Email Evidence Preservation. How to Balance the Obligation and the High Cost

With the great advancement of computer technologies, electronic information starts to play a more and more important role in modern business transactions. Therefore, electronic data, such as e-mail, is frequently required in the process of litigation. Companies, on the one hand, have the legal obligations to produce this kind of e-mail evidence. On the other hand, they also undertake a high cost of e-mail evidence preservation due to the great volume on a daily basis. This Article firstly analyzed features of e-mail evidence with the comparison of paper evidence. Then, it discussed about how e-mail is authenticated and admitted into evidence. By using the case laws in different legal aspects and current Canadian legislations, the Author demonstrated the importance of e-mail evidence preservation in ordinary business course. After that, the Article focused on the practical dilemma of the companies between their legal obligation and the expensive cost to preserve e-mail evidence. Finally, the Author proposed suggestions to both companies and courts on how to coordinate the obligation and cost. More specifically, while companies should adopt a document management policy to implement e-mail evidence preservation, courts need to take into consideration of the high cost of e-mail evidence preservation in electronic discovery.

Instrumentos para a Gestão Documental

Este trabalho de investigação partiu de uma necessidade pessoal em responder a algumas questões sentidas diariamente na execução das minhas tarefas de consultora na área das Ciências Documentais, nomeadamente no recurso aos instrumentos de gestão documental. Tendo já criado alguns instrumentos de gestão documental durante a execução das minhas tarefas, pretendo elaborar um ―manual‖ com propostas de modelos de todos os instrumentos de gestão documental existentes e necessários à execução de tarefas arquivísticas. Iniciamos o trabalho consultando a bibliografia existente e as recomendações emanadas da entidade nacional responsável pelo estabelecimento de políticas arquivísticas, a DGLAB. Este trabalho está estruturado em quatro capítulos. O primeiro apresenta a definição e os objetivos da gestão documental passando por uma breve exposição das questões atuais no âmbito da gestão documental, em Portugal, e ainda uma resumida cronologia da instituição dos Arquivos Nacionais, atual DGLAB. Seguindo-se o segundo capítulo, onde se definem os instrumentos de gestão documental e se faz uma caraterização de cada um, assim como uma análise de cada instrumento de gestão documental aconselhado pela DGLAB, sintetizando com um quadro os objetivos de cada um dos instrumentos documentais. No terceiro capítulo apresentamos a estrutura adotada para a elaboração do questionário que foi usado para recolher os dados relativos à utilização ou não dos instrumentos de gestão documental, nos arquivos dos organismos públicos e os respetivos dados obtidos. No último capítulo enumeram-se os instrumentos de gestão documental apresentando o conteúdo considerado importante na elaboração de cada um, os quais são dados a conhecer nos apêndices, um a um, dos quais salientamos o auto de eliminação, a guia de remessa, o manual de gestão documental, o relatório de avaliação de massas documentais acumuladas, o plano de preservação digital, entre outros. Concluímos que a Administração Pública conhece e sabe da existência da maioria dos instrumentos de gestão documental, nomeadamente os que consideram mais importantes à gestão do seu arquivo - guias de remessa, autos de eliminação e autos de entrega, os quais são também os aconselhados pela DGLAB. Realçamos também o facto de apenas uma diminuta quantidade de organismos possuírem uma portaria de gestão de documentos e o manual de gestão documental.

A Gestão Documental na Autoridade Portuária de Barcelona

Este relatório de estágio representa o trabalho desenvolvido na Autoritat Portuària de Barcelona (APB), mais precisamente no Centro de Documentação da Autoridade Portuária de Barcelona, num período de 150 horas, onde tive a oportunidade de passar pelos diferentes serviços de documentação e realizar as tarefas inerentes a uma Instituição com idêntica tipologia àquela onde presto idêntica atividade em Portugal. Descreve-se a empresa e o trabalho desenvolvido no Centro de Documentação (CENDOC), considerando todas as funções desenvolvidas ao nível da gestão documental, na biblioteca, no arquivo intermédio, histórico e no arquivo fotográfico. O serviço de Arquivo agiliza a gestão de um fundo documental com mais de 3.900 metros lineares de documentos textuais, 500 metros lineares de documentação gráfica e cartográfica e 75.000 fotografias. Também gere o Património Cultural Móvel da APB, tanto o fundo documental do Arquivo Histórico (textual e imagens), como as coleções de objetos artísticos de interesse histórico e cultural (pinturas, esculturas, artes decorativas, cartas náuticas, modelos de navios). Toda a documentação do Arquivo Intermédio foi devidamente tratada, higienizada e organizada num novo espaço de arquivo, com melhores condições de acondicionamento. Aproveitando este trabalho, foi desenvolvido um novo Plano de Classificação em maio de 2012, no mesmo período que desenvolvi o estágio, a fim de melhorar o serviço de Arquivo. O serviço da Biblioteca tem ao alcance dos seus utilizadores um fundo de 1276 publicações periódicas e mais de 2.300 monografias, catalogadas no programa informático CDS/ISIS. A sua classificação é feita com base na Classificação Decimal Universal (CDU), e a partir de um tesauro especifico elaborado pelos técnicos do CENDOC. Enquanto Técnica Superior no Centro de Documentação e Informação na Administração do Porto de Lisboa (APL), o desenvolvimento deste estágio trouxe um importante contributo para o serviço que desempenho no Centro de Documentação e Informação na Administração do Porto de Lisboa. Este Estágio possibilitou, sem dúvida, um melhor conhecimento teórico e prático no âmbito das tarefas inerentes ao mesmo, e a capacitação para o desenvolvimento de projetos relacionados com as funções que desempenho, no Centro de Documentação e Informação da Administração do Porto de Lisboa.

Codification vs personalisation: A study of the information evaluation practice between aerospace and construction industries

In the emerging digital economy, the management of information in aerospace and construction organisations is facing a particular challenge due to the ever-increasing volume of information and the extensive use of information and communication technologies (ICTs). This paper addresses the problems of information overload and the value of information in both industries by providing some cross-disciplinary insights. In particular it identifies major issues and challenges in the current information evaluation practice in these two industries. Interviews were conducted to get a spectrum of industrial perspectives (director/strategic, project management and ICT/document management) on these issues in particular to information storage and retrieval strategies and the contrasting approaches to knowledge and information management of personalisation and codification. Industry feedback was collected by a follow-up workshop to strengthen the findings of the research. An information-handling agenda is outlined for the development of a future Information Evaluation Methodology (IEM) which could facilitate the practice of the codification of high-value information in order to support through-life knowledge and information management (K&IM) practice.

Knowledge and information evaluation practice: an exploratory study in a construction firm

There are a number of challenges associated with managing knowledge and information in construction organizations delivering major capital assets. These include the ever-increasing volumes of information, losing people because of retirement or competitors, the continuously changing nature of information, lack of methods on eliciting useful knowledge, development of new information technologies and changes in management and innovation practices. Existing tools and methodologies for valuing intangible assets in fields such as engineering, project management and financial, accounting, do not address fully the issues associated with the valuation of information and knowledge. Information is rarely recorded in a way that a document can be valued, when either produced or subsequently retrieved and re-used. In addition there is a wealth of tacit personal knowledge which, if codified into documentary information, may prove to be very valuable to operators of the finished asset or future designers. This paper addresses the problem of information overload and identifies the differences between data, information and knowledge. An exploratory study was conducted with a leading construction consultant examining three perspectives (business, project management and document management) by structured interviews and specifically how to value information in practical terms. Major challenges in information management are identified. An through-life Information Evaluation methodology (IEM) is presented to reduce information overload and to make the information more valuable in the future.

A framework for elearning with social media using DRM

This paper provides a proposal for personal e-learning system (PELS) architecture in the context of social network environment. The main objective of PELS is to develop individual skills on a specific subject and share resources with peers. Our system architecture defines organization and management of personal learning environment that aids in creating, verifying and sharing learning artifacts and making money at the same time. We also focus on in our research one of the most interesting arenas in digital content or document management called Digital Right Management (DRAM) and its application to eLearning.

vPELS : an eLearning social environment for VLSI design with content security using DRM

This paper provides a proposal for personal e-learning system (vPELS) architecture in the context of social network environment for VLSI Design. The main objective of vPELS is to develop individual skills on a specific subject, say, VLSI and share resources with peers. Our system architecture defines organization and management of personal learning environment that aids in creating, verifying and sharing learning artifacts and making money at the same time. We also focus on in our research one of the most interesting arenas in digital content or document management called Digital Right Management (DRAM) and its application to eLearning.

vPELS : An e-learning social environment for VLSI design with content security using DRM

This article provides a proposal for personal e-learning system (vPELS [where 'v' stands for VLSI: very large scale integrated circuit])) architecture in the context of social network environment for VLSI Design. The main objective of vPELS is to develop individual skills on a specific subject - say, VLSI - and share resources with peers. The authors' system architecture defines the organisation and management of the personal learning environment in such a way as to aid in creating, verifying and sharing learning artefacts and making money at the same time. The authors also focus in their research on one of the most interesting arenas in digital content or document management - Digital Rights Management (DRM) - and its application to e-learning.

PELS: a noble architecture and framework for a personal E-learning system (PELS)

This article presents a personal e-learning system architecture in the context of a social network environment. The main objective of a personal e-learning system is to develop individual skills on a specific subject and share resources with peers. The authors' system architecture defines the organisation and management of a personal learning environment that aids in creating, verifying and sharing learning artefacts, and making money at the same time. In their research, they also focus on one of the most interesting arenas in digital content or document management - digital rights management - and its application to e-learning.

Antecedentes à resistência à implantação de sistemas de informação: uma análise de sistemas de gestão eletrônica de documentos

O trabalho a seguir objetivou o desenvolvimento de um meta-modelo de análise para estudo do fenômeno da resistência durante a implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED). O estudo foi conduzido por meio de uma abordagem quantitativa e explanatória e buscou elencar os principais expoentes da literatura acadêmica no tema da resistência. A partir de suas concepções, os fatores mais relevantes no campo da resistência contextualizada a um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos foram evidenciados. O meta-modelo gerado, o qual serviu de base para a análise estatística, identificou os seguintes antecedentes ao comportamento de resistência: características pessoais, sistemas e interação. Este, por sua vez, divide-se na interação poder e política e na interação sócio-técnica. A partir da identificação desses vetores e montagem do meta-modelo, foi elaborado um questionário de investigação, o qual foi distribuído via Internet. Foram colhidas 133 respostas de usuários que tivessem vivenciado pelo menos uma experiência de implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Os dados foram então submetidos a tratamento estatístico na ferramenta SPSS por meio de análise fatorial e regressão linear múltipla. Os resultados obtidos permitiram identificar os fatores de maior influência no comportamento de resistência e confirmar/refutar as hipóteses originalmente propostas. O meta-modelo gerado também promoveu a discussão dos resultados com base na teoria utilizada, gerando novos insights para o entendimento do comportamento de resistência no contexto do GED.

Gestão arquivística sustentável : uma proposta de manual

As demandas por uma consideração das questões ambientais, nos dias hoje, tornaram-se tão presentes e a arquivologia não poderia ficar de fora do debate. Dessa forma, o trabalho aqui apresentado, em forma de produto, busca destacar a importância da implementação de um programa de gestão de documentos sustentável que possa contribuir para um meio ambiente ecologicamente equilibrado. Para isso, foi elaborado um manual de gestão arquivística sustentável que estabelece um conjunto de práticas para promover a sustentabilidade ambiental no âmbito dos arquivos da Pró-Reitoria de Extensão e Cultura (Proexc), da Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (Unirio). Mais adiante, este estudo piloto será estendido para toda a Universidade.

As contribuições das linguagens de marcação para a gestão da informação arquivística digital

Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES)

Preservação digital nas instituições de ensino superior: aspectos organizacionais, legais e técnicos

This article analyzes the main aspects related to digital preservation in Higher Education Institution (HEI). Discusses the problems and challenges to be facing in this context and presents the main aspects and strategies involving digital preservation in this institution type, focusing on three: the organizational aspects, the legal aspects and the technical aspects. The methodological procedures involved the literature analysis on the subject area. As a result shows a digital preservation policy that includes 15 (fifteen) essential elements, distributed in three segments (aspects), and the importance of each element to the deployment of a digital preservation policy.

Cuestiones en torno a la transferencia de la custodia de los documentos entre archivos públicos

This paper discusses the different forms and conditions of incorporating collections from the judiciary by executive bodies. For such, we use the custodial history of the Juízo de Órfãos de São Paulo archives as a reference. An instance of the Brazilian justice between the 16th and 20th centuries, the Juízo de Órfãos de São Paulo is currently fragmented in several institutions of custody and under different denominations. Similarly, other archives from judiciary bodies underwent similar processes for custody transfer. However, this type of situation is not restricted to the past: nowadays, even under legally established norms and guidelines for the implementation of document management programs, it is still possible to find, recurrently, the adoption of similar procedures for the incorporation of collections. We therefore intend to establish a parallel between these two moments and the Brazilian archival legislation in force.