Procedimientos para auditar las operaciones virtuales.

En las últimas décadas las empresas en El Salvador han experimentado cambios a nivel tecnológico, pero este cambio no ha sido reciproco en cuanto a la seguridad que debe implementarse al efectuarse dichos cambios, lo que ha llevado a que se aumente el riesgo, en cuanto a la seguridad, transparencia, existencia y prueba material de la ejecución de estas operaciones, así mismo, los auditores se encuentran con un nuevo reto, el cual obliga a que efectúen cambios en la manera de cómo deberán auditar, validar y evidenciar este tipo de operaciones, pues los métodos convencionales no le darían la confianza necesaria para dar una opinión razonable. Con el compromiso de dar respuesta a la interrogante sobre ¿qué procedimientos debería desarrollar el auditor para obtener evidencia suficiente y apropiada al auditar las compras, ventas y operaciones bancarias realizadas por internet?, ya sea en la revisión del área de sistemas de una empresa que genera sus estados financieros de forma electrónica o en una auditoría de sistemas, se realizó este trabajo de investigación, que tiene por objeto proponer una guía de procedimientos para auditar este tipo de operaciones. Para obtener la información que sustenta este trabajo se realizó una investigación documental de campo, haciendo uso de las herramientas de investigación siguientes; entrevistas, encuestas y análisis, las cuales sirvieron de base para determinar y medir en forma general los factores determinantes que ayuden al auditor a obtener evidencia suficiente y apropiada. Para la investigación se consideró, un universo conformado por 215 despachos constituidos como personas jurídicas y autorizados por el Consejo de Vigilancia de la Profesión de Contaduría Pública y Auditoría al 31 de diciembre de 2005, de los cuales se seleccionó una muestra, utilizando el método de muestreo no aleatorio deliberado, y se consideraron aquellos despachos que se localizan en la zona central de San Salvador. En base al estudio realizado se determinó que la mayoría de profesionales conoce las operaciones virtuales, y entre las más conocidas se encuentran las compras, ventas y operaciones bancarias realizadas a través de internet y el sistema DET. Así también la mayoría evalúa este tipo de operaciones; sin embargo, los resultados obtenidos no han sido en su totalidad satisfactorios. Entre los factores más determinantes que se encontraron está la falta de procedimientos, acceso a la información, personal no calificado y poco uso de la tecnología de información como herramienta de auditoría. Por lo tanto se recomienda que para enfrentarse a estos nuevos desafíos, se requiere que el auditor esté altamente calificado para realizar su trabajo y que utilice como herramienta de auditoría la tecnología de información. En consecuencia se sugiere que se tomen en cuenta los programas de trabajo que se han elaborado, los cuales contienen procedimientos, que orientan al auditor de cómo podrá obtener evidencia suficiente y apropiada de acuerdo a los cambios tecnológicos y a las nuevas formas de ejercer por parte de las empresas sus operaciones.

Guía de control interno para los proyectos de infraestructura física ejecutados por las municipalidades.

Considerando que las municipalidades del país están en la actualidad recibiendo mayores recursos provenientes del presupuesto general de la nación, de préstamos y donaciones por parte de organismos internacionales, destinados a la ejecución de proyectos en beneficio del desarrollo de las comunidades, y que bajo esas circunstancias es necesario que cuenten con medidas de protección y optimización de los recursos, se tomó la decisión de contribuir a ese propósito. En tal sentido, fue necesario conocer el control interno del ciclo de proyectos de infraestructura física que poseen las municipalidades, para proponer sobre una base real y objetiva, una guía de control interno que les permita salvaguardar y administrar adecuadamente los recursos que están destinados a satisfacer las condiciones y necesidades de las comunidades, dentro del contexto del desarrollo local a nivel nacional. Consecuentemente, se efectuaron encuestas a los servidores municipales de las unidades de ejecución de proyectos de los municipios del país y se entrevistaron a funcionarios de entidades que actualmente les brindan asistencia técnica y financiera, determinándose que los municipios no conocen las actividades esenciales que comprende el ciclo de proyectos y además presentan deficiencias importantes para administrar y controlar apropiadamente los recursos destinados a obras de infraestructura física. Los resultados de la investigación, evidenciaron que la mayoría de las municipalidades no poseen una unidad administrativa que les permita ejecutar o monitorear los proyectos de infraestructura, a fin de que las obras se realicen con la oportunidad, eficiencia, eficacia y transparencia con que lo esperan las comunidades beneficiarias. Los municipios incumplen también disposiciones legales y normativa técnica aplicable a los proyectos, lo cual pone en riesgo su capacidad de gestión y por consiguiente, la viabilidad de la política de descentralización adoptada por el gobierno central, en un afán de alcanzar un mejor desarrollo local. En conclusión, los municipios no cuentan con procedimientos de control interno, que comprendan aspectos legales, técnicos, presupuestarios, contables y financieros, para administrar apropiadamente los recursos destinados a proyectos sociales y económicos, es por esa razón que la guía de control interno propuesta en este trabajo, ha sido diseñada para que las municipalidades, además de conocer el proceso de ejecución del ciclo de proyectos adopten los procedimientos necesarios para realizar una mejor gestión en beneficio de sus comunidades.

La administración de capital de trabajo en las PYMES del sector industrial dedicado a las artes gráficas del área urbana de Mejicanos: Caso práctico Ecografic, S.A. de C.V.

La Administración del Capital de Trabajo es una herramienta que complementa oportunamente el análisis financiero empresarial, puesto que mide directamente el manejo del efectivo en un periodo de tiempo denominado Ciclo Operativo, permitiendo pronósticos que toman en cuenta factores internos y externos relacionados con todo tipo de situaciones sociales, económicas o de otra índole que afectan la estabilidad financiera de la entidad. El Capital de Trabajo es de mucha importancia en la vida económica de cualquier empresa, las PYMES del sector industrial manejan una gran cantidad de recursos financieros, humanos y tecnológicos que se encuentran representados en activos y pasivos sean estos de corto y largo plazo que se utilizan como una fuente de maniobra para lograr una mayor rentabilidad o una mejor liquidez en su ciclo operativo. Las instituciones financieras hacen préstamos en diversos ámbitos, la mayoría de pequeñas y medianas empresas nacen con fuerte apoyo bancario, los banqueros confían en los estados financieros al tomar decisiones de préstamo y al establecer las condiciones y tasas de interés. Para lo cual cada uno de los rubros expresados deben ser relevantes y tener sus propias bases de análisis que permitan realizar comparaciones de un periodo a otro más complejas para emitir juicios objetivos y concretos. Así surge recientemente la NIIF para PYMES, estableciendo un nuevo orden para con un conjunto de normas de alta calidad, comprensibles que buscan reforzar la transparencia y comparabilidad de la información financiera para la toma de decisiones. De lo anterior surge la realización de un estudio sobre la Gestión del Capital de Trabajo en las PYMES del sector industrial dedicadas a las artes, siendo esto posible a través del diseño de un Manual de Políticas y Procedimientos, dividido en tres áreas fundamentales en el análisis del Capital de Trabajo: Compras e Inventarios, Cuentas por Cobrar y Ventas, Efectivo y sus Equivalentes; dirigiendo cada punto específicamente a crear un control de las asignaciones y usos de los recursos que hacen posible el mantenimiento del giro normal de la empresa. Para el caso se cuenta con el apoyo de ECOGRAFIC, S.A. DE C.V. empresa industrial dedicada a las artes gráficas en el municipio de Mejicanos, que está en toda la disposición de colaborar en la realización de la actividad. Uno de los objetivos trazados para ello es la obtención de información de carácter financiero de la entidad así como información general y administrativa de la misma para conocer la situación financiera actual de esta y orientar esfuerzos en pro de mejorar las condiciones en cada área estudiada a través del desarrollo de un manual de políticas y procedimientos financieros dirigidos a la optimización del uso del capital de trabajo para mejorar la condición financiera de corto plazo. De esta manera es posible crear documentación que fundamente la toma de decisiones de cada entidad, tomando en cuenta principios contables y de información financiera que establecen la importancia de desarrollar mecanismos que ayuden a mejorar la calidad, comprensión y utilización de la información financiera para cada uno de los usuarios.

Control de calidad, en las unidades de auditoría interna del sector público para mejorar la eficiencia y eficacia de los procedimientos técnicos y éticos del auditor interno.

La fiscalización de los recursos utilizados por el Estado de El Salvador es una acción que ha venido mejorando hasta el punto de establecerse dentro de cada institución una Unidad de Auditoria Interna con el propósito de mejorar los controles internos, transparencia y credibilidad de las operaciones realizadas por cada institución gubernamental a través de una evaluación financiera y operativa constante realizada por esta unidad. Para que los resultados finales del examen de auditoria alcancen en alto grado de credibilidad y confianza ante sus usuarios; la unidad debe regirse tanto por sus estatutos como por Normas de Auditoria, reglamentos y leyes afines. La Norma de Auditoria Gubernamental, sección 2.7 CONTROL DE CALIDAD, establece que la entidad o unidad auditora, encargada de ejecutar las acciones de auditoria debe establecer un sistema interno de control de calidad apropiado y participar en revisiones externas de control de calidad, para verificar que el trabajo de los auditores gubernamentales es ejecutado conforme a los criterios establecidos en la Ley de la Corte de Cuentas, las Normas de Auditoria Gubernamental, los manuales de Auditoria y otros instrumentos normativos. Este control de calidad tiene como finalidad comprobar que todos los trabajos desarrollados en cada una de las fases de una auditoria se realizaron de la mejor manera, alcanzando credibilidad y transparencia en los auditores y aspectos relevantes como la satisfacción de los usuarios de la información financiera y operacional de la entidad. Por las razones mencionadas anteriormente, la finalidad sobre la cual se ha enmarcado la investigación, es el diseño de un control de calidad en las unidades de auditoria interna del sector para mejorar la eficiencia y eficacia de los procedimientos técnicos y éticos del auditor interno. La metodología utilizada para el logro de los objetivos propuestos en la investigación consiste en la recolección de la información, establecimiento del universo, muestra e interpretación de los resultados, dicha investigación se llevó acabo tomando de base una muestra (que en este caso es el mismo universo) de unidades de auditoría interna, las cuales fueron encuestadas con el objeto de determinar la necesidad que existe en poseer una propuesta de control de calidad y de los lineamientos que la Corte de Cuentas de la República considera para realizar auditorías con calidad. A través del estudio realizado se comprobó que las unidades de auditoria interna encuestadas manifiestan tener políticas y procedimientos de control de calidad, sin embargo todos los jefes de auditoria (100%), consideran que al poseer un instrumento técnico que contenga procedimientos de control de calidad para la revisión de las fases de las auditorias, les sería de gran utilidad para asegurar la calidad de las auditorias y mejorar la eficiencia y eficacia de los procedimientos que realizan. En tal sentido se concluye que es importante y de utilidad la propuesta de procedimientos de control de calidad que sirva de base para la revisión de los trabajos de los auditores internos del sector publico.

Implementación de herramientas financieras para la administración del efectivo en las empresas del sector imprenta del municipio de San Salvador.

En el país, las empresas se ven afectadas por diversas situaciones desde su inicio y a lo largo de su trayectoria, unas desisten, otras deciden hacerle frente a las responsabilidades que representa iniciar un negocio, dentro de esos compromisos se encuentra el manejo de sus recursos financieros, que implica pagos a proveedores, a empleados, contingencias y hasta los mismos accionistas que demandan información sobre el uso y destino del capital, y de no existir las herramientas adecuadas para la administración del efectivo, la sociedad puede caer en problemas de liquidez o contar con activos ociosos, que no permitan a la entidad obtener alguna rentabilidad que no provenga directamente del giro o actividad principal operativa, y la encaminen a dificultades legales o a consecuencias más serias como el cierre de esta. De acuerdo a la situación anterior, se decide centrar la investigación en la Administración del Efectivo de la empresa “IMPRENTA, S.A. DE C.V.”, ya que la empresa posee Herramientas Financieras, pero no les da el uso apropiado o en otros casos no son suficientes para contribuir en la toma de decisiones; los objetivos planteados en la investigación son en forma general: fortalecer la administración del efectivo de acuerdo a las necesidades de la empresa a través de herramientas financieras que le permitan mejorar el uso y manejo de sus recursos y contribuyan a la toma de decisiones, identificar si las actuales herramientas son efectivas en la administración de los recursos financieros, analizar razones financieras y diseñar herramientas financieras de acuerdo a las necesidades de la entidad. Según su naturaleza, la investigación se realizó sobre una base de estudio explicativo-descriptivo, las unidades de análisis son Gerente General, Gerente Financiero, Contador y encargado de Cuentas por Cobrar. El universo son las empresas del sector imprenta inscritas en los registros de la Alcaldía del Municipio de San Salvador al cierre del período de 2009, las cuales ascienden a 62, los instrumentos utilizados para la recolección de la información fueron Cuestionarios y Entrevistas dirigidos a las unidades de análisis ya mencionadas, con preguntas especificas sobre las personas que intervienen en el manejo del efectivo, controles y herramientas para la administración del mismo. En los resultados obtenidos a raíz de la unificación de las respuestas suministradas por los informantes en el cuestionario y la entrevista, la mayoría coincide en que el manejo el efectivo esta a cargo de una sola persona, se mantiene centralizada la administración de los recursos en el Gerente General y/o Representante Legal, aún más, debido a que de las entidades analizadas, la mayoría cuenta con capital familiar, y es este quien se encarga de la gestión para recurrir a financiamiento externo, lo que permite suponer la falta de transparencia en la Administración del efectivo; cabe mencionar que aún cuando conocen herramientas financieras, estas no son aplicadas dentro de las entidades. Retomando los resultados obtenidos a través del análisis financiero, la entidad puede autofinanciarse, puede hacer frente a sus obligaciones a corto plazo, pero la falta de herramientas financieras para la Administración de los recursos, no ha permitido la correcta gestión y utilización del efectivo, debiendo recurrir a la obtención de financiamiento externo, determinándose con ello que la empresa está sobre-endeudada, ya que en relación al ratio de la estructura de capital (deuda – patrimonio) indica que más del 50% está financiado por entes externos, indicando que la empresa sea casi en su totalidad de terceros; por ello, la necesidad del uso de herramientas financieras a la brevedad permitirá una mejor administración de los recursos, una adecuada toma de decisiones y evitar mayor endeudamiento, ya que la empresa al realizar sus ventas y la gestión de cobro de acuerdo a sus políticas, es sostenible y cubre sus deudas a corto plazo.