Schémas de classification et repérage des documents administratifs électroniques dans un contexte de gestion décentralisée des ressources informationnelles

Les employés d’un organisme utilisent souvent un schéma de classification personnel pour organiser les documents électroniques qui sont sous leur contrôle direct, ce qui suggère la difficulté pour d’autres employés de repérer ces documents et la perte possible de documentation pour l’organisme. Aucune étude empirique n’a été menée à ce jour afin de vérifier dans quelle mesure les schémas de classification personnels permettent, ou même facilitent, le repérage des documents électroniques par des tiers, dans le cadre d’un travail collaboratif par exemple, ou lorsqu’il s’agit de reconstituer un dossier. Le premier objectif de notre recherche était de décrire les caractéristiques de schémas de classification personnels utilisés pour organiser et classer des documents administratifs électroniques. Le deuxième objectif consistait à vérifier, dans un environnement contrôlé, les différences sur le plan de l’efficacité du repérage de documents électroniques qui sont fonction du schéma de classification utilisé. Nous voulions vérifier s’il était possible de repérer un document avec la même efficacité, quel que soit le schéma de classification utilisé pour ce faire. Une collecte de données en deux étapes fut réalisée pour atteindre ces objectifs. Nous avons d’abord identifié les caractéristiques structurelles, logiques et sémantiques de 21 schémas de classification utilisés par des employés de l’Université de Montréal pour organiser et classer les documents électroniques qui sont sous leur contrôle direct. Par la suite, nous avons comparé, à partir d'une expérimentation contrôlée, la capacité d’un groupe de 70 répondants à repérer des documents électroniques à l’aide de cinq schémas de classification ayant des caractéristiques structurelles, logiques et sémantiques variées. Trois variables ont été utilisées pour mesurer l’efficacité du repérage : la proportion de documents repérés, le temps moyen requis (en secondes) pour repérer les documents et la proportion de documents repérés dès le premier essai. Les résultats révèlent plusieurs caractéristiques structurelles, logiques et sémantiques communes à une majorité de schémas de classification personnels : macro-structure étendue, structure peu profonde, complexe et déséquilibrée, regroupement par thème, ordre alphabétique des classes, etc. Les résultats des tests d’analyse de la variance révèlent des différences significatives sur le plan de l’efficacité du repérage de documents électroniques qui sont fonction des caractéristiques structurelles, logiques et sémantiques du schéma de classification utilisé. Un schéma de classification caractérisé par une macro-structure peu étendue et une logique basée partiellement sur une division par classes d’activités augmente la probabilité de repérer plus rapidement les documents. Au plan sémantique, une dénomination explicite des classes (par exemple, par utilisation de définitions ou en évitant acronymes et abréviations) augmente la probabilité de succès au repérage. Enfin, un schéma de classification caractérisé par une macro-structure peu étendue, une logique basée partiellement sur une division par classes d’activités et une sémantique qui utilise peu d’abréviations augmente la probabilité de repérer les documents dès le premier essai.

Innovation, artistes et managers, ethnographie du Cirque du Soleil

Considérant que le Canada aura perdu presque un million de travailleurs qualifiés en 2020 et qu’en 2005, déjà 40 à 60% des travailleurs de la génération des baby-boomers ont pris leur retraite, on peut anticiper que les capacités d’innovation des entreprises sont en train de devenir un enjeu de société. De plus, depuis quelques années déjà, on remarque que la valeur des connaissances et de la créativité au sein des économies capitalistes a augmenté, plaçant les industries créatives au premier plan. En fait, les activités de création artistique incarneraient l’expression la plus avancée des modes de production et des relations au sein du monde du travail engendrées par les mutations récentes du capitalisme. Apprendre à innover devient dès lors une priorité et, comme les pratiques exemplaires émergent généralement chez les leaders d’une industrie, le cirque le plus applaudi à travers le monde, le Cirque du Soleil, représente un terrain idéal de renouvellement des pratiques d’innovation. Centrée spécifiquement sur le cas de l’innovation artistique, cette recherche explore les interactions entre les artistes et les managers pendant les premières phases d’un projet d’architecture menant à la construction d’un centre d’art et de divertissement, un des secteurs d’affaires de l’entreprise. Cette thèse présente les résultats d’une étude de cas effectuée dans un champ de recherche en émergence au sein des recherches en management : le croisement entre l’art et le management. À partir d’une perspective interdisciplinaire incluant une méthodologie ethnographique et une approche esthétique des organisations, l’étude met l’accent sur la co-création de connaissances parmi les artistes et les managers participant à un projet de grande envergure. La problématique de l’innovation est étudiée par le biais des pratiques managériales et artistiques, à partir de l’étude des organisations, de l’anthropologie et de la sociologie. L’étude vise à comprendre comment ces deux groupes culturels distincts travaillent et apprennent dans l’action et comment leurs pratiques collectives sont créées, partagées et mises en œuvre. À partir du quotidien de 26 artistes et managers suivi sur une période de 9 mois, complété par l’analyse de plus de 5500 pages de documents et de 20 heures de vidéo, une ethnographie de type récit de fiction donne accès à la culture de ces maîtres bâtisseurs, à leur imaginaire, à leur mode de vie et à leurs pratiques. La cognition partagée entre ces acteurs de l’industrie créative des arts du cirque donne lieu à sept pratiques (tribu, dialogue, récits, innovation, action, rapports et mémoire) qui sont décrites selon une double perspective, le management et les sciencs humaines. Outre une méthodologie qui intègre l’approche esthétique des organisations, une nouvelle définition de la face cachée de l’innovation est proposée, ainsi qu’un modèle conceptuel dynamique développé à partir des pratiques novatrices du Cirque du Soleil. Créatives, celles-ci constituent une source d’inspiration pour le domaine du management. En ce sens, cette recherche contribue à l’étude des organisations et au développement de pratiques créatives de management.

En direct de l'EBSI, no 19

Le bulletin En direct de l'EBSI est publié annuellement, en version imprimée, par l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information (EBSI) de l'Université de Montréal et est distribué à tous les diplômés et étudiants.

La redocumentarisation, un défi pour les sciences de l’information

À paraître en décembre 2007.