiä voitaisiin kehittää kiinteämmäksi osaksi päivittäistä työskentelyä.