Quasi-objects and actors in the web of belief. Formation of a national nuclear waste management system: the case of Finland

Paper presented in ISA RC23 meeting, Gothenburg July 16th 2010

Building Next Generation Consortium Services – part 3: The National Metadata Repository, Discovery Service Finna, and the New Library System

Kristiina Hormia-Poutasen esitys CBUC-konferenssissa Barcelonassa 12.4.2013.

Information System ProcessInnovation Adoption, Adaptation, Learning, and Unlearning: A Longitudinal Case Study

This thesis examines the history and evolution of information system process innovation (ISPI) processes (adoption, adaptation, and unlearning) within the information system development (ISD) work in an internal information system (IS) department and in two IS software house organisations in Finland over a 43-year time-period. The study offers insights into influential actors and their dependencies in deciding over ISPIs. The research usesa qualitative research approach, and the research methodology involves the description of the ISPI processes, how the actors searched for ISPIs, and how the relationships between the actors changed over time. The existing theories were evaluated using the conceptual models of the ISPI processes based on the innovationliterature in the IS area. The main focus of the study was to observe changes in the main ISPI processes over time. The main contribution of the thesis is a new theory. The term theory should be understood as 1) a new conceptual framework of the ISPI processes, 2) new ISPI concepts and categories, and the relationships between the ISPI concepts inside the ISPI processes. The study gives a comprehensive and systematic study on the history and evolution of the ISPI processes; reveals the factors that affected ISPI adoption; studies ISPI knowledge acquisition, information transfer, and adaptation mechanisms; and reveals the mechanismsaffecting ISPI unlearning; changes in the ISPI processes; and diverse actors involved in the processes. The results show that both the internal IS department and the two IS software houses sought opportunities to improve their technical skills and career paths and this created an innovative culture. When new technology generations come to the market the platform systems need to be renewed, and therefore the organisations invest in ISPIs in cycles. The extent of internal learning and experiments was higher than the external knowledge acquisition. Until the outsourcing event (1984) the decision-making was centralised and the internalIS department was very influential over ISPIs. After outsourcing, decision-making became distributed between the two IS software houses, the IS client, and itsinternal IT department. The IS client wanted to assure that information systemswould serve the business of the company and thus wanted to co-operate closely with the software organisations.

Supporting knowledge creation and sharing in the early phases of the strategic innovation process

The driving forces of technology and globalization continuously transform the business landscape in a way which undermines the existing strategies and innovations of organizations. The challenge for organizations is to establish such conditions where they are able to create new knowledge for innovative business ideas in interaction between other organizations and individuals. Innovation processes continuously need new external stimulations and seek new ideas, new information and knowledge locating more and more outside traditional organizational boundaries. In several studies, the early phases of the innovation process have been considered as the most critical ones. During these phases, the innovation process can emerge or conclude. External knowledge acquirement and utilization are noticed to be important at this stage of the innovation process giving information about the development of future markets and needs for new innovative businessideas. To make it possible, new methods and approaches to manage proactive knowledge creation and sharing activities are needed. In this study, knowledge creation and sharing in the early phases of the innovation process has been studied, and the understanding of knowledge management in the innovation process in an open and collaborative context advanced. Furthermore, the innovation management methods in this study are combined in a novel way to establish an open innovation process and tested in real-life cases. For these purposes two complementary and sequentially applied group work methods - the heuristic scenario method and the idea generation process - are examined by focusing the research on the support of the open knowledge creation and sharing process. The research objective of this thesis concerns two doctrines: the innovation management including the knowledge management, and the futures research concerning the scenario paradigm. This thesis also applies the group decision support system (GDSS) in the idea generation process to utilize the converged knowledge during the scenario process.

The use of future-oriented knowledge in regional innovation processes: Research on knowledge generation, transfer and conversion

The importance of the regional level in research has risen in the last few decades and a vast literature in the fields of, for instance, evolutionary and institutional economics, network theories, innovations and learning systems, as well as sociology, has focused on regional level questions. Recently the policy makers and regional actors have also began to pay increasing attention to the knowledge economy and its needs, in general, and the connectivity and support structures of regional clusters in particular. Nowadays knowledge is generally considered as the most important source of competitive advantage, but even the most specialised forms of knowledge are becoming a short-lived resource for example due to the accelerating pace of technological change. This emphasizes the need of foresight activities in national, regional and organizational levels and the integration of foresight and innovation activities. In regional setting this development sets great challenges especially in those regions having no university and thus usually very limited resources for research activities. Also the research problem of this dissertation is related to the need to better incorporate the information produced by foresight process to facilitate and to be used in regional practice-based innovation processes. This dissertation is a constructive case study the case being Lahti region and a network facilitating innovation policy adopted in that region. Dissertation consists of a summary and five articles and during the research process a construct or a conceptual model for solving this real life problem has been developed. It is also being implemented as part of the network facilitating innovation policy in the Lahti region.

Maritime Safety in the Gulf of Finland. Review on Policy Instruments

Suomenlahden lisääntynyt meriliikenne on herättänyt huolta meriliikenteen turvallisuuden tasosta, ja erityisesti Venäjän öljyviennin kasvu on lisännyt öljyonnettomuuden todennäköisyyttä Suomenlahdella. Erilaiset kansainväliset, alueelliset ja kansalliset ohjauskeinot pyrkivät vähentämään merionnettomuuden riskiä ja meriliikenteen muita haittavaikutuksia. Tämä raportti käsittelee meriturvallisuuden yhteiskunnallisia ohjauskeinoja: ohjauskeinoja yleisellä tasolla, meriturvallisuuden keskeisimpiä säätelijöitä, meriturvallisuuden ohjauskeinoja ja meriturvallisuuspolitiikan tulevaisuuden näkymiä, ohjauskeinojen tehokkuutta ja nykyisen meriturvallisuuden ohjausjärjestelmän heikkouksia. Raportti on kirjallisuuskatsaus meriturvallisuuden yhteiskunnalliseen sääntelyn rakenteeseen ja tilaan erityisesti Suomenlahden meriliikenteen näkökulmasta. Raportti on osa tutkimusprojektia ”SAFGOF - Suomenlahden meriliikenteen kasvunäkymät 2007 - 2015 ja kasvun vaikutukset ympäristölle ja kuljetusketjujen toimintaan” ja sen työpakettia 6 ”Keskeisimmät riskit ja yhteiskunnalliset vaikutuskeinot”. Yhteiskunnalliset ohjauskeinot voidaan ryhmitellä hallinnollisiin, taloudellisiin ja tietoohjaukseen perustuviin ohjauskeinoihin. Meriturvallisuuden edistämisessä käytetään kaikkia näitä, mutta hallinnolliset ohjauskeinot ovat tärkeimmässä asemassa. Merenkulun kansainvälisen luonteen vuoksi meriturvallisuuden sääntely tapahtuu pääosin kansainvälisellä tasolla YK:n ja erityisesti Kansainvälisen merenkulkujärjestön (IMO) toimesta. Lisäksi myös Euroopan Unionilla on omaa meriturvallisuuteen liittyvää sääntelyä ja on myös olemassa muita alueellisia meriturvallisuuden edistämiseen liittyviä elimiä kuten HELCOM. Joitakin meriturvallisuuden osa-alueita säädellään myös kansallisella tasolla. Hallinnolliset meriturvallisuuden ohjauskeinot sisältävät aluksen rakenteisiin ja varustukseen, alusten kunnon valvontaan, merimiehiin ja merityön tekemiseen sekä navigointiin liittyviä ohjauskeinoja. Taloudellisiin ohjauskeinoihin kuuluvat esimerkiksi väylä- ja satamamaksut, merivakuutukset, P&I klubit, vastuullisuus- ja korvauskysymykset sekä taloudelliset kannustimet. Taloudellisten ohjauskeinojen käyttö meriturvallisuuden edistämiseen on melko vähäistä verrattuna hallinnollisten ohjauskeinojen käyttöön, mutta niitä voitaisiin varmasti käyttää enemmänkin. Ongelmana taloudellisten ohjauskeinojen käytössä on se, että ne kuuluvat pitkälti kansallisen sääntelyn piiriin, joten alueellisten tai kansainvälisten intressien edistäminen taloudellisilla ohjauskeinoilla voi olla hankalaa. Tieto-ohjaus perustuu toimijoiden vapaaehtoisuuteen ja yleisen tiedotuksen lisäksi tieto-ohjaukseen sisältyy esimerkiksi vapaaehtoinen koulutus, sertifiointi tai meriturvallisuuden edistämiseen tähtäävät palkinnot. Poliittisella tasolla meriliikenteen aiheuttamat turvallisuusriskit Suomenlahdella on otettu vakavasti ja paljon työtä tehdään eri tahoilla riskien minimoimiseksi. Uutta sääntelyä on odotettavissa etenkin liittyen meriliikenteen ympäristövaikutuksiin ja meriliikenteen ohjaukseen kuten meriliikenteen sähköisiin seurantajärjestelmiin. Myös inhimilliseen tekijän merkitykseen meriturvallisuuden kehittämisessä on kiinnitetty lisääntyvissä määrin huomiota, mutta inhimilliseen tekijän osalta tehokkaiden ohjauskeinojen kehittäminen näyttää olevan haasteellista. Yleisimmin lääkkeeksi esitetään koulutuksen kehittämistä. Kirjallisuudessa esitettyjen kriteereiden mukaan tehokkaiden ohjauskeinojen tulisi täyttää seuraavat vaatimukset: 1) tarkoituksenmukaisuus – ohjauskeinojen täytyy olla sopivia asetetun tavoitteen saavuttamiseen, 2) taloudellinen tehokkuus – ohjauskeinon hyödyt vs. kustannukset tulisi olla tasapainossa, 3) hyväksyttävyys – ohjauskeinon täytyy olla hyväksyttävä asianosaisten ja myös laajemman yhteiskunnan näkökulmasta katsottuna, 4) toimeenpano – ohjauskeinon toimeenpanon pitää olla mahdollista ja sen noudattamista täytyy pystyä valvomaan, 5) lateraaliset vaikutukset – hyvällä ohjauskeinolla on positiivisia seurannaisvaikutuksia muutoinkin kuin vain ohjauskeinon ensisijaisten tavoitteiden saavuttaminen, 6) kannustin ja uuden luominen – hyvä ohjauskeino kannustaa kokeilemaan uusia ratkaisuja ja kehittämään toimintaa. Meriturvallisuutta koskevaa sääntelyä on paljon ja yleisesti ottaen merionnettomuuksien lukumäärä on ollut laskeva viime vuosikymmenien aikana. Suuri osa sääntelystä on ollut tehokasta ja parantanut turvallisuuden tasoa maailman merillä. Silti merionnettomuuksia ja muita vaarallisia tapahtumia sattuu edelleen. Nykyistä sääntelyjärjestelmää voidaan kritisoida monen asian suhteen. Kansainvälisen sääntelyn aikaansaaminen ei ole helppoa: prosessi on yleensä hidas ja tuloksena voi olla kompromissien kompromissi. Kansainvälinen sääntely on yleensä reaktiivista eli ongelmakohtiin puututaan vasta kun jokin onnettomuus tapahtuu sen sijaan että se olisi proaktiivista ja pyrkisi puuttumaan ongelmakohtiin jo ennen kuin jotain tapahtuu. IMO:n työskentely perustuu kansallisvaltioiden osallistumiseen ja sääntelyn toimeenpano tapahtuu lippuvaltioiden toimesta. Kansallisvaltiot ajavat IMO:ssa pääasiallisesti omia intressejään ja sääntelyn toimeenpanossa on suuria eroja lippuvaltioiden välillä. IMO:n kyvyttömyys puuttua havaittuihin ongelmiin nopeasti ja ottaa sääntelyssä huomioon paikallisia olosuhteita on johtanut siihen, että esimerkiksi Euroopan Unioni on alkanut itse säädellä meriturvallisuutta ja että on olemassa sellaisia alueellisia erityisjärjestelyjä kuin PSSA (particularly sensitive sea area – erityisen herkkä merialue). Merenkulkualalla toimii monenlaisia yrityksiä: toisaalta yrityksiä, jotka pyrkivät toimimaan turvallisesti ja kehittämään turvallisuutta vielä korkeammalle tasolle, ja toisaalta yrityksiä, jotka toimivat niin halvalla kuin mahdollista, eivät välitä turvallisuusseikoista, ja joilla usein on monimutkaiset ja epämääräiset omistusolosuhteet ja joita vahingon sattuessa on vaikea saada vastuuseen. Ongelma on, että kansainvälisellä merenkulkualalla kaikkien yritysten on toimittava samoilla markkinoilla. Vastuuttomien yritysten toiminnan mahdollistavat laivaajat ja muut alan toimijat, jotka suostuvat tekemään yhteistyötä niiden kanssa. Välinpitämätön suhtautuminen turvallisuuteen johtuu osaksi myös merenkulun vanhoillisesta turvallisuuskulttuurista. Verrattaessa meriturvallisuuden sääntelyjärjestelmää kokonaisuutena tehokkaiden ohjauskeinoihin kriteereihin, voidaan todeta, että monien kriteerien osalta nykyistä järjestelmää voidaan pitää tehokkaana ja onnistuneena. Suurimmat ongelmat lienevät sääntelyn toimeenpanossa ja ohjauskeinojen kustannustehokkuudessa. Lippuvaltioiden toimeenpanoon perustuva järjestelmä ei toimi toivotulla tavalla, josta mukavuuslippujen olemassa olo on selvin merkki. Ohjauskeinojen, sekä yksittäisten ohjauskeinojen että vertailtaessa eri ohjauskeinoja keskenään, kustannustehokkuutta on usein vaikea arvioida, minkä seurauksena ohjauskeinojen kustannustehokkuudesta ei ole saatavissa luotettavaa tietoa ja tuloksena voi olla, että ohjauskeino on käytännössä pienen riskin eliminoimista korkealla kustannuksella. Kansainvälisen tason meriturvallisuus- (ja merenkulku-) politiikan menettelytavoiksi on ehdotettu myös muita vaihtoehtoja kuin nykyinen järjestelmä, esimerkiksi monitasoista tai polysentristä hallintojärjestelmää. Monitasoisella hallintojärjestelmällä tarkoitetaan järjestelmää, jossa keskushallinto on hajautettu sekä vertikaalisesti alueellisille tasoille että horisontaalisesti ei-valtiollisille toimijoille. Polysentrinen hallintojärjestelmä menee vielä askeleen pidemmälle. Polysentrinen hallintojärjestelmä on hallintotapa, jonka puitteissa kaikentyyppiset toimijat, sekä yksityiset että julkiset, voivat osallistua hallintoon, siis esimerkiksi hallitukset, edunvalvontajärjestöt, kaupalliset yritykset jne. Kansainvälinen lainsäädäntö määrittelee yleiset tasot, mutta konkreettiset toimenpiteet voidaan päättää paikallisella tasolla eri toimijoiden välisessä yhteistyössä. Tämän tyyppisissä hallintojärjestelmissä merenkulkualan todellinen, kansainvälinen mutta toisaalta paikallinen, toimintaympäristö tulisi otetuksi paremmin huomioon kuin järjestelmässä, joka perustuu kansallisvaltioiden keskenään yhteistyössä tekemään sääntelyyn. Tällainen muutos meriturvallisuuden hallinnassa vaatisi kuitenkin suurta periaatteellista suunnanmuutosta, jollaisen toteutumista ei voi pitää kovin todennäköisenä ainakaan lyhyellä tähtäimellä.

Costs and Benefits of a Shared Digital Long-Term Preservation System

Paper presented at the 40th Annual Conference of LIBER (Ligue des Bibliothèques Européennes de Recherche - Association of European Research Libraries) on July 1st, 2011; with the slides used at the presentation.

Innovation and Internationalisation in Russian Companies: Challenges and Opportunities for Open Innovation and Cooperation

Increasing globalisation and intensified cross-border cooperation, together with significant technological breakthroughs, create a fascinating gap for the research of the relationship between internationalisation and innovation on national, regional and company levels in Russia. The intensified international trade between countries and regions benefited from favourable institutional conditions, and facilitated the technology transfer and the development of innovations on the national level. This study approaches the same question from the company perspective; if certain companies are more innovative than other domestic companies, will they start internationalisation more easily or get involved in cooperation with international stakeholders? When companies operate in international markets, how do they obtain knowledge? Moreover, would this new knowledge from the foreign market help then to increase innovativeness, competitiveness and develop operations in domestic/local and foreign markets? Considering the role of foreign direct investments (FDI), the research in hand tries to find out the role of companies with FDI on the other players on the home market. Do foreigners bring new technology, innovation to the country? Is there spillover effect observed and how local companies can benefit from them? This dissertation studies the internationalisation and innovation in Russian companies, both from the outward internationalisation and inward internationalisation perspectives. Russian companies developed quickly during the transition period, after the dissolution of the Soviet Union. The common background of these companies, the effects of the change of ownership, and some managerial difficulties make them more sensitive to competitions issues, and in this context, the opportunities brought by the developing innovations are seen in companies and on the governmental level.

Costs and Benefits of a Shared Digital Long-Term Preservation System

This paper describes the cost-benefit analysis of digital long-term preservation (LTP) that was carried out in the context of the Finnish National Digital Library Project (NDL) in 2010. The analysis was based on the assumption that as many as 200 archives, libraries, and museums will share an LTP system. The term ‘system’ shall be understood as encompassing not only information technology, but also human resources, organizational structures, policies and funding mechanisms. The cost analysis shows that an LTP system will incur, over the first 12 years, cumulative costs of €42 million, i.e. an average of €3.5 million per annum. Human resources and investments in information technology are the major cost factors. After the initial stages, the analysis predicts annual costs of circa €4 million. The analysis compared scenarios with and without a shared LTP system. The results indicate that a shared system will have remarkable benefits. At the development and implementation stages, a shared system shows an advantage of €30 million against the alternative scenario consisting of five independent LTP solutions. During the later stages, the advantage is estimated at €10 million per annum. The cumulative cost benefit over the first 12 years would amount to circa €100 million.

Reshaping Digital Library Services at National Level – Why, How, When?

Kristiina Hormia-Poutasen esitys Liber-konferenssissa Münchenissa, Saksassa 27.6.2013.

Maritime safety in the Gulf of Finland. Evaluation of the regulatory system

Growing traffic is believed to increase the risk of an accident in the Gulf of Finland. As the consequences of a large oil accident would be devastating in the vulnerable sea area, accident prevention is performed at the international, regional and national levels. Activities of shipping companies are governed with maritime safety policy instruments, which can be categorised into regulatory, economic and information instruments. The maritime regulatory system has been criticised for being inefficient because it has not been able to eliminate the violations that enable accidents. This report aims to discover how maritime governance systems or maritime safety policy instruments could be made more efficient in the future, in order to improve the maritime safety level. The results of the research are based on a literature review and nine expert interviews, with participants from shipping companies, interest groups and authorities. Based on the literature and the interviews, a suggestion can be made that in the future, instead of implementing new policy instruments, maritime safety risks should be eliminated by making the existing system more efficient and by influencing shipping companies’ safety culture and seafarers’ safety related attitudes. Based on this research, it can be stated that the development of maritime safety policy instruments should concentrate on harmonisation, automation and increasing national and cross-border cooperation. These three tasks could be primarily accomplished by developing the existing technology. Human error plays a role in a significant number of maritime accidents. Because of this, improving companies’ safety culture and voluntary activities that go beyond laws are acknowledged as potential ways of improving maritime safety. In the future, maritime regulatory system should be developed into a direction where the private sector has better possibilities to take part in decision-making.

Managing innovation in oil and gas companies: A proposed framework for the management of innovation at Ecopetrol S.A.

Actually, the term innovation seems to be one of the most used in any kind of business practices. However, in order to get value from it, companies need to define a systematic and structured way to manage innovation. This process can be difficult and very risky since it is associated with the development of firm´s capabilities which involves human and technical challenges according to the context of a firm. Additionally, it seems not to exist a magic formula to manage innovation and what may work in a company may not work in another, even though in the same type of industry. In this sense, the purpose of this research is to identify how the oil and gas companies can manage innovation and what are the main elements, their interrelations and structure, required for managing innovation effectively in this critical sector for the world economy. The study follows a holistic single case study in a National Oil Company (NOC) of a developing country to explore how innovation performs in the industry, what are the main elements regarding innovation management and their interactions according to the nature of the industry. Contributory literature and qualitative data from the case study company (with the use of non-standardized interviews) is collected and analyzed. The research confirms the relevance and importance of the definition and implementation of an innovation framework in order to ensure the generation of value and organize as well as guide the efforts in innovation done by a firm. In this way based on the theoretical background, research´s findings, and in the company´s innovation environment and conditions, a framework for managing innovation at the case study company is suggested. This study is one of the few, if not only one, that has reviewed the way as oil and gas companies manage innovation and its practical implementation in a company from a developing country. Both researchers and practitioners will get a photograph of understanding innovation management in the oil and gas industry and its growing necessity in the business world. Some issues have been highlighted, so that future study can be focused in those directions. In fact, even though research on innovation management has significantly grown, there are still many issues that need to be addressed to get insight about managing innovation in various contexts and industries. Studies are mostly performed in the context of large firms and in developed countries, so then research in the context of developing countries is still almost an untouched area, especially in the oil and gas industry. Finally, from the research it seems crucial to explore the effect of some innovation-related variables such as: open innovation in third world economies and in state-own companies; the impact of mergers and acquisitions in innovation performance in oil and gas companies; value measurement in the first stages of the innovation process; and, development of innovation capabilities in companies from developing nations.

Comparison between dSPACE and NI systems based on real-time intelligent control of a teleoperated hydraulic servo system

The Laboratory of Intelligent Machine researches and develops energy-efficient power transmissions and automation for mobile construction machines and industrial processes. The laboratory's particular areas of expertise include mechatronic machine design using virtual technologies and simulators and demanding industrial robotics. The laboratory has collaborated extensively with industrial actors and it has participated in significant international research projects, particularly in the field of robotics. For years, dSPACE tools were the lonely hardware which was used in the lab to develop different control algorithms in real-time. dSPACE's hardware systems are in widespread use in the automotive industry and are also employed in drives, aerospace, and industrial automation. But new competitors are developing new sophisticated systems and their features convinced the laboratory to test new products. One of these competitors is National Instrument (NI). In order to get to know the specifications and capabilities of NI tools, an agreement was made to test a NI evolutionary system. This system is used to control a 1-D hydraulic slider. The objective of this research project is to develop a control scheme for the teleoperation of a hydraulically driven manipulator, and to implement a control algorithm between human and machine interaction, and machine and task environment interaction both on NI and dSPACE systems simultaneously and to compare the results.