Organizing for Systemic Innovations – Research on Knowledge, Interaction and Organizational Interdependencies

Systemic innovation has emerged as an important topic due to the interconnected technological and sociotechnical change of our current complex world. This study approaches the phenomenon from an organizing perspective, by analyzing the various actors, collaborative activities and resources available in innovation systems. It presents knowledge production for innovation and discusses the organizational challenges of shared innovation activities from a dynamic perspective. Knowledge, interaction, and organizational interdependencies are seen as the core elements of organizing for systemic innovations. This dissertation is divided into two parts. The first part introduces the focus of the study and the relevant literature and summarizes conclusions. The second part includes seven publications, each reporting on an important aspect of the phenomenon studied. Each of the in-depth single-case studies takes a distinct and complementary systems approach to innovation activities – linking the refining of knowledge to the enabling of organizations to participate in shared innovation processes. These aspects are summarized as theoretical and practical implications for recognizing innovation opportunities and turning ideas into innovations by means of using information and organizing activities in an efficient manner. Through its investigation of the existing literature and empirical case studies, this study makes three main contributions. First, it describes the challenges inherent in utilizing information and transforming it into innovation knowledge. Secondly, it presents the role of interaction and organizational interdependencies in innovation activities from various novel perspectives. Third, it highlights the interconnection between innovations and organizations, and the related path dependency and anticipatory aspects in innovation activities. In general, the thesis adds to our knowledge of how different aspects of systems form innovations through interaction and organizational interdependencies. It highlights the continuous need to redefine information and adjust organizations and networks based on ongoing activities – stressing the emergent, systemic nature of innovation.

Tuotekustannuslaskennan nykytila ja kustannusseurannan kehittäminen mallimoottoriajattelun avulla

Tutkimuksen tarkoituksena on tutkia globaalin konsernin yhden liiketoimintayksikön tuotekustannuslaskennan nykytilaa. Lisäksi tutkimuksessa selvitetään, miten tuotekohtaista kustannusseurantaa voidaan kehittää mallimoottoriajatuksen avulla. Tutkimus on toteutettu laadullisena case-tutkimuksena yhden organisaation tietojen pohjalta. Teoriaosuuden lähdeaineistot koostuvat pääosin kustannuslaskennan ja -johtamisen perusteoksista ja tieteellisistä artikkeleista. Empiriaosuuden tiedot pohjautuvat haastatteluihin, tietojärjestelmiin ja tutustumiseen organisaatioon. Tutkimuksessa selvisi, että liiketoimintayksikkö ei tällä hetkellä seuraa tuotekohtaisia kustannuksia yksittäisten tuotteiden tasolla. Kustannusseuranta tapahtuu sen sijaan suurempien kokonaisuuksien keskimääräisten kustannuksien tasolla. Tuotekustannuslaskenta on toteutettu perinteiseksi menetelmäksi luokiteltavalla laskentatavalla, jossa välilliset kustannukset kohdistetaan yleiskustannuslisäprosenttien avulla. Tutkimuksen perusteella yleiskustannuksien kohdistamisperusteissa on havaittavissa viitteitä kustannuksien vääristymisestä. Tuotetason kustannuksien seurantaan kehitettiin mallimoottoriajatukseen pohjautuva kustannusmalli, jonka avulla seurataan tarkasti valikoitujen tuotteiden kustannuksien kehittymistä sekä kustannusrakennetta. Mallin avulla voidaan lisätä tuotetason kustannustietoisuutta liiketoimintayksikössä sekä tehdä havaintoja tuotekohtaisten kustannuksien kehityssuunnasta. Mallin kustannustietona käytetään olemassa olevan kustannuslaskentajärjestelmän tietoja. Tästä johtuen mallin kustannustiedoissa on havaittavissa myös viitteitä kustannuksien vääristymisestä.

Tiedon jakaminen ja organisaatiokulttuuri kulkevat käsi kädessä

Pro gradu -tutkielmassa selvitettiin organisaatiokulttuurin vaikutusta tiedon jakamiseen sekä tiedon jakamisen edistämistä asiantuntijaorganisaatiossa. Tavoitteena oli kehittää toimeksiannosta Fingrid Oyj:n tiedon jakamisen käytäntöjä sekä määrittää yhtiölle tavoitekulttuurin piirteet, joihin johto voi sitoutua ja jota kohti organisaatio voi kehittyä. Tutkimus toteutettiin pääosiltaan kvalitatiivisena tutkimuksena ja tutkimusotteena oli toimintatutkimus. Tutkimuksessa perehdyttiin aikaisempiin tiedon jakamista ja organisaatiokulttuurin yhteyttä selvittäneisiin tutkimuksiin. Case-yrityksen henkilöstön näkemykset nykyisestä organisaatiokulttuurista kartoitettiin hyödyntäen Cameron & Quinnin kilpailevien arvojen mallia. Pöytätutkimuksena tutustuttiin organisaation eri dokumentteihin, strategiaan, arvoihin ja ohjeisiin. Lisäksi toteutettiin 10 kpl teemahaastatteluita yhtiön organisaatiokulttuurista ja tiedon jakamisen edistämisen keinoista. Tulosten mukaan organisaatiokulttuurilla ja tiedon jakamisella on yhteys toisiinsa. Tälle löydettiin vahvistusta aikaisempien tutkimusten lisäksi myös case-yrityksen käytänteistä. Kulttuurit, joissa vuorovaikutus on avointa ja valtasuhteet matalia ja joissa kannustetaan kollektiiviseen tekemiseen yksilösuoritusten sijasta, suosivat tiedon jakamista tiedon panttaamisen sijasta. Case-yrityksen organisaatiokulttuurin dominoiviksi piirteiksi muodostuivat hierarkinen ja ryhmäkulttuuri: hierarkisuus näkyy yrityksen toiminnan ohjauksessa runsaina ohjeina ja sääntöinä, silti yrityksen ilmapiiri on epämuodollinen, organisaatiomalli on matala ja päätöksentekojärjestelmässä valtaa on jalkautettu alaspäin. Yrityksen kulttuurin todettiin tukevan tiedon jakamisen käytänteitä. Toimintatutkimuksessa Fingrid Oyj:lle määriteltiin yhdessä ylimmän johdon kanssa tavoitekulttuurin piirteet, linjattiin miten kulttuurin tulee näkyä esimiestyössä sekä laadittiin ehdotuksia tiedon jakamisen kehittämiseksi yhtiössä.

Tietojärjestelmän omistajuuden siirtoprojektin osaamis- ja tarvekartoitus

Tutkimuksen tarkoitus on selventää tietojärjestelmän omistajuuden muutoksessa olevan organisaation osaamisen kartoittamista, määrittämistä ja mittaamista. Yksilön, ryhmän sekä organisaation oppiminen nähdään keskeisenä tekijä organisaation kilpailukyvyn ylläpitämisessä ja kehittämisessä. Aihepiiriä on tutkittu paljon, kuitenkin on edelleen paljon erilaisia näkemyksiä oppimiseen liittyvistä aiheista ja siihen vaikuttavista tekijöistä. Tutkimuksen kohteena ovat myös oppimiseen ja osaamiseen läheisesti liittyvät teemat, innovointi ja muutosjohtaminen, niiltä osin, kun ne vaikuttavat organisatoriseen ja/tai yksilön oppimiseen ja osaamiseen. Tutkimuksen kohteena ovat kaksi julkishallinnon organisaatiota joiden välillä tapahtuu tietojärjestelmien omistajuuden vaihdon yhteydessä kohtuullisen laajamittaista osaamisen siirtoa. Tutkimuksen empiirisessä osassa perehdyttiin organisaation osaamisen hallinnan prosessiin ja sen kehittämismahdollisuuksiin. Organisatoriseen oppimiseen ja osaamiseen vaikuttavat tekijät, niin sisäiset kuin ulkopuoliset, on selvitetty tutkimuksessa. Myös eri tekijöiden vaikutusta organisaation kilpailukykyyn ja kykyyn luoda uutta osaamista ja innovointia on selvitetty tutkimuksessa. Tutkimuksen tulokset ja empiirinen osuus antavat samankaltaisia ratkaisuja osaamiseen, yksilön ja organisaation, oppimisen osalta.

Improving productivity by developing knowledge management practices for a consulting company

The objective of the research was to identify knowledge conversion states in consultancy sales and delivery processes for the company’s one business unit, to know where to store certain types of information and knowledge, and to create best practices for the company’s knowledge management activities in the selected business processes. The used research methodology was action research. The current business processes were analyzed by interviewing people involved in them. The results were documented and catego- rized, and based on them the target states of the processes were developed. Knowledge man- agement activities were integrated to the business processes. The main findings of the research were that roles and responsibilities in the processes were not clear to people, information systems did not fully support individuals and time was wasted searching for information and knowledge. There were also many variations of how the processes actually realized, which affected the overall quality of the process. The conclusions of the research were that knowledge management activities should be high- lighted in businesses where knowledge workers are the main assets of the company. Knowledge management practices can be supported by company culture, leadership and in- formation systems. However, one main factor is each individual’s willingness to share knowledge. By integrating knowledge management activities to business processes and hav- ing information systems supporting knowledge management, individual productivity can be improved.

PRODUCT DATA MANAGEMENT FOR FINNISH SMALL AND MEDIUM-SIZED MANUFACTURING ENTERPRISES - Towards a viable information system concept

Product Data Management (PDM) systems have been utilized within companies since the 1980s. Mainly the PDM systems have been used by large companies. This thesis presents the premise that small and medium-sized companies can also benefit from utilizing the Product Data Management systems. Furthermore, the starting point for the thesis is that the existing PDM systems are either too expensive or do not properly respond to the requirements SMEs have. The aim of this study is to investigate what kinds of requirements and special features SMEs, operating in Finnish manufacturing industry, have towards Product Data Management. Additionally, the target is to create a conceptual model that could fulfill the specified requirements. The research has been carried out as a qualitative case study, in which the research data was collected from ten Finnish companies operating in manufacturing industry. The research data is formed by interviewing key personnel from the case companies. After this, the data formed from the interviews has been processed to comprise a generic set of information system requirements and the information system concept supporting it. The commercialization of the concept is studied in the thesis from the perspective of system development. The aim was to create a conceptual model, which would be economically feasible for both, a company utilizing the system and for a company developing it. For this reason, the thesis has sought ways to scale the system development effort for multiple simultaneous cases. The main methods found were to utilize platform-based thinking and a way to generalize the system requirements, or in other words abstracting the requirements of an information system. The results of the research highlight the special features Finnish manufacturing SMEs have towards PDM. The most significant of the special features is the usage of project model to manage the order-to-delivery –process. This differs significantly from the traditional concepts of Product Data Management presented in the literature. Furthermore, as a research result, this thesis presents a conceptual model of a PDM system, which would be viable for the case companies interviewed during the research. As a by-product, this research presents a synthesized model, found from the literature, to abstract information system requirements. In addition to this, the strategic importance and categorization of information systems within companies has been discussed from the perspective of information system customizations.

Healthcare Information System Selection Model for Medical Clinics

The issue of selecting an appropriate healthcare information system is a very essential one. If implemented healthcare information system doesn’t fit particular healthcare institution, for example there are unnecessary functions; healthcare institution wastes its resources and its efficiency decreases. The purpose of this research is to develop a healthcare information system selection model to assist the decision-making process of choosing healthcare information system. Appropriate healthcare information system helps healthcare institutions to become more effective and efficient and keep up with the times. The research is based on comparison analysis of 50 healthcare information systems and 6 interviews with experts from St-Petersburg healthcare institutions that already have experience in healthcare information system utilization. 13 characteristics of healthcare information systems: 5 key and 7 additional features are identified and considered in the selection model development. Variables are used in the selection model in order to narrow the decision algorithm and to avoid duplication of brunches. The questions in the healthcare information systems selection model are designed to be easy-to-understand for common a decision-maker in healthcare institution without permanent establishment.