Un model d'implantació d'un sistema de gestió de la documentació administrativa: el projecte DursiGED

[cat] Aquest article descriu el procés d'implantació d'un sistema de gestió de la documentació administrativa al Departament d'Universitats, Recerca i Societat de la Informació de la Generalitat de Catalunya (actualment Departament d'Innovació, Universitats i Empresa). El projecte, anomenat DursiGED, ha inclòs l'anàlisi, el desenvolupament i la implantació dels productes i serveis necessaris per gestionar la documentació electrònica i en suport paper de manera normalitzada i d'acord amb uns paràmetres de qualitat. L'article inclou la descripció de la planificació del projecte, el procés d'implantació i seguiment, i els productes i serveis que n'han resultat.

La Secció de Gestió i Màrqueting de l'IFLA

Es descriuen els objectius, l'estructura i el funcionament de la Secció de Gestió i Màrqueting de l'IFLA, i es presenten els principals projectes de futur.

El sistema de gestió documental de la Universitat de Barcelona en el marc de l'Administració electrònica: un element més per fomentar la millora contínua

[eng] We describe the project for the organization of the documentary management system at the University of Barcelona, which is inspired by the opportunities presented by the introduction of electronic administration. We stress the function of the documentary management system as an agent for promoting continuous innovation and improvement. We illustrate this vision with a description of the process of introducing the documentary management system in the area of research.

Citacions i referències de fonts bibliogràfiques i no bibliogràfiques: una proposta per a la revista Item.

Proposta per elaborar referències i citacions de tot tipus de fonts bibliogràfiques i no bibliogràfiques, publicades i inèdites i les seves parts. Com a introducció, els autors justifiquen les raons de la proposta i expliquen els models en què es basa. Una vegada aprovades, aquestes directrius aniran adreçades principalment als autors i correctors de la revista Item; tanmateix, també s'espera que siguin emprades per redactar referències i citacions en treballs de biblioteconomia i documentació.

Com abordar la gestió dels documents administratius a les empreses: una reflexió des de l'experiència

L'article que es presenta és una reflexió sobre la gestió de la documentació administrativa en l'entorn de l'empresa. S'analitza, s'explica i s'exemplifica el mètode sistèmic de gestió dels documents administratius en l'organització. Es valora la funció i la tasca de la unitat gestora de la documentació administrativa com a actiu clau per a la gestió integral de la informació estratègica de l'empresa.

Disseny i creació de bases de dades bibliogràfiques amb CDS/ISIS: l'experiència de SABA-DOC

Es descriu el procés de disseny i creació de bases de dades bibliogràfiques amb el programa CDS/ISIS. Es tracta de la base de dades SABA-DOC, principal producte del projecte Centres de Documentació i Biblioteques de Sabadell en Xarxa. La base de dades conté referències bibliogràfiques dels fons documentals de diverses entitats de Sabadell i els registres referits a Sabadell provinents de la base de dades del Servei d'Història Local de Catalunya, de la UAB. Es comenten aspectes de l'estructura de la base de dades, del seu manteniment i de la interfície de consulta des del web. S'hi inclou també una primera avaluació dels resultats obtinguts fins ara.

El sistema de gestió documental de la Universitat de Barcelona: una funció de suport a la creació de patrimoni intangible?.

Es descriu el Projecte del Sistema de Gestió Documental de la Universitat de Barcelona (PSGD UB) destacant-ne la funció de creació, gestió, preservació i difusió del capital intel·lectual de la institució, alhora que s¿introdueixen els conceptes de recurs tangible, tot referint-se al patrimoni documental, i de patrimoni intangible per definir el conjuntdels recursos i activitats associats al coneixement. Per dur a terme aquest projecte es marquen tres grans línies estratègiques: la implantació del Sistema de Gestió Documental, la valorització del patrimoni documental i el foment de les aliances i de les relacions institucionals.

L'externalització o la flexibilitat de la gestió

L'externalització és de fa temps una activitat habitual en el món de l'empresa. Així, cal que les biblioteques emprin les mateixes tècniques de gestió que fan competitives les empreses si també en volen esdevenir. En aquest article es descriuen alguns dels elements que cal tenir en compte a l'hora de prendre decisions, pel que fa a l'externalització, i es comenten també els avantatges i els inconvenients principals que comporta aquesta pràctica.

Gestió documental amb microordinadors: característiques, estructura i tecnologia dels sistemes de gestió documental

Els sistemes de gestió documental (SGD) són programes que permeten la creació i explotació de bases de dades documentals. Estan orientats a la gestió de documentació científica i tècnica (informació de tipus textual poc estructurada), en oposició als sistemes de gestió de bases de dades (SGDB) dirigits a la gestió de dades empresarials (informació de tipus factual molt estructurada). Es presenta una tipologia dels SGD, així com les característiques, tecnologia i estructura bàsiques d'aquests. Finalment, es comenten les noves tendéncies en tecnologia de sistemes documentals. S'adjunta també una relació dels principals SGD que poden trobar-se al mercat espanyol.

L'administració electrònica i la gestió de documents

The projects dealing with e-government are currently the principal factor in instigating the changes taking place within the public administration. This change, which is considered unstoppable, has important implications regarding the management and conservation of administrative documents generated by electronic transactions. This article analyses the methodological, legal and cultural challenges that come about when the archives paradigm is included within e-government projects and also the consequences that this may have on the archives themselves. In conclusion the author proposes a set of methodological solutions for identifying those electronic documents with evidential value, determining their life cycle, defining a preservation policy and creating a digital archive.

Panoràmica dels sistemes de gestió de biblioteques al segle XXI

In the past decade, a number of trends have come together in the general sphere of computing that have profoundly affected libraries. The popularisation of the Internet, the appearance of open and interoperable systems, the improvements within graphics and multimedia, and the generalised installation of LANs are some of the events of the period. Taken together, the result has been that libraries have undergone an important functional change, representing the switch from simple information depositories to information disseminators. Integrated library management systems have not remained unaffected by this transformation and those that have not adapted to the new technological surroundings are now referred to as legacy systems. The article describes the characteristics of systems existing in today's market and outlines future trends that, according to various authors, include the disappearance of the integrated library management systems that have traditionally been sold.

Tipología documental citada en tesis doctorales de informática: bases empíricas para la gestión equilibrada de colecciones

A partir del análisis de citas bibliográficas presentes en las tesis doctorales de informática de la Universitat Politécnica de Catalunya (UPC), leídas entre 1996-1998, se determina el uso de información según la tipología y el soporte documental. Los datos obtenidos son consistentes con las características apuntadas en la bibliografía sobre los investigadores del área de ciencias de la computación: una elevada obsolescencia de la bibliografía profesional, el control de la bibliografía mediante las citas en las lecturas efectuadas, la prioridad por las fuentes más próximas y accesibles, la consulta de buscadores de recursos web, la visita a sitios web de investigadores e instituciones de solvencia en su terreno, y el contacto con los colegas mediante la comunicación electrónica. Todo ello configura un uso por categorías documentales que prima los congresos y la literatura gris en mayor medida que otras áreas científico-técnicas.