Systemförvaltning hos Banverket – design av gemensam process för ändringshantering

Vår uppdragsgivare för detta arbete var IT-avdelningen på Banverkets huvudkontor. Deras upp-drag till oss var att kartlägga nuläget i ändringshanteringen i systemförvaltningen. Utifrån den kartläggningen skulle vi även utveckla en gemensam process med tillhörande processbeskrivning för ändringshanteringen. Ändringshantering är alla de aktiviteter som uppstår från det att ett förändringsbehov inkommer till dess att förändringen är införd. Banverket har under 2003 arbetat fram en metodik för systemförvaltning, som fortfarande är under utveckling. Metodikens stöd för det operativa arbetet, i synnerhet ändringshanteringen, är inte tillräcklig. Förvaltningsledare har hittills skapat sina egna processer kring hur ändringshan-teringen ska gå till och de finns inte dokumenterade, utan existerar som enskild kunskap. Detta leder till att systemförvaltningen blir personbunden och konsekvensen blir bland annat att det är resurskrävande att byta ut personen i förvaltningen samt att det tar längre tid vid överlämning av förvaltningen till ny person. Vi genomförde semistrukturerade intervjuer med nio systemförvaltare och förvaltningsledare för att kunna beskriva deras arbetssätt i nuläget. Till hjälp i beskrivningen av arbetssättet använde vi handlingsgrafer enligt metoden FA/SIM. Med handlingsgraferna kunde vi jämföra de olika arbetssätten. Vid jämförelsen kunde vi se att det fanns ett antal handlingar som är återkommande i de flesta nulägesbeskrivningarna. Vi analyserade dessa handlingar med hjälp av affärsaktsteorin för att få svar på om ändringshanteringen är affärstydlig. Vi kunde se att förvaltningsledarna saknar ett bra stöd för vilken information som bör komma in med varje förändringsbehov. Detta leder till att förvaltningsledaren känner en osäkerhet i om den prioriterat rätt och kan leda till att han/hon hamnar i ett underläge i en eventuell förhandling med leverantören. I acceptanstestningen märkte vi att den inte utförs på ett strukturerat sätt samt att det finns en tendens till att förvaltningsledaren i vissa fall förlitar sig på den testning leverantören utför. Den ändringshanteringsprocess vi utvecklat är en grund till ett gemensamt arbetssätt, men en viss fördjupning av detaljnivån i processen måste ske mot varje förvaltningsobjekt. Vi menar att för att säkerställa att rätt och jämförbar information om de olika förändringsbehoven kommer in behöver förvaltningsledaren arbeta fram någon form av frågemall. Genom att genomföra en nyt-tovärdering enligt PENG-modellen tror vi att förvaltningsledaren hittar de frågor som han/hon behöver ha svar på i prioriteringsfasen och som bör ingå i frågemallen. Acceptanstestningen bör ske på ett strukturerat sätt och vi föreslår att förvaltningsledaren arbetar fram ett testprotokoll för sitt förvaltningsobjekt samt identifierar några för verksamheten kritiska funktionaliteter som också bör ingå i testprotokollet.

Using modeling as a co-design approach in the planning process of new care environments

Current research shows a relationship between healthcare architecture and patient-related Outcomes. The planning and designing of new healthcare environments is a complex process; the needs of the various end-users of the environment must be considered, including the patients, the patients’ significant others, and the staff. The aim of this study was to explore the experiences of healthcare professionals participating in group modelling utilizing system dynamics in the pre-design phase of new healthcare environments. We engaged healthcare professionals in a series of workshops using system dynamics to discuss the planning of healthcare environments in the beginning of a construction, and then interviewed them about their experience. An explorative and qualitative design was used to describe participants’ experiences of participating in the group modelling projects. Participants (n=20) were recruited from a larger intervention study using group modeling and system dynamics in planning and designing projects. The interviews were analysed by qualitative content analysis. Two themes were formed, representing the experiences in the group modeling process: ‘Partaking in the G-M created knowledge and empowerment’and ‘Partaking in the G-M was different from what was expected and required time and skills’. The method can support participants in design teams to focus more on their healthcare organization, their care activities and their aims rather than focusing on detailed layout solutions. This clarification is important when decisions about the design are discussed and prepared and will most likely lead to greater readiness for future building process.