Diseño de una metodología para apoyar la toma de decisiones en la fase del análisis previo, para la adquisición de software administrativos en el sector privado.

La creciente tecnología en hardware y software permite en la década de los 60`s insertarse en el mundo de las finanzas, dando respuesta a la necesidad de obtener información contable, administrativa y gerencial de forma ágil y oportuna a usuarios internos y externos a la empresa, haciendo uso de software desarrollados, adquiridos o arrendados, que respondan a los distintos cambios en las medidas económicas que rigen la actividad comercial. Sin embargo, la experiencia muestra lo contrario, debido a que las entidades desconocen ¿Cuáles son los elementos a considerarse en la fase del análisis preliminar del Ciclo de Vida y Desarrollo de los Sistemas al momento de adquirir software administrativos? Con el objetivo de dar respuesta a dicha problemática se deben identificar y considerar los elementos necesarios dentro del análisis preliminar como es la identificación de las necesidades, recursos tecnológicos, humanos, financieros y las políticas contables y administrativas de forma sistemática. Para ello, se hizo un estudio explorativo, descriptivo y analítico a 76 entidades contribuyentes de la Asociación Nacional de la Empresa Privada ANEP, distribuidas entre los sectores industria, comercio y servicio (muestra seleccionada). La técnica utilizada para recopilar dicha información fue el cuestionario diseñado tomando de base la información obtenida de fuentes primarias (personal encuestado en prueba piloto) y de las fuentes secundarias (textos bibliográficos). Para el análisis e interpretación de los datos obtenidos se utilizó la herramienta de Microsoft Excel - Tablas dinámicas relacionando variables e indicadores. Entre los resultados obtenidos se constata la falta de diseño de planes de contingencia, cambio de software en periodos cortos de tiempo, existencia de compromisos a cumplir por la institución (franquicias, convenios, lineamientos corporativos). Cuyo origen se debe en su mayoría, a la falta de medición del impacto que esta decisión conlleva en el ámbito operativo, técnico, organizacional y financiero en la entidad, por parte del recurso humano involucrado. Como resultado de la investigación se concluye que: los sistemas de información deben ser flexibles de acuerdo a las necesidades de las empresas, sin perder la oportunidad y confiabilidad; de acuerdo al volumen y complejidad de las transacciones así será necesario adquirir software modulares, integrados o gerenciales; la disponibilidad de la información requerida determinará la actualización de los datos de forma inmediata (línea) o después de ejecutarse un proceso (lote). Dando solución a lo antes planteado, se diseña la Metodología CIED (Conocimiento, Identificación, Estudios y Decisión), la cual consta de cuatro etapas: 1. Conocimiento del negocio y análisis del entorno. 2. Identificación de las necesidades a solventar. 3. Estudios de factibilidad. 4. Decisión. La implementación de cada una de ellas es aplicable a los diferentes sectores económicos y tamaño de empresas, además de ser un sistema metodológico que recoge evidencia del trabajo realizado mostrando a su vez una sistematización del proceso de decisión, lo que hace que dicho proceso sea auditable desde su origen.