La planificación y organización de la auditoría interna en las empresas de transporte, manejo y custodia de valores.

Durante la década de los 80´s, la guerra civil fue creciendo en intensidad afectando las condiciones de vida de la mayor parte de la población, deteriorando el sistema educativo y de salud, propiciando el cierre de fábricas y dejando cesante a cientos de miles de salvadoreños; con la profundización del conflicto, se generó una crisis económica, social y política. Al inicio de la década de los años 90´s, se firmaron el 16 de enero de 1992, en Chapultepec, México D.F. los Acuerdos de Paz que propiciaron nuevas medidas y cambios económicos, sociales y políticos que están destinados a la reconstrucción nacional. La herencia del conflicto armado fue el deterioro de la economía, salud y medioambiente, pero lo más sobresaliente fue la desmovilización del ejército y de las fuerzas rebeldes, quedando miles de personas sin “empleo”; quienes posteriormente quedaron diseminados en pequeñas células fuertemente armadas que se dedicaron al vandalismo y todo tipo de actos delictivos; siendo uno de los principales el asalto y robo de efectivo en bancos, centros comerciales e industria. Es en este momento surge un innovador servicio que se encargaría del transporte, manejo y custodia de valores, a solicitud de sus clientes, estas empresas transportarían su efectivo hacia los bancos y viceversa, pago de planillas y otros. En la actualidad este tipo de empresa se enfrenta con problemas administrativos y de control interno, que complican el manejo adecuado del efectivo, cuyo manejo físico es similar al de los bancos requiriendo de un estricto sistema de control interno y contable que garantice la seguridad del efectivo encomendado. En este tipo de empresa la auditoría interna no cumple con algunas fases del proceso de la auditoría, sobre lo cual se puede mencionar: la Planeación y Organización de la Auditoría, ésta es elaborada en forma incompleta y deficiente; tampoco es elaborado por la Unidad de Auditoría Interna, su propio Plan Anual, de acuerdo a las necesidades del giro de este tipo de empresa, lo que trae como consecuencia que no exista un ordenamiento sistemático de todas las actividades a realizar durante el año. Los empresarios buscan asesores administrativos - financieros que les ayuden a establecer políticas efectivas para lograr la optimización de los recursos, considerando que la auditoría interna debidamente planificada y organizada puede suplir las exigencias y demandas de la alta gerencia. Por lo anterior, esas necesidades básicas de protección y productividad definen la función dual de la Unidad de Auditoría Interna; en virtud de que sin limitaciones, está familiarizada con las operaciones diarias de la empresa, el auditor interno se encuentra en una posición única para aportar su asistencia y asesoría para hacer frente a esas necesidades sobre una base integral. Al mismo tiempo existe esa gran verdad de que las organizaciones deben ser productivas y habrán de buscar, la mejor posible utilización de sus recursos. Se ha dado gran reconocimiento a los auditores internos como elementos que pueden dar su mejor contribución y ayuda para que las organizaciones alcancen la productividad que requieren, la Unidad de Auditoría Interna coadyuva en ese intento. En las compañías de transporte, manejo y custodia de valores, las unidades de auditoría interna no consideran los procedimientos y técnicas de auditoría para efectos de diseñar y formular la planeación , se basan más bien en la experiencia. El trabajo realizado por dichas unidades se vuelve más financiero y no proporcionan información relevante que sirva para fortalecer controles que garanticen la custodia de valores a través de la optimización de los métodos, sistemas y procedimientos. En estas empresas las Unidades de Auditoría Interna presentan la problemática siguiente: Sus actividades son de carácter Financiero, es decir, la evaluación de la razonabilidad de las cifras o saldos de los estados financieros. Por muchas razones no posee conocimientos, ni la experiencia necesaria para la planificación y organización de la Unidad de Auditoría Interna. En tal sentido, de la problemática planteada se deduce “Que una planeación de auditoría adecuada considerando el desarrollo de la estrategia de auditoría, la planificación detallada y la preparación de programas, permitirá que la práctica de auditoría interna en las empresas de transporte, manejo y custodia de valores sea más eficaz y eficiente”. Por lo descrito anteriormente se pretende estudiar las situaciones reales del acontecer en el ámbito nacional que involucra las operaciones de servicio de transporte , custodia de efectivo y valores, que realizan las empresas dedicadas a estas actividades, analizando la situación financiera – administrativa, relativa a los controles especialmente los administrativos y contables que estén directamente relacionados con el efectivo o valores consignados a la empresa por sus clientes, y que puedan servir de parámetros para la planificación y organización de la unidad de auditoría interna capaz de asistir y asesorar en la toma de decisiones a los departamentos o unidades de: Gerencia Financiera – Administrativas y Gerencia de Operaciones. El trabajo desarrollado establece bases teóricas y prácticas sobre cómo se deben administrar las actividades de Auditoría Interna: Planeación y Organización; personal, entrenamiento y actividades preparatorias. Como objetivos del trabajo desarrollado se mencionan los siguientes: Concientizar a las unidades de auditoría interna, del papel que deben desempeñar dentro de las empresas dedicadas al transporte y custodia de valores, debido al alto riesgo experimentado por la delincuencia organizada. Dar cobertura Identificar las áreas operacionales susceptibles de auditarse y realizar un diagnóstico de sus principios y conceptos, señalando sus principales puntos de control. Diseñar un Plan de Trabajo que contengan lineamientos que ayuden a fortalecer los controles internos y controles administrativos y especialmente la combinación de ambos. Planificar y organizar la una Unidad de Auditoría Interna que visualice un enfoque más participativo con: la Gerencia Financiera – Administrativa, Gerencia de Operaciones y Gerencia de Seguridad. Como resultado final de este estudio se obtuvo la formulación de un documento en el cual se describa, como realizar esfuerzos conjuntos para obtener resultados satisfactorios mediante la planeación que es especialmente importante en las empresas dedicadas al manejo de efectivo debido a la incertidumbre política, social y delictiva, que por muchas décadas ha sido un factor determinante para hacer frente a las demandas de las empresas – clientes que desean proteger su efectivo y consecuentemente su personal y sus activos.

Plan de capacitación para el fortalecimiento de los procesos administrativos de la Asociación Cooperativa de aprovisionamiento, ahorro y crédito de recicladores del municipio de Ayutuxtepeque de responsabilidad límitada (CORESYU de R.L.) en el proyecto emprendedurismo social y ecogestión de residuos urbanos (RESSOC).

El presente trabajo de investigación ha tenido como principal objetivo identificar las necesidades de un Plan de Capacitación para fortalecer los procesos administrativos de la Asociación cooperativa de aprovisionamiento, comercialización, ahorro y crédito de recicladores del municipio de Ayutuxtepeque de Responsabilidad limitada (CORESYU DE RL). Para llevar a cabo la investigación fue necesario apoyarse en los métodos inductivo y deductivo, utilizando el tipo de investigación explicativo, además se hizo uso del cuestionario y guía de entrevista para recabar la información, así mismo se adquirió bibliográficamente por medio de documentos proporcionados por la asociación, sitios web y trabajos de investigación. El objeto de estudio de la investigación estuvo conformado por un universo de 47 empleados distribuidos en las diferentes áreas y unidades, se realizó un censo de 44 empleados y la señora encargada del área administrativa y los dos socios encargados de asamblea general. Una vez recolectada la información se procedió a la tabulación e interpretación, generando el respectivo diagnóstico que evidenció los problemas en la planeación, organización, dirección y control del personal, logrando establecer las siguientes conclusiones y respectivas recomendaciones. Entre las principales conclusiones se mencionan las siguientes: Se observó que los procesos de gestión de recursos humanos de la Asociación relacionados con integración, retención, mantenimiento, desarrollo y compensaciones no están estructurados. los asociados encargados de la asamblea general no tienen claro los procesos de contratación de personal ni las políticas sobre las que se rigen, se proveen cargos sin aplicar procesos de selección adecuados. El programa de inducción que es impartido al personal contratado en la Asociación es deficiente, este no es impartido a todos por igual, además no facilita el desempeño y adaptación del personal al puesto. Falta de capacitación constante al personal administrativo y operativo en aspectos que fortalezcan su desempeño laboral, lo que induce a que el empleado obtenga nuevos conocimientos que mejoren sus actividades laborales diarias. No existe Misión, Visión y Objetivos Institucionales, lo que ocasiona que el personal de la institución no se sienta identificado con la Asociación. Tomando en cuenta todas las conclusiones antes citadas se recomienda a la actual administración. Se recomienda a la actual administración prestar suma atención a los procesos de reclutamiento y selección de personal, actualizar los procesos para así proporcionar al candidato idóneo para que este realice eficazmente el trabajo que se le asigne. Elaborar un programa de inducción efectivo y de fácil comprensión que sea impartido al personal contratado en la CORESYU DE RL de forma equitativa y orientado a facilitar las funciones del puesto de trabajo. Diseñar o rediseñar el plan de capacitaciones a partir del diagnóstico de las necesidades reales de capacitación que permitan alcanzar los objetivos establecidos en el procedimiento, integrando programas de capacitación constante al personal que fortalezca los aspectos de trabajo en equipo, servicio, relaciones humanas y la actitud con el objeto de que se aplique en las actividades laborales Elaborar Misión, Visión y Objetivos Institucionales enfocados a la asociación para la motivación e integración del personal con la misma.

Diseño de normativa administrativa para el funcionamiento interno de la Fundación salvadoreña para la promoción social y el desarrollo económico (FUNSALPRODESE).

La Fundación Salvadoreña para la Promoción Social y el Desarrollo Económico (FUNSALPRODESE), es una organización no gubernamental dedicada a la realización de actividades que tienen como propósito la promoción humana, la solidaridad y el desarrollo sostenible, a través de sus programas y proyectos, en beneficio de los sectores y comunidades de escasos recursos. El objetivo principal de ésta investigación es diseñar una “Normativa Administrativa para el funcionamiento interno” que contribuya a ordenar la realización de actividades dentro de las unidades organizativas, enmarcadas en el proceso administrativo. En la primera fase de la investigación se recopiló información de tipo bibliográfica para la estructuración del marco teórico, además para realizar la investigación fue necesaria la colaboración del personal que conforma FUNSALPRODESE; para determinar las necesidades existentes en la aplicación del proceso administrativo, se utilizaron cuestionarios dirigidos a los jefes y al personal que integra la fundación. A través del diagnóstico de la situación actual se determinaron los principales problemas administrativos que afectan a la fundación, los cuales fueron: estructura organizativa, atribuciones y responsabilidades, coordinación, comunicación, evaluación del desempeño, entre otros. Permitiendo lo anterior establecer las conclusiones y emitir las recomendaciones, entre las más importantes se encuentran: CONCLUSIONES 1. No existe claridad de cuál es la unidad que se encarga de la elaboración de los presupuestos de la fundación. 2. El personal de FUNSALPRODESE conoce las atribuciones y responsabilidades de sus puestos de trabajo y no de las unidades organizativas de la fundación. 3. El organigrama de la fundación no refleja la situación actual de la estructura organizativa. 4. En FUNSALPRODESE se utilizan varios medios de comunicación para transmitir la información, sin embargo la información en ocasiones no es clara, concreta y oportuna, lo que provoca retrasos en las actividades y malos entendidos entre el personal. 5. No hay claridad sobre que unidad es responsable de la evaluación del desempeño del personal, ya que se confunde entre la manera de hacerlo y a quien corresponde hacerlo. 6. La administración de recursos humanos dentro de FUNSALPRODESE está a cargo de unidades organizativas a las que no les corresponde. RECOMENDACIONES 1. Definir a que unidad le corresponde la elaboración y control del presupuesto. 2. Elaborar un manual de organización que establezca de forma clara y precisa las atribuciones de las diferentes unidades de FUNSALPRODESE. 3. Rediseñar el organigrama de FUNSALPRODESE de manera que muestre la ubicación adecuada de las unidades organizativas y las líneas de autoridad. 4. Mejorar los medios de comunicación existentes, corrigiendo posibles fallas en la transmisión de la información entre el personal de FUNSALPRODESE. 5. Es necesario establecer a que unidad le corresponde la evaluación del desempeño del personal de FUNSALPRODESE. 6. Se recomienda la creación de una unidad que se dedique a la administración del Recurso Humano, de manera que pueda desarrollarse cubriendo las necesidades de los miembros de la fundación.

La responsabilidad social empresarial como estrategia de desarrollo social y económico de las empresas adscritas a la Camará Española de El Salvador bajo el enfoque europeo.

RSE se define como “La integración voluntaria, por parte de las empresas, de las preocupaciones sociales y medioambientales en sus operaciones comerciales y sus relaciones con sus interlocutores” Comisión Europea. Bajo la anterior definición, es necesario que las empresas entiendan que la Responsabilidad Social Empresarial no es un gasto sino una inversión para el futuro. Apostar por la Responsabilidad Social Empresarial conlleva múltiples beneficios para las empresas, entre ellas, que fortalece la imagen de la empresa; favorece el canal de comunicación interno, así como la comunicación externa hacia los socios y demás partes interesadas; fomenta la mejora continua en aspectos de calidad de producto y/o servicio, la formación de los trabajadores, la igualdad de oportunidades, además de contribuir a crear un ambiente de trabajo sano y seguro. Todas estas actuaciones, dentro del marco de la responsabilidad social de la empresa, sin duda, conllevarán un aumento de la competitividad. En definitiva, no se trata de sumar una nueva carga a las empresas, sino que las distintas acciones que éstas realizan se hagan de una manera sistemática y estratégica y dentro de este marco integrador. Es por lo anterior el valor de la presente investigación, que tiene como objetivo Diseñar una propuesta de implementación de Buenas Prácticas de Responsabilidad Social Empresarial, para contribuir al desarrollo Social y Económico de las empresas objeto de estudio, y del entorno donde operan. Lo anterior se plantea sobre la base de que a pesar que la responsabilidad principal de las empresas consiste en generar beneficios, éstas, pueden contribuir al mismo tiempo al logro de objetivos sociales y medioambientales, integrando la responsabilidad social como inversión estratégica en el núcleo de su estrategia empresarial, sus instrumentos de gestión y sus actividades. Esto únicamente se puede lograr si la empresa constituye un proceso de gestión de sus relaciones con diversos interlocutores que pueden influir realmente en su libertad de funcionamiento, considerando la responsabilidad social como una inversión y no un gasto. Ser socialmente responsable no significa solamente cumplir plenamente las obligaciones jurídicas, sino también ir más allá de su cumplimiento invirtiendo «más» en el capital humano, el entorno y las relaciones con los interlocutores, es de esta manera como las organizaciones lograrán contribuir al desarrollo social, económico y ambiental de la sociedad, elementos que conllevan a alcanzar un desarrollo sostenible tanto de las empresas como de su entorno. En base a lo planteado anteriormente, la presente investigación contribuirá a que las empresas tengan un modelo de implementación de Responsabilidad Social Empresarial en el interior de sus organizaciones, ya que como se ha identificado anteriormente, la RSE no solo es externa, sino debe concebirse desde el interior de las empresas, y modificar toda la planificación estratégica de estas, con el fin de impregnar la RSE, como un modelo de negocios que tenga como resultado el desarrollo sostenible de la organización y de sus grupos de interés yendo más allá de lo legamente establecido; siendo esto lo esencial que el enfoque Europeo, pretende impregnar dentro de las organizaciones y lo que esta investigación desea difundir.