Nichtmonetäres Controlling der Lehrleistungen an der Fachhochschule Hannover

In Niedersachsen setzt das Ministerium für Wissenschaft und Kultur seit 2007 ein Hochschulkennzahlensystem ein, um einen Teil des Grundhaushalts wettbewerblich an die Hochschulen zu verteilen. Über die Mittelvergabe hinaus ist ein Monitoringsystem integriert, mit dem die Entwicklung der Hochschulen beurteilt werden kann. Zur differenzierten Beurteilung werden monetäre und nichtmonetäre Hochschuldaten zu Kennzahlen verdichtet. Die Kennzahlen befinden sich jedoch auf einer zu hohen Aggregationsebene für ein hochschulinternes Controlling an der Fachhochschule Hannover. Daher dienen Berichtssysteme mit Standardberichten der Information über hochschulweite Prozesse und Ressourcen, um im zunehmenden Wettbewerb der Fachhochschulen fundierte Entscheidungen treffen zu können. Beispielhaft werden Standardberichte zu erbrachten Lehrleistungen als erste Komponente des nichtmonetären Controllings in einem Berichtssystem konzipiert. Methodisch basiert die Konzeption auf einer Informationsbedarfsanalyse mit induktiven und deduktiven Verfahren. Das Vorgehen lässt sich grundsätzlich auf weitere nichtmonetäre Leistungen (z. B. der Forschung) übertragen und in die konzipierte Struktur integrieren.

Hochschulcontrolling : Rahmenbedingungen und Berichtssysteme

Angesichts neuer Rahmenbedingungen der Hochschulsteuerung wie Globalhaushalte, Zielvereinbarungen, Akkreditierung und leistungsorientierter Mittelvergabe sind staatliche Hochschulen veranlasst in Zukunft stärker strategisch zu Denken und zu Handeln. Vor diesem Hintergrund stehen Hochschulen vor der Herausforderung, geeignete Controllingsysteme zur Planung, Durchführung und Kontrolle ihrer Handlungen zu entwickeln. Das hier konzipierte Berichtssystem ist objektorientiert ausgerichtet und konstruiert sich aus monetären und nicht-monetären Rahmenbedingungen. Der Nutzungszweck des Berichtssystems ist auf das Controlling hin ausgerichtet, d. h. die sachliche und zeitliche Abstimmung (Koordination) sozialer Handlungen durch Planungs- und Kontrollprozesse. Entsprechend dem Qualitätsmanagement-System vollzieht sich das Controlling auf Handlungsfelder mit den Objekten Finanzen, Personal, Flächen, Studiengänge und Forschungsprojekte, auf denen anhand von Standardberichten Planungsprozesse im Gegenstromverfahren durchgeführt werden können. Um sachzielbezogene Kennzahlen abzubilden, die die Strategien der Hochschule nach innen und außen kommunizieren, wird das Berichtssystem um eine Balanced Scorecard für Hochschulen ergänzt. Dadurch wird ein umfangreich angelegtes Referenzmodell für ein Controlling mit Berichten aufgezeigt, das partizipative Entscheidungen für eine autonome Hochschulentwicklung unterstützen soll.

Die Balanced Scorecard als Führungsinstrument zur Herbarbeleg-Digitalisierung

Neben circa 22.000 verschiedenen kultivierten Pflanzenarten besitzt die Zentraleinrichtung Botanischer Garten und Botanische Museum Berlin-Dahlem (BGBM) ca. 3,8 Millionen konservierter Pflanzenbelege aus aller Welt in seinem Herbarium. Diese Herbarbelege dienen als Grundlage wissenschaftlicher Forschung. Über die Erstellung digitaler Kopien kann das Versenden des empfindlichen Materials verhindert und der Zugang für Forscher erheblich erleichtert werden. Die Prozesse und Methoden der Digitalisierung werden in Herbar Digital untersucht, um eine Senkung der Kosten zu ermöglichen. In dem vorliegenden Arbeitspapier wird der Einsatz einer Balanced Scorecard als Steuerungsinstrument der Herbarbeleg-Digitalisierung untersucht. Das Instrument misst die Zielerreichung und unterstützt so Entscheidungen der Führung. Vision und Strategie der Unternehmung werden in mehreren Perspektiven operationalisiert. Für jedes Ziel sind Indikatoren, Sollwerte, Istwerte und Maßnahmen zu definieren. Die Istwerte werden zu den Indikatoren und Zeitpunkten verdichtet und zeigen so den Zielerreichungsgrad an. In einem individuellen Dashboard werden die Ziele, Indikatoren, Zielwerte, Maßnahmen und weitere Informationen angezeigt und können kommentiert werden. Die Planwerte sind die Basis für den operativen Planungsprozess. Die Struktur sieht vor, dass die Ziel-Dashboards aller Organisationseinheiten einer Hochschule schließlich zu Sub- und Teil-Balanced Scorecards miteinander verknüpft werden können. Es ergibt sich je nach Sachverhalt eine Übersicht über die Ziele und korrespondierenden Indikatoren sowie deren Entwicklung und Maßnahmen. Dies wird am Beispiel der Herbarbeleg-Digitalisierung verdeutlicht.

Die Prozesskostenrechnung zum Kosten- und Leistungsmanagement der Herbarbeleg-Digitalisierung

Die Prozesskostenrechnung untersucht die Verteilung der Vollkosten auf die bei der Herbarbeleg-Digitalisierung anfallenden Tätigkeiten (hier exemplarisch in 2010). Außerdem stellt dieses Modell ein Instrument zum Monitoring neu eingesetzter Produkt- und Prozessinnovationen dar. Die Tätigkeiten sind in Projektkostenstellen abgegrenzt, um z. B. nach Einzel- und Gemeinkosten zu unterscheiden. Der Fokus liegt auf der Methodenentwicklung. Die Führungsaufgaben und unterstützenden Tätigkeiten sind in Bezug auf die Leistungsmenge neutral. Ihre Kosten werden auf leistungsmengeninduzierende Kerntätigkeiten umgelegt, die in sieben Phasenbereiche konsolidiert wurden. Für die untersuchten Projekte „Willdenow“ und „Global Plant Initiative“ ergaben sich jeweils Leistungs- und Kostenkennzahlen für die einzelnen Phasenbereiche. Entwicklungsbedarf des Modells besteht u. a. bei der Validität der Kostenträger, Zeichenerfassung, Kosten ehrenamtlicher Tätigkeiten, Reduktion der Komplexität und sonstiger Störungen. Die Prozesskostenrechnung ist als ein weiterführendes Instrument der Vollkostenrechnung entwickelt worden und kann auch als Deckungsbeitragsrechnung betrieben werden. Mit den Ergebnissen wird keine Kontrolle der Aufgabenwahrnehmung einzelner Mitarbeiter verfolgt.

Investitionsfinanzierung in der Herbarbeleg-Digitalisierung

Die Forschung am Herbarbeleg ist in der Botanik und der Taxonomie einem Wandel ausgesetzt. Zunehmend werden in Herbarien digitale Kopien verwendet, die neue Auswertungs- und Analysemethoden ermöglichen. Die Entwicklung technischer und wirtschaftlicher Verfahren zur Herbarbeleg-Digitalisierung ist Gegenstand des Forschungsschwerpunkts Herbar Digital der Hochschule Hannover. Das Ziel von Herbar Digital ist es, das System der Virtualisierung von Herbarbelegen und deren Verwaltung so zu automatisieren, dass die Kosten von 20 US-$ auf 2 US-$ reduziert werden. Betrachtet man die Herbarbeleg-Digitalisierung als ein zu planendes 5-Jahres-Investitionsprojekt, dann sind unterschiedliche Szenarien und deren wirtschaftlichen Auswirkungen denkbar. In dem vorliegenden Arbeitspapier werden drei Szenarien entwickelt und soweit operationalisiert, dass sowohl Aussagen einer technischen Investitionsplanung als auch einer wirtschaftlichen Investitionsplanung über den Planungshorizont von 5 Jahren abgeleitet werden. In technischer Hinsicht werden die Produktion, Logistik (inkl. IT) sowie das Personal geplant. Die wirtschaftlichen Aussagen beziehen sich auf Standort- und Betriebsmittelkosten, IT- und Logistikkosten, Personalkosten sowie sonstige Kosten. Um den Projekterfolg sicherzustellen, sind beide Planungsbereiche in einem Konzept für das Investitionscontrolling integriert. Als Ergebnis von Szenario 1 ergeben sich bei einer Produktionsmenge von 1 Mio. digitalen Belegen Ausgaben in Höhe von 2,05 € pro Digitalisat. Das Szenario 1 ist als generelles Forschungsergebnis von Herbar Digital zu verstehen und liefert entsprechend eine Referenzlösung für alle Objekte im Kontext einer musealen Herbarbeleg-Digitalisierung. Bei einer Produktion von 5 Mio. Digitalisaten in Szenario 2 wird von einer Kooperation der Herbarien in Berlin und einem ausländischen Partner mit halben Lohnniveau ausgegangen. Es reduzieren sich die zahlungswirksamen Kosten auf 1,21 € pro Digitalisat. Das Ergebnis aus Szenario 2 bleibt auch in Szenario 3 konstant, worin unter Einbezug eines weiteren inländischen Kooperationspartners 10 Mio. digitale Herbarbelege hergestellt werden. Vermutlich ergeben sich unter den technischen Bedingungen keine weiteren Kostendegressionseffekte.