MRO-tuotteiden hankintaprosessin tehostaminen toimittajayhteistyön avulla

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää MRO-tuotteiden hankinnassa käytettäviä liiketoimintasuhdemuotoja sekä huomioitavia asioita siirryttäessä kohti yhteistyötä toimittajan kanssa. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena case-tutkimuksena, jossa aineiston kokoaminen pohjautui haastatteluihin, sisäisiin dokumentaatioihin sekä osallistuvaan havainnointiin. Analysointi tapahtui teoreettisen tuoteluokittelun pohjalta sekä luokitteluryhmien tarkastelulla käytännössä. Tutkimuksen keskeisimpänä tuloksena on havainto yhteistyösuhteiden käytön lisääntymisestä vakiotuotteiden hankinnassa. Tämä johtuu pyrkimyksestä suorittaa ko. tuotteiden hankinta mahdollisimman vähin resurssein, jolloin hankintojen huomio voidaan keskittää kriittisempiin tuotteisiin. MRO-tuotteissa käytettäviä yleisimpiä liiketoimintasuhteita ovat kilpailutus sekä vuosi- ja puitesopimukset. Ylläpitosopimukset ja kumppanuus-suhteet ovat mahdollisia, kun tuotteiden strateginen merkitys nousee merkittäväksi ja osapuolten välillä vallitsee korkea luottamus.

Developing purchase invoice processing through workflow automation

The aim of this master’s thesis is to research and analyze how purchase invoice processing can be automated and streamlined in a system renewal project. The impacts of workflow automation on invoice handling are studied by means of time, cost and quality aspects. Purchase invoice processing has a lot of potential for automation because of its labor-intensive and repetitive nature. As a case study combining both qualitative and quantitative methods, the topic is approached from a business process management point of view. The current process was first explored through interviews and workshop meetings to create a holistic understanding of the process at hand. Requirements for process streamlining were then researched focusing on specified vendors and their purchase invoices, which helped to identify the critical factors for successful invoice automation. To optimize the flow from invoice receipt to approval for payment, the invoice receiving process was outsourced and the automation functionalities of the new system utilized in invoice handling. The quality of invoice data and the need of simple structured purchase order (PO) invoices were emphasized in the system testing phase. Hence, consolidated invoices containing references to multiple PO or blanket release numbers should be simplified in order to use automated PO matching. With non-PO invoices, it is important to receive the buyer reference details in an applicable invoice data field so that automation rules could be created to route invoices to a review and approval flow. In the beginning of the project, invoice processing was seen ineffective both time- and cost-wise, and it required a lot of manual labor to carry out all tasks. In accordance with testing results, it was estimated that over half of the invoices could be automated within a year after system implementation. Processing times could be reduced remarkably, which would then result savings up to 40 % in annual processing costs. Due to several advancements in the purchase invoice process, business process quality could also be perceived as improved.