De controller als Businesspartner. Hoe beïnvloeden persoonskenmerken de ontwikkeling naar "Partner in Business"binnen de afdeling Financiën bij de provincie Gelderland?

Bij de provincie Gelderland is per 01-01-2009 een reorganisatie doorgevoerd waarbij o.a. de ondersteunende disciplines zoals Financiën zijn samengevoegd binnen één centrale afdeling. Binnen de afdeling Financiën is een team ‘Business control’ gevormd waarin de Financieel adviseurs zijn ondergebracht. Daarbij is vanaf 2009, in verschillende termen en bewoordingen, steeds de ambitie uitgesproken om van de “Financieel expert” naar “Partner in business” te groeien. De ervaring tot dusver laat zien dat deze ambitie in de praktijk moeizaam te realiseren is. Dit onderzoek richt zich op verschillende facetten die samenhangen met bovengenoemde ambitie. Daarbij richt het onderzoek zich vooral op de vraag wat de invloed daarbij is van de persoonskenmerken van de medewerkers. De onderzoeksvraag is: Hoe beïnvloeden de persoonskenmerken de ontwikkeling naar “Partner in Business” bij het team Business control binnen de afdeling Financiën bij de provincie Gelderland? Uit het literatuuronderzoek blijkt dat New Public Management (NPM) een belangrijke externe ontwikkelingen is voor de publieke sector. NPM heeft als doel om publieke organisaties meer resultaatgericht, meer gecoördineerd en efficiënter te laten werken. Bij NPM gaat het o.a. om begrippen als resultaatgerichtheid, output en efficiency. Aangezien de controller het management adviseert bij het efficiënt realiseren van de organisatiedoelstellingen is NPM van invloed op de (rol van) de controller. Een verandering in de rol van de controller is ook het gevolg van de veranderingen in de financiële functie. Uit diverse onderzoeken blijkt dat de controllersfunctie zich ontwikkelt van een administratieve, ten behoeve van het top-management controlerende functie, naar een beslissingsondersteunende functie voor alle geledingen van het management. Conijn et al. (2005) beschrijven de ontwikkeling in de financiële functie aan de hand van een denkmodel met daarin vier fasen met de bijbehorende archetypes Scorekeeper, Financial controller, Managementcontroller en Businesspartner. Naast deze ontwikkelingen zijn ook persoonsgerelateerde factoren van invloed op de rol van een controller binnen een organisatie. Vanuit de organisatiepsychologie worden de persoonlijke eigenschappen van mensen dikwijls in vijf verschillende dimensies gevat, ook wel ‘the big five’ genoemd. Het big five factor model gaat ervan uit dat elk persoon in meer of mindere mate de volgende vijf persoonlijke dimensies heeft: Extraversie, Meegaandheid, Zorgvuldigheid, Openheid en Emotionele stabiliteit. De situatie bij de provincie Gelderland is onderzocht aan de hand van een enquête. De enquête is uitgezet bij de 28 Financieel adviseurs met 17 representatieve respondenten. Hieruit blijkt dat de Financieel adviseurs bij de provincie Gelderland voornamelijk activiteiten verrichten die horen bij de rol van Financial controller en in mindere mate die van respectievelijk Managementcontroller, Businesspartner en Scorekeeper. Daarbij beschikken de Managementcontrollers en de Businesspartners meer over de persoonskenmerken Extraversie, Openheid en Emotionele stabiliteit dan de Scorekeepers en Financial controllers. De Scorekeepers beschikken juist het minst over deze drie persoonskenmerken ten opzichte van de andere drie typen controllers. Voor wat betreft de persoonskenmerken Zorgvuldigheid en Meegaandheid laten de resultaten van de enquête geen eenduidig beeld zien in de relatie tot de typen controllers die de Financieel adviseurs vervullen. Op basis van dit onderzoek en met inachtneming van het aantal van 17 respondenten bij de enquête, lijkt er een relatie te zijn tussen de persoonskenmerken van controllers en de rol die zij als controller vervullen. De rol van Businesspartner vraagt blijkbaar om een hoge mate van Extraversie, Openheid en Emotionele stabiliteit. Voor de provincie Gelderland betekent dit concreet dat bij de gewenste ontwikkeling van Financieel expert naar Partner in business rekening gehouden moet worden met de persoonskenmerken van de Financieel adviseurs. Hierdoor kan er een goede aansluiting tot stand worden gebracht tussen de controller als persoon en zijn/haar controllersrol binnen de organisatie. Kortom; de juiste persoon op de juiste plaats.

Veranderende rol van de controller. Balans tussen het toepassen van hard en soft controls

Het doel van dit onderzoek is om inzicht te geven in de ontwikkeling van de rol van de controller en te onderzoeken hoe de rol van de controller zich verhoudt tot het gebruik van hard en soft controls. Het onderzoek is uitgevoerd in de vorm van een case study waarbij de onderzoeksdata op twee manieren is verzameld. Ten eerste is door middel van desk research op basis van brondocumenten een overzicht in de tijd gemaakt van de gehanteerde management control systemen bij de casusorganisatie, zijnde vier lokale Rabobank vestigingen. Ten tweede is voor het beantwoorden van de deelvragen en hoofdvraag gebruik gemaakt van semigestructureerde interviews. De ontwikkelingen binnen management control laten zien dat de invulling hiervan bij de casusorganisatie veranderd is en dat management control niet meer alleen vraagt om hard controls. In de casusorganisatie zijn de hard controls duidelijk ingericht en laten de onderzoeksresultaten zien dat soft controls wel worden uitgevoerd maar niet concreet zijn geformuleerd en ingericht. Ten aanzien van het toepassen van hard of soft controls blijkt dat de nadruk ligt op hard controls. De verhouding lijkt samen te hangen met de verschillen in inrichting van de control afdeling en fase waarin de vier verschillende lokale banken zich bevinden. De ontwikkeling die reeds heeft plaatsgevonden en de verwachte ontwikkelingen ten aanzien van de taken van de controller en het toepassen van het type controls, duiden op een verschuiving van traditioneel controlewerk naar een controller die steeds meer betrokken is bij de business en gesprekspartner is van management en directie. De rol van de controller heeft zich doorontwikkeld en is veranderd van achteraf controle uitvoeren (controleur-rol) naar een veel bredere partner-rol die ook aan de voorkant met de business probeert mee te denken en management en directie ondersteunt bij organisatieveranderingen. Het bewustzijn ten aanzien van het inzetten van verschillende type controls, passend bij de doelstelling en situatie, is de laatste jaren toegenomen. Naast sturing op resultaat-, vindt nu ook actiesturen en medewerker- en leiderschapssturing plaats. De rol van de controller is over tijd veranderd, maar er heeft geen duidelijke verschuiving plaatsgevonden in het toepassen van het type controls van hard naar soft.

Heeft Interactice control invloed op de rol van de controller?

De Hoofdvraag van dit onderzoek is: Is er een relatie tussen de lever of control Interactive control en het vervullen van de controllerrol business partner? Dit onderzoek is gebaseerd op de dataset verkregen uit de controllerenquête 2013, uitgevoerd in opdracht van de Open Universiteit (Bork & van der Wal, 2014). Vanuit het literatuuronderzoek is het duidelijk: de rol business partner is een zeer gewenste rol voor controllers. Daarnaast is er in de literatuur een verband te vinden tussen de rol business partner en de lever of control Interactive control. De factor- en clusteranalyse zoals beschreven door Bork & van der Wal (2014), resulteerde in de identificatie van twee type controllers. In dit uitgebreide onderzoek is TYPE II geïdentificeerd als business partner, omdat hij/zij activiteitencombinaties uitvoert die gerelateerd zijn aan strategie, analyseren, het management ondersteunen in besluitvorming, advisering, change management en de organisatie vertegenwoordigen. 36% van de populatie van aan Nederlandse Universiteiten afgestudeerde controllers die ook werkzaam zijn als controller vervullen een rol grotendeels gelijk aan de rol business partner. De vervulling van de rol (TYPE II) is niet puur business partner. Vervaardigen en organiseren van rapportagestromen zijn ook activiteiten die uitgevoerd worden door TYPE II. Daarnaast voert TYPE I activiteiten als change en risk management uit, volgens de definitie zou de business partner deze activiteiten uit moeten voeren. De rol business partner wordt uitgevoerd, maar nog niet in de optimale vorm zoals aangegeven in de theorie. De logistische regressieanalyse op de dataset laat zien dat geen van de levers of control een significante trigger is voor het uitvoeren van een van de twee types controllerrollen (Bork & van der Wal, 2014). Dit verdiepende onderzoek concentreert zich op de relatie tussen de lever of control Interactive control en de zes activiteitencombinaties (factoren) in plaats van de twee clusters (TYPE I & II). De statistische analyses bevestigen de uitkomsten het onderzoek van Bork & van der Wal (2014). Er is geen significantie tussen Interactive control en de factoren die behoren bij de business partner rol. De hoofdvraag moet ontkennend beantwoord worden, er is geen relatie tussen de lever of control Interactive control en de controllerrol business partner. Een paar beperkingen van het onderzoek richten zich op de vragenlijst over de levers of control: is het de juiste vragenlijst voor dit onderzoek en meet deze vragenlijst de levers of control van controllers? Vervolg onderzoek kan zich richten op bovenstaande beperking. Daarnaast zijn er uit het onderzoek van Bork & van der Wal (2014) triggers naar voren gekomen die verder onderzocht kunnen worden.

Perceptie van de rol van de controller

De rol van de controller behelst een grote verscheidenheid aan activiteiten. Er is veel over deze rol geschreven, dat resulteerde in verschillende gezichtspunten over en categorieën van controller activiteiten. In het algemeen kan gesteld worden dat de controller de manager ondersteunt bij de uitvoering van zijn besluitvormingsproces. Er is niet veel geschreven over perceptieverschillen over de rol van de controller. Omdat dat wel nuttig kan zijn voor de werkrelatie tussen manager en controller is onderzocht of er perceptieverschillen bestaan en bij welke controller activiteiten deze zich voordoen. Het onderzoek naar perceptieverschillen tussen managers en controllers over de rol van de controller is uitgevoerd door een kwalitatief onderzoek, een gevalsstudie, bij een universitair medisch centrum. Drie manager-controller koppels zijn geïnterviewd aan de hand van een door hen ingevulde lijst met controller activiteiten. De resultaten van de interviews zijn de belangrijkste bron voor het onderzoek. Er komen drie verklaringscategorieën naar voren voor de perceptieverschillen, namelijk 1. een perceptieverschil veroorzaakt door een interpretatieverschil over het hiërarchische niveau waarop de activiteit wordt uitgevoerd; 2. een perceptieverschil veroorzaakt door een interpretatieverschil over de betekenis van de woorden waarmee de activiteit is omschreven; 3. een perceptieverschil veroorzaakt door een interpretatieverschil over het kwaliteitsniveau waarop de activiteit wordt uitgevoerd. De controller kent in het algemeen een hogere score toe aan het belang van het uitvoeren van de controlling activiteit dan de manager. Er bestaan veel perceptieverschillen, maar het patroon tussen de 3 onderzochte koppels met betrekking tot hun perceptie van het al dan niet uitvoeren van de controller activiteit en met betrekking tot het belang dat zij aan het uitvoeren van de activiteit hechten is te grillig om een gelegitimeerde conclusie te trekken over het daadwerkelijke bestaan van perceptieverschillen of over de importantie van een activiteit als moderator voor de verklaring van het perceptieverschil. De meeste perceptieverschillen worden verklaard door een interpretatieverschil over het hiërarchisch niveau waarop de activiteit wordt uitgevoerd. In deze gevallen die liggen op het gebied van interne analyse, risico management en management control systemen, is de manager meestal van mening dat een controller activiteit wordt uitgevoerd, terwijl de controller van mening is dat deze niet wordt uitgevoerd. Dit verschil kan te maken hebben met de afstand van de beoordelaar tot de uit te voeren activiteit. Bij de meeste perceptieverschillen percipieert de manager de activiteit als uitgevoerd en de controller percipieert deze als niet uitgevoerd. Naast de afstand tot de uit te voeren activiteit, kan ook het professioneel oogpunt meespelen als verklarende factor voor deze perceptieverschillen. Dit speelt met name een rol bij activteiten op het gebied van interne analyse, leiding geven en veranderen en onderhoud van systemen. Over activteiten behorend bij het controllertype business partner bestaan meer perceptieverschillen dan die behorend bij het type policeman. Dit kan betekenen dat de business partner activiteiten van de onderzochte controllers niet of minder zichtbaar worden uitgevoerd. De perceptie er over verschilt zeker.