Systemförvaltning hos Banverket – design av gemensam process för ändringshantering

Vår uppdragsgivare för detta arbete var IT-avdelningen på Banverkets huvudkontor. Deras upp-drag till oss var att kartlägga nuläget i ändringshanteringen i systemförvaltningen. Utifrån den kartläggningen skulle vi även utveckla en gemensam process med tillhörande processbeskrivning för ändringshanteringen. Ändringshantering är alla de aktiviteter som uppstår från det att ett förändringsbehov inkommer till dess att förändringen är införd. Banverket har under 2003 arbetat fram en metodik för systemförvaltning, som fortfarande är under utveckling. Metodikens stöd för det operativa arbetet, i synnerhet ändringshanteringen, är inte tillräcklig. Förvaltningsledare har hittills skapat sina egna processer kring hur ändringshan-teringen ska gå till och de finns inte dokumenterade, utan existerar som enskild kunskap. Detta leder till att systemförvaltningen blir personbunden och konsekvensen blir bland annat att det är resurskrävande att byta ut personen i förvaltningen samt att det tar längre tid vid överlämning av förvaltningen till ny person. Vi genomförde semistrukturerade intervjuer med nio systemförvaltare och förvaltningsledare för att kunna beskriva deras arbetssätt i nuläget. Till hjälp i beskrivningen av arbetssättet använde vi handlingsgrafer enligt metoden FA/SIM. Med handlingsgraferna kunde vi jämföra de olika arbetssätten. Vid jämförelsen kunde vi se att det fanns ett antal handlingar som är återkommande i de flesta nulägesbeskrivningarna. Vi analyserade dessa handlingar med hjälp av affärsaktsteorin för att få svar på om ändringshanteringen är affärstydlig. Vi kunde se att förvaltningsledarna saknar ett bra stöd för vilken information som bör komma in med varje förändringsbehov. Detta leder till att förvaltningsledaren känner en osäkerhet i om den prioriterat rätt och kan leda till att han/hon hamnar i ett underläge i en eventuell förhandling med leverantören. I acceptanstestningen märkte vi att den inte utförs på ett strukturerat sätt samt att det finns en tendens till att förvaltningsledaren i vissa fall förlitar sig på den testning leverantören utför. Den ändringshanteringsprocess vi utvecklat är en grund till ett gemensamt arbetssätt, men en viss fördjupning av detaljnivån i processen måste ske mot varje förvaltningsobjekt. Vi menar att för att säkerställa att rätt och jämförbar information om de olika förändringsbehoven kommer in behöver förvaltningsledaren arbeta fram någon form av frågemall. Genom att genomföra en nyt-tovärdering enligt PENG-modellen tror vi att förvaltningsledaren hittar de frågor som han/hon behöver ha svar på i prioriteringsfasen och som bör ingå i frågemallen. Acceptanstestningen bör ske på ett strukturerat sätt och vi föreslår att förvaltningsledaren arbetar fram ett testprotokoll för sitt förvaltningsobjekt samt identifierar några för verksamheten kritiska funktionaliteter som också bör ingå i testprotokollet.

Utformning av operatörsverktyg för åskådliggörande av rörliga kostnader

Syftet med detta arbete som utförts på Kvarnsvedens pappersbruk i Borlänge har varit att framställa ett operatörsverktyg. Ett operatörsverktyg som ska åskådliggöra processens rörliga kostnader, som kan benämnas en produktkalkyl för stunden. Verktyget skall senare möjliggöra förbättrade utsikter för kontroll, styrning och uppföljning av rörliga kostnader inom företaget samt öka möjligheterna till att minska de rörliga kostnaderna som är kopplade till processen. Massafabriken på Kvarnsvedens pappersbruk och pappersmaskin 11 har utgjort arbetets grundläggande måltavlor för operatörsverktyget. Arbetet innefattade kartläggning och granskning av pappersprocessen för att skapa en så heltäckande bild av uppdragsbeskrivningen som möjligt. När processen studerats och processflöden kartlagts mer ingående påbörjades utvecklandet av operatörsverktyget. Vidare utfördes en litteraturundersökning för att urskilja potentiella handlingsalternativ vid utformningen av operatörsverktyget samt för en ökad förståelse för verksamheten och ämnesområdet. I dagsläget saknas direkt återkoppling, i realtid, för den kontinuerliga utvecklingen av de rörliga kostnaderna eftersom nuvarande uppföljning är baserad på månadsrapporter. Operatörsverktyget som arbetet utmynnade i kommer med hög sannolikhet vara av betydelse för utvecklingen av verksamheten på företaget. Operatörsverktyget kommer även att understödja både styrningen och kontrollen av processens rörliga kostnader. Förhoppningen är att verktyget skall fungera som ett hjälpmedel i arbetet med att optimera arbetet och processen. Några av de fördelar som operatörsverktyget förväntas ge är bland annat att operativa prestationer omedelbart kan kopplas till företagets resultat, ett snabbt synliggörande av exempelvis resultat vilket öppnar för faktabaserad beslutsstrategi samt att viktig information inte behöver gå förlorad. Operatörsverktyget kan framöver anpassas och utnyttjas på fler av verksamhetens pappersmaskiner.