Análise da performance organizacional: Proposta de um modelo do balanced scorecard para a avaliação do desempenho do comando da 1ª região militar

Esta pesquisa gira à volta da avaliação do desempenho organizacional com enfoque no sistema denominado Balanced Scorecard. Esta ferramenta, criada no início da década de noventa, por David Norton e Robert Kaplan, tem vindo a contagiar os gestores, e nos dias de hoje várias são as organizações que beneficiam dela para obter excelência. A primeira metodologia foi apresentada em mil novecentos e noventa e três (1993), constituída por oito etapas. No ano de mil novecentos e noventa e seis (1996), os autores desenvolveram uma nova metodologia, melhorada, composta por dez etapas. Começámos por fazer um levantamento teórico dos conceitos ligados a esta ferramenta, as suas vantagens e desvantagens, as fases da sua execução, os possíveis obstáculos ao seu sucesso e os frutos que poderão ser colhidos com a sua implementação. Através de uma proposta de implementação, escolhemos o Comando da 1ª Região Militar, para verificar quais serão os impactos na gestão desta organização. Do diagnóstico situacional efectuado com base em entrevistas, análise documental e observação, verificámos que a organização possui algumas insuficiências ao nível do desempenho de gestão, derivadas sobretudo da situação logística e financeira. Na construção do mapa estratégico, principal componente do Balanced scorecard, vimo-nos na necessidade de deslocar a perspectiva do cliente ou de mercado para o topo de configuração, devido à natureza do objecto negocial da organização em estudo. O modelo de avaliação de desempenho desenvolvido evidenciou a importância que a utilização deste sistema poderá ter na melhoria das actividades castrenses, sobretudo pelo aumento do nível de comunicação entre os subgrupos e a gestão de topo, neste caso, o Pessoal de Comando e as Pequenas Unidades, devido à natureza e qualidade das informações fornecidas pelo mapa estratégico. The aim of this study is to look at the organizational performance measurement system, with a special emphasis upon the so called Balanced Scorecard System. This tool, created at the beginning of the 1990’s by David Norton and Robert Kaplan, has been gaining the enthusiasm of administrator, and at the present time, several organizations are using it in the search for excellence. The first methodology was presented in 1993 and was formed by eight steps. In 1996, however, its creators developed an improved version of this methodology, now composed by ten steps. We start by doing a research of the theoretical concepts related to this tool, its advantages and disadvantages, the stages of its implementation, possible obstacles to its success, and the benefits that can come from its use. Based on an implementation proposal, we chose the First Military Command Region of Cape Verde to study the possible impacts of this system on the management of that Institution. From an investigation on the existent situation, based on interviews, analysis of documents and “in locus” observation, we realised that the institution shows some administrative insufficiencies, mainly due to its logistics and financial situation. In the building of the strategic map, the main component of the Balanced Scorecard System, we were obliged to move the perspective of the client or the market to the top of the configuration, because of the nature of the trading object of the institution being studied. The performance measurement model developed, clearly showed the importance that the implementation of this system might have on the improvement of the Military activities, mainly because of the improvement on the type of communication that can be established between the subgroups and the higher hierarchical levels, in this case, the Commander Staff and the lower Units, due to the type and quality of the information provided by the strategic map.

Lean IT Application of 5S/6S Technique in a SME

O Lean não é apenas uma prática. É uma revolução nas Tecnologias de Informação (TI) proporcionando uma maior e melhor utilização dos recursos e procurando alcançar custos mais baixos dos que existem atualmente. É muito mais do que uma lista de ferramentas e metodologias e para que seja estabelecido é necessário mudar comportamentos culturais e incentivar todas as organizações a pensarem de forma diferente sobre o poder da informação versus o valor do negócio. Normalmente associa-se o Lean à criação de valor para a organização. Mas o valor é significativo quando é trazido com eficiência e resultando na eliminação de processos que consomem tempo, recursos e espaço desnecessário. Os princípios Lean podem ajudar as organizações na melhoria da qualidade, redução de custos e no alcance da eficiência através de uma melhor produtividade. Existem vários conceitos Lean que podem ser associados a diferentes objetivos de resolução de problemas. Em particular, este trabalho é uma dissertação programada para analisar um novo paradigma sobre o Lean que surgiu recentemente - Lean para Tecnologias de Informação (Lean IT). Esta dissertação apresenta uma abordagem para o Lean IT (enquadramento, objetivos e metodologia) para realizar o trabalho e utiliza um único estudo de caso, com abordagem à técnica 5S/6S (até o terceiro nível de avaliação), numa Pequena, Média Empresa (PME), de forma a demonstrar a agregação de valor e as vantagens na eliminação de resíduos/desperdícios nos seus processos. A técnica também mostra a evolução da avaliação antes e depois da sua aplicação. Este estudo de caso individual avalia um Departamento de TI (com uma equipe de cinco colaboradores e um chefe de Departamento) através da observação direta, documentação e arquivos de registos e os equipamentos analisados são computadores, postos de trabalho e projetos (código desenvolvido, portais e outros serviços de TI). x Como guia, a metodologia inclui a preparação da avaliação em conjunto com o responsável/chefe do Departamento de TI, o desenrolar das operações, a identificação do fluxo de valor para cada atividade, o desenvolvimento de um plano de comunicação e a análise de cada passo da avaliação do fluxo de processamento. Os principais resultados estão refletidos nas novas ferramentas de trabalho (Microsoft SharePoint e Microsoft Project em detrimento do Microsoft Excel) que fornecem comunicação remota e controlo de projetos para todos os stakeholders, tais como, a gestão de topo, parceiros e clientes (algumas organizações incluem o Outsourcing no desenvolvimento de funcionalidades específicas). Os resultados também refletem-se na qualidade do trabalho, no cumprimento de prazos, na segurança física e lógica, na motivação dos colaboradores e na satisfação dos clientes. A técnica 5S/6S ajuda a esclarecer os conceitos e princípios Lean, exequibilidade e aumenta a curiosidade sobre a implementação da técnica noutros departamentos tais como o Financeiro e ou o de Recursos Humanos. Como forma de consolidação do trabalho tornou-se possível organizar a avaliação para que a organização possa candidatar-se a uma certificação na norma ISO/IEC 25010:2011, no modelo de qualidade de software (software é o core business desta PME). Mas tal só será possível se toda a organização atingir a padronização dos seus processos. Este estudo de caso mostra que os conceitos Lean e a aplicação de uma ou mais das suas técnicas (neste caso particular a técnica 5S/6S) ajuda a obter melhores resultados através da gestão e melhoria dos seus principais serviços.