El sistema de gestió documental de la Universitat de Barcelona en el marc de l'Administració electrònica: un element més per fomentar la millora contínua

[eng] We describe the project for the organization of the documentary management system at the University of Barcelona, which is inspired by the opportunities presented by the introduction of electronic administration. We stress the function of the documentary management system as an agent for promoting continuous innovation and improvement. We illustrate this vision with a description of the process of introducing the documentary management system in the area of research.

Nous reptes per als proveïdors de serveis d'informació

Parlar de fonts primàries i secundàries i d'obtenció de documents originals potser passarà a la història d'aquí a molts pocs anys. Ens trobem en un sector en què l'única cosa clara és que ningú ho té clar. Sembla que abans tothom tenia el seu paper delimitat, però actualment la tradicional cadena de la informació és un veritable garbuix de possibles vies de transmissió. Ens trobem que tothom fa diversos papers i a l'usuari se li presenten mœltiples opcions. La competència entre els proveïdors-intermediaris és cada vegada més gran i alguns quasi s'estan quedant sense marges comercials. Al final, els que tenen el poder són els propietaris-productors de la informació.

Les llicències d'ús dels recursos digitals

La introducció dels recursos digitals a les biblioteques al llarg de l'última dècada ocasionat el canvi del mitjà fonamental de formació del fons: s'ha passat de comprar els documents a fer-hi possible l'accés. Aquest nou model d'adquisició funciona mitjançant llicències d'ús, que contenen elements que afecten tant els professionals com els usuaris. S'ofereix una visió global de l'estructura i el contingut d'aquests contractes, tot destacant-ne el possible impacte sobre l'accés, la gestió i la utilització dels recursos adquirits amb llicència. Els professionals han de prendre consciència de la responsabilitat que assumeixen quan contracten un recurs digital, tot defensant en la negociació de les condicions els seus propis interessos i també els dels usuaris, actuals i futurs

Noves perspectives en l'accés al document original

Els serveis d'obtenció de documents i préstec interbibliotecari constitueixen una peça clau dins de les biblioteques modernes. Moltes de les noves tecnologies han estat decisivas en la dinamització dels seus processes i en la reducció del temps de resposta. El correu electronic ha estat una de les principals innovacions tant pel que fa a la tramesa de les comandes com a la informació que es dona als seus usuaris. En el present article s'analitzen els diferents mitjans de localització de documents des deis tradicionals catálegs en paper o CD-ROM, fins a l'accés en línia. Es descriuen també les diferents possibilitats de recuperació d'aquests documents, en especial totes aquelles noves com la transferencia de fitxers o la descarrega en línia així com els servéis de valr afegit com ara la distribució electrónica de sumaris. Finalment es realitza una petita descripció i comparado dels principals subministradors actuals, entre ells la British Library, INIST, UNCOVER, EBSCODOC, OCLC, KNAW, UMI, ISI, etc.

Com abordar la gestió dels documents administratius a les empreses: una reflexió des de l'experiència

L'article que es presenta és una reflexió sobre la gestió de la documentació administrativa en l'entorn de l'empresa. S'analitza, s'explica i s'exemplifica el mètode sistèmic de gestió dels documents administratius en l'organització. Es valora la funció i la tasca de la unitat gestora de la documentació administrativa com a actiu clau per a la gestió integral de la informació estratègica de l'empresa.

Archivar Internet

Cada día millones de usuarios vuelcan sus conocimientos y experiencias en internet. Este flujo imparable de información, verdadera memoria histórica del presente, no está siendo objeto de ningún tratamiento específico, y al finalizar su vigencia desaparece o es sustituido sin más. Este artículo reflexiona sobre los peligros que corre la documentación que circula por internet desde un punto de vista archivístico, y sobre las dificultades técnicas que entraña su conservación. A continuación analiza los principales proyectos que se han puesto en marcha con la finalidad de acumular un fondo documental de internet para su conservación permanente.

Segundo forum internacional sobre la gestión de los documentos electrónicos

El pasado mes de octubre tuvo lugar en Bruselas el segundo DLM-Forum on electronic records, que bajo el título ¿European citizens and electronic information: the memory of the information society¿ reunió a más de 400 expertos internacionales en la gestión de los documentos informáticos con valores administrativos e históricos. Durante los días 18 y 19 el centro de conferencias Charlemagne de Bruselas acogió las sesiones plenarias y las distintas comunicaciones presentadas en las reuniones paralelas.

Gestión de los documentos digitales: estrategias para su conservación

La voluntad de conservar de forma permanente los documentos digitales ha estado presente desde los primeros tiempos de la revolución informática. Sin embargo, han sido pocas las experiencias de crear archivos digitales, debido principalmente a la dificultad para encontrar soluciones técnicas a los problemas de obsolescencia, al alto coste económico y a la ausencia de instituciones que asuman esta responsabilidad. Este artículo analiza las estrategias de conservación aplicadas hasta el momento, y reflexiona sobre los planteamientos metodológicos que han inspirado las mismas, las tendencias actuales y su viabilidad futura. A continuación expone las dos opciones para identificar el documento digital y establecer sus límites, operación previa a la aplicación de cualquier estrategia de conservación. Finalmente describe cómo se puede facilitar esta identificación aplicando metodologías de evaluación y selección propias de la archivística, y propone las reglas de evaluación documental como la herramienta fundamental que permite definir una política de conservación de los documentos digitales.

Laura Campbell, preservación digital en la Library of Congress

A mediados de Marzo de este año 2006 estuvo en España, dando conferencias en Madrid y Barcelona, Laura Campbell, subdirectora y jefa de información de la Library of Congress (LoC) de los Estados Unidos.

Estudio de la accesibilidad de los documentos cientificos en soporte digital

Resumen: El artículo analiza los problemas de accesibilidad que actualmente presentan los artículos científicos en soporte digital. El estudio se centra en los aspectos de facilidad de uso del contenido de los documentos digitales según la forma en que se publiquen, sin entrar en el estudio de los distintos sistemas de recuperación. Se analizan los dos formatos más utilizados para la publicación de artículos científicos en soporte digital: HTML y PDF, estudiando el desempeño lector en relación a la presencia de sumarios o de tablas internas o vinculadas. El estudio se ha realizado con dos colectivos: 30 sujetos ciegos, usuarios de Jaws, contactados gracias a la mediación de la Fundación ONCE, y 30 sujetos no ciegos, profesores del Departamento de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Barcelona. El estudio muestra que la localización de los datos contenidos en tablas se ve facilitada en documentos HTML por la inclusión de un sumario que vincule con la tabla, así como la inclusión de tablas completas en el cuerpo del documento HTML facilita la actividad lectora por parte de los usuarios ciegos. A nivel metodológico la presente investigación aporta dos novedades relevantes respecto a la literatura existente en los estudios de usabilidad con ciegos: estudia la usabilidad del formato PDF y es un test de usabilidad cuantitativo; este último hecho dificulta su comparación con la mayoría de artículos publicados. Abstract: This paper analyses the problems of accessibility posed by scientific articles published in digital format, focusing on the ease of use of their content with respect to the form in which they are published (irrespective of the recovery system). The two most widely used formats for the publication of scientific articles in digital format, HTML and PDF, are analysed, examining reader performance in relation to the presence of contents lists or internal or linked tables. The study involved two groups: 30 blind subjects, all JAWS users, contacted through the ONCE Foundation, and 30 sighted subjects, lecturers in the Department of Librarianship and Documentation of the University of Barcelona. The results shows the location of data in tables is easier in HTML documents through the inclusion of a contents list linked to these tables. Further, the inclusion of complete tables in the body of HTML document facilitates the reading activity of blind users. At the methodological level, this work reports two novelties with respect to the existing literature on usability by blind people: it examines the usability of the PDF format, and discusses a quantitative usability test. The latter hinders comparison with the majority of published articles.

DOI: The "Big Brother" in the dissemination of scientific documentation

Rapid growth in the availability and use of digital documents has prompted the development of instruments to handle them. A most important example of these instruments are digital identifiers, which provide a codification system that allows digital items, usually up to the level of a computer file, to be singled out and located. Digital identifiers make up standardized global systems applied to specific products or areas. They are part of the very many identifiers developed to handle large numbers of items and large amounts of information for transactional purposes, which often have a global span. Digital identifiers include the ubiquitous Global Trade Item Number (GTIN), a code that unequivocally identifies trade items all around the world. The GTIN can take on several configurations depending on its application. These include: EAN-13, EAN-8, EAN-14, and UCC-12. EAN-13 is the code used for retail products in order to facilitate trade at the point of sale; its widely known symbol or graphical form is the EAN/UPC-13 bar code...

Electronic thesis and dissertations conference, University of Pittsburgh, 10-12 de junio de 2009

El pasado mes de junio se celebró en Pittsburgh, EE.UU., el duodécimo simposio internacional sobre tesis electrónicas: Electronic Thesis and Dissertations Conference (ETD2009). Fue organizado por Networked Digital Library of Theses and Dissertations (NDLTD). La mayoría de los ponentes explicaron las experiencias de su propia universidad. Además, hubo expertos invitados entre los cuales se pueden destacar Stevan Harnad (Univ. Southampton), Karla Hahn (Association of Research Libraries) y Deanna Marcum (Library of Congress). Estos simposios pretenden promover la adopción, creación, uso, difusión y preservación de las tesis electrónicas. De hecho, el éxito ha sido tal, que algunas universidades ya prescinden de la copia en papel para el depósito y preservación del documento. Un caso reciente es el de la University of Albany cuya nueva política, anunciada durante el simposio, consiste en que a partir de setiembre del 2009 ya no requiere el depósito de una copia impresa de las tesis aprobadas en aquella universidad.

Informe sobre la Jornada de presentació de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents (Escola d'Administració Pública de Catalunya. Barcelona, 17 de gener de 2002)

El 17 de gener de 2002, l'Escola d'Administració Pública de Catalunya, el Servei d'Arxius de la Direcció General de Patrimoni Cultural de la Generalitat de Catalunya i l'Associació d'Arxivers de Catalunya (AAC) van organitzar una jornada de divulgació, reflexió i debat sobre la Llei 10/2002, de 13 de juliol, d'arxius i documents. L'objectiu de la Jornada era donar a conèixer als professionals dels arxius aquesta llei i es va centrar a analitzar-ne l'abast, la incidència i les implicacions més rellevants. Emmarcada en la línia de la formació interdepartamental de l'Escola d'Administració Pública de Catalunya, la Jornada tenia com a destinataris els arxivers de l'Administració de la Generalitat de Catalunya, de l'Administració local i d'altres institucions públiques.

Electronic journals, scholarly communication and libraries

The recent surge in scientific electronic journals began when libraries began having access to the WWW in the mid-1990s. The shift from paper to digital has affected the traditional alignment and role of the primary "stakeholders" -mainly authors, publishers, universities and libraries. The author offers a brief review of the history of the scholarly journal followed by the evolution of e-journals in during the past two decades. The article then focuses on the implications that these have had on traditional library processes and services such as selection, acquisitions, cataloguing, storage, preservation and user services. In the conclusion the author speculates on the long term effect of Web-based publishing on the format of the traditional scholarly journal as it has existed for over 300 years.