Lean IT Application of 5S/6S Technique in a SME

O Lean não é apenas uma prática. É uma revolução nas Tecnologias de Informação (TI) proporcionando uma maior e melhor utilização dos recursos e procurando alcançar custos mais baixos dos que existem atualmente. É muito mais do que uma lista de ferramentas e metodologias e para que seja estabelecido é necessário mudar comportamentos culturais e incentivar todas as organizações a pensarem de forma diferente sobre o poder da informação versus o valor do negócio. Normalmente associa-se o Lean à criação de valor para a organização. Mas o valor é significativo quando é trazido com eficiência e resultando na eliminação de processos que consomem tempo, recursos e espaço desnecessário. Os princípios Lean podem ajudar as organizações na melhoria da qualidade, redução de custos e no alcance da eficiência através de uma melhor produtividade. Existem vários conceitos Lean que podem ser associados a diferentes objetivos de resolução de problemas. Em particular, este trabalho é uma dissertação programada para analisar um novo paradigma sobre o Lean que surgiu recentemente - Lean para Tecnologias de Informação (Lean IT). Esta dissertação apresenta uma abordagem para o Lean IT (enquadramento, objetivos e metodologia) para realizar o trabalho e utiliza um único estudo de caso, com abordagem à técnica 5S/6S (até o terceiro nível de avaliação), numa Pequena, Média Empresa (PME), de forma a demonstrar a agregação de valor e as vantagens na eliminação de resíduos/desperdícios nos seus processos. A técnica também mostra a evolução da avaliação antes e depois da sua aplicação. Este estudo de caso individual avalia um Departamento de TI (com uma equipe de cinco colaboradores e um chefe de Departamento) através da observação direta, documentação e arquivos de registos e os equipamentos analisados são computadores, postos de trabalho e projetos (código desenvolvido, portais e outros serviços de TI). x Como guia, a metodologia inclui a preparação da avaliação em conjunto com o responsável/chefe do Departamento de TI, o desenrolar das operações, a identificação do fluxo de valor para cada atividade, o desenvolvimento de um plano de comunicação e a análise de cada passo da avaliação do fluxo de processamento. Os principais resultados estão refletidos nas novas ferramentas de trabalho (Microsoft SharePoint e Microsoft Project em detrimento do Microsoft Excel) que fornecem comunicação remota e controlo de projetos para todos os stakeholders, tais como, a gestão de topo, parceiros e clientes (algumas organizações incluem o Outsourcing no desenvolvimento de funcionalidades específicas). Os resultados também refletem-se na qualidade do trabalho, no cumprimento de prazos, na segurança física e lógica, na motivação dos colaboradores e na satisfação dos clientes. A técnica 5S/6S ajuda a esclarecer os conceitos e princípios Lean, exequibilidade e aumenta a curiosidade sobre a implementação da técnica noutros departamentos tais como o Financeiro e ou o de Recursos Humanos. Como forma de consolidação do trabalho tornou-se possível organizar a avaliação para que a organização possa candidatar-se a uma certificação na norma ISO/IEC 25010:2011, no modelo de qualidade de software (software é o core business desta PME). Mas tal só será possível se toda a organização atingir a padronização dos seus processos. Este estudo de caso mostra que os conceitos Lean e a aplicação de uma ou mais das suas técnicas (neste caso particular a técnica 5S/6S) ajuda a obter melhores resultados através da gestão e melhoria dos seus principais serviços.