Veranderende rol van de controller. Balans tussen het toepassen van hard en soft controls

Het doel van dit onderzoek is om inzicht te geven in de ontwikkeling van de rol van de controller en te onderzoeken hoe de rol van de controller zich verhoudt tot het gebruik van hard en soft controls. Het onderzoek is uitgevoerd in de vorm van een case study waarbij de onderzoeksdata op twee manieren is verzameld. Ten eerste is door middel van desk research op basis van brondocumenten een overzicht in de tijd gemaakt van de gehanteerde management control systemen bij de casusorganisatie, zijnde vier lokale Rabobank vestigingen. Ten tweede is voor het beantwoorden van de deelvragen en hoofdvraag gebruik gemaakt van semigestructureerde interviews. De ontwikkelingen binnen management control laten zien dat de invulling hiervan bij de casusorganisatie veranderd is en dat management control niet meer alleen vraagt om hard controls. In de casusorganisatie zijn de hard controls duidelijk ingericht en laten de onderzoeksresultaten zien dat soft controls wel worden uitgevoerd maar niet concreet zijn geformuleerd en ingericht. Ten aanzien van het toepassen van hard of soft controls blijkt dat de nadruk ligt op hard controls. De verhouding lijkt samen te hangen met de verschillen in inrichting van de control afdeling en fase waarin de vier verschillende lokale banken zich bevinden. De ontwikkeling die reeds heeft plaatsgevonden en de verwachte ontwikkelingen ten aanzien van de taken van de controller en het toepassen van het type controls, duiden op een verschuiving van traditioneel controlewerk naar een controller die steeds meer betrokken is bij de business en gesprekspartner is van management en directie. De rol van de controller heeft zich doorontwikkeld en is veranderd van achteraf controle uitvoeren (controleur-rol) naar een veel bredere partner-rol die ook aan de voorkant met de business probeert mee te denken en management en directie ondersteunt bij organisatieveranderingen. Het bewustzijn ten aanzien van het inzetten van verschillende type controls, passend bij de doelstelling en situatie, is de laatste jaren toegenomen. Naast sturing op resultaat-, vindt nu ook actiesturen en medewerker- en leiderschapssturing plaats. De rol van de controller is over tijd veranderd, maar er heeft geen duidelijke verschuiving plaatsgevonden in het toepassen van het type controls van hard naar soft.

Perceptie van de rol van de controller

De rol van de controller behelst een grote verscheidenheid aan activiteiten. Er is veel over deze rol geschreven, dat resulteerde in verschillende gezichtspunten over en categorieën van controller activiteiten. In het algemeen kan gesteld worden dat de controller de manager ondersteunt bij de uitvoering van zijn besluitvormingsproces. Er is niet veel geschreven over perceptieverschillen over de rol van de controller. Omdat dat wel nuttig kan zijn voor de werkrelatie tussen manager en controller is onderzocht of er perceptieverschillen bestaan en bij welke controller activiteiten deze zich voordoen. Het onderzoek naar perceptieverschillen tussen managers en controllers over de rol van de controller is uitgevoerd door een kwalitatief onderzoek, een gevalsstudie, bij een universitair medisch centrum. Drie manager-controller koppels zijn geïnterviewd aan de hand van een door hen ingevulde lijst met controller activiteiten. De resultaten van de interviews zijn de belangrijkste bron voor het onderzoek. Er komen drie verklaringscategorieën naar voren voor de perceptieverschillen, namelijk 1. een perceptieverschil veroorzaakt door een interpretatieverschil over het hiërarchische niveau waarop de activiteit wordt uitgevoerd; 2. een perceptieverschil veroorzaakt door een interpretatieverschil over de betekenis van de woorden waarmee de activiteit is omschreven; 3. een perceptieverschil veroorzaakt door een interpretatieverschil over het kwaliteitsniveau waarop de activiteit wordt uitgevoerd. De controller kent in het algemeen een hogere score toe aan het belang van het uitvoeren van de controlling activiteit dan de manager. Er bestaan veel perceptieverschillen, maar het patroon tussen de 3 onderzochte koppels met betrekking tot hun perceptie van het al dan niet uitvoeren van de controller activiteit en met betrekking tot het belang dat zij aan het uitvoeren van de activiteit hechten is te grillig om een gelegitimeerde conclusie te trekken over het daadwerkelijke bestaan van perceptieverschillen of over de importantie van een activiteit als moderator voor de verklaring van het perceptieverschil. De meeste perceptieverschillen worden verklaard door een interpretatieverschil over het hiërarchisch niveau waarop de activiteit wordt uitgevoerd. In deze gevallen die liggen op het gebied van interne analyse, risico management en management control systemen, is de manager meestal van mening dat een controller activiteit wordt uitgevoerd, terwijl de controller van mening is dat deze niet wordt uitgevoerd. Dit verschil kan te maken hebben met de afstand van de beoordelaar tot de uit te voeren activiteit. Bij de meeste perceptieverschillen percipieert de manager de activiteit als uitgevoerd en de controller percipieert deze als niet uitgevoerd. Naast de afstand tot de uit te voeren activiteit, kan ook het professioneel oogpunt meespelen als verklarende factor voor deze perceptieverschillen. Dit speelt met name een rol bij activteiten op het gebied van interne analyse, leiding geven en veranderen en onderhoud van systemen. Over activteiten behorend bij het controllertype business partner bestaan meer perceptieverschillen dan die behorend bij het type policeman. Dit kan betekenen dat de business partner activiteiten van de onderzochte controllers niet of minder zichtbaar worden uitgevoerd. De perceptie er over verschilt zeker.