Manual de procedimentos - apoio na gestão da mudança: Trabalho de Projecto

A aproximação dos serviços às populações e a melhoria dos serviços prestados na administração pública leva a que estas organizações tenham de estar constantemente a alterar a sua forma de agir para se conseguirem adequar ao meio onde estão inseridas. É, portanto, necessário um processo de mudança devidamente organizado e gerido. As organizações públicas sentiram a necessidade de adotar sistemas de informação e de controlo de gestão adequados de forma a melhorar as tomadas de decisões, introduzir a avaliação de desempenho e aumentar os índices de eficiência, eficácia e qualidade dos serviços públicos. No entanto, qualquer processo de mudança, por mais necessário e bem preparado que seja, enfrenta sempre resistência, seja ela a nível individual, seja a nível organizacional. É necessário saber gerir estas mudanças, para tal toma-se importante a constituição de uma boa equipa orientadora da mudança, com capacidade de liderança, necessária para uma melhor aceitação por parte dos funcionários envolvidos. Não menos importante é a medição da performance que visa produzir informação relevante para a melhoria da gestão e das tomadas de decisões, contribuindo assim para uma melhoria global dos resultados. O Balanced Scorecard pode ser a ferramenta ideal para trazer inovação aos serviços públicos. Assim, este trabalho de projeto consiste, depois de uma análise às reformas que tem vindo a ocorrer na administração pública bem como aos modelos e ferramentas existentes para a avaliação do desempenho do sector público, na elaboração de um Manual de Procedimentos, que servirá de base na reorganização dos Serviços da Divisão Administrativa da Câmara Municipal de Tomar que se encontra numa fase de mudança, manual esse que servirá também para melhoria do desempenho dos Serviços e para uma possível implementação do Balanced Scorecard. ABSTRACT: The alignment of services to citizens and improve services in public administration means that these organizations have to constantly change their ways if they can adapt to the environment where they operate. It is therefore a necessary process of change properly organized and managed. Public organizations have felt the need for information systems and monitoring of appropriate management to improve decision making, introduce the evaluation of performance and increasing levels of efficiency, effectiveness and quality of public services. However, any process of change, however necessary and well-prepared it is, always face resistance, either individually or at the organizational level. You must know how to manage these changes, for such it is important to set up a good team guiding change, and leadership skills necessary for better acceptance by the employees involved. No less important is the measurement of performance that aims to produce relevant information for improved management and decision making, thus contributing to an overall improvement in results. The Balanced Scorecard can be an ideal tool to bring innovation to public services. Thus, this study design is, after a review of the reforms that have been taking place in public administration and the existing models and tools for evaluating the performance of the public sector, development of a Procedures Manual, which is basic the reorganization of the Administrative Services Division of the City Council to take in a phase of change, that this manual will also serve to improve the performance of services and a possible implementation of the Balanced Scorecard.

Auditoria da gestão pública: diferenças de expectativas, qualidade e satisfação nas autarquias locais

O presente estudo baseou-se na avaliação dos factores mais influentes na percepção da qualidade da auditoria e satisfação dos Directores dos Serviços Financeiros das Autarquias Locais Portuguesas sujeitas a Certificação Legal de Contas. Aferir se existiam opiniões divergentes por região administrativa foi outro objectivo a que nos propusemos. Os resultados da pesquisa demonstram que os factores mais influentes são a especialização, o planeamento e trabalho de campo da empresa de auditoria. A percepção da qualidade de auditoria por Distrito/Região revela-se homogénea, ao invés da satisfação em relação à actividade de auditoria. Tendo em conta os resultados obtidos, a auditoria deverá equacionar o alargamento do seu campo de actuação, reorientar o seu papel, reforçar a comunicação e especialização no sector, por forma a potenciar a responsabilização, avaliação e apoio na tomada de decisão na gestão dos dinheiros públicos e, por outro lado, harmonizar as expectactivas entre auditado e auditor. /ABSTRACT: The present study was based on the assessment of the most influential factors in the perception of audit quality and satisfaction of the Directors of Financial Services of Portuguese Local Government subject to the Statutory Auditors. To assess whether there were differing opinions by administrative region was another goal we set ourselves. The survey results demonstrate that the most influential factors are the expertise, the planning and fieldwork of the audit firm. The perception of audit quality by District I Region proves to be homogeneous, rather than satisfaction with the audit work. Given the results, the audit should consider extending its scope to act, to reorient their role, to strengthen the communication and expertise in the sector in order to enhance accountability, assessment and support in decision making in the management of public resources and, secondly, to harmonize expectations between auditee and auditor.

Políticas sociais no Município de Mafra: desafios e possibilidades de implementação sob o olhar da sociologia

No quadro de uma sociologia da ação, procurámos conhecer as políticas públicas do setor social em preparação ou implementadas pela autarquia de Mafra e, simultaneamente, perceber a influência que a interação e o grau de concordância dos diferentes atores sociais envolvidos no desenvolvimento do projeto social do município, exercem no processo de concretização das mesmas, contribuindo, deste modo, para o sucesso do plano de ação social programado para o território, ou, pelo contrário, dificultando a sua implementação. Neste sentido, procurámos encontrar os desafios e, ao mesmo tempo, os obstáculos que se apresentam à Câmara Municipal de Mafra na implementação de um projeto social adequado à realidade da comunidade local, enquanto ator privilegiado no campo da proteção social à população, ação que vem assumindo ao longo das últimas décadas, evidenciando um papel prioritário e determinante na programação das políticas públicas desenvolvidas no território, considerando, igualmente, a influência que a regularidade da representação política dos órgãos autárquicos deste município vem exercendo também na concretização deste processo de intervenção social. Através de uma estratégia metodológica orientada para a realização de um diagnóstico prospetivo, propusemo-nos estudar os elementos principais do sistema de implementação de políticas sociais no Município de Mafra e, neste sentido: a) delimitámos o sistema e estudámos os seus elementos mais pertinentes, nomeadamente, a posição estratégica da autarquia no desenvolvimento de um projeto de intervenção social adequado ao território; b) assinalámos os objetivos estratégicos do plano de intervenção social elaborado pela autarquia em coordenação com outros atores com responsabilidade social no município e posicionámos os atores relativamente a estes objetivos estratégicos; e por fim, c) avaliámos as convergências e as divergências possíveis e a implicação dos atores na concretização dos objetivos deste plano estratégico de intervenção social. As principais conclusões deste estudo referem a existência de uma grande convergência dos atores perante os objetivos do plano de intervenção social programado pela autarquia para o município, tendo em conta a sua participação e intervenção na elaboração e execução deste projeto de âmbito social, sendo identificado como principal obstáculo de implementação, a escassez de recursos financeiros, e, como desafio de execução com maior importância, a cooperação entre a autarquia e os demais parceiros sociais do município reveladora da congregação de esforços conducentes ao desenvolvimento da estratégia de intervenção social mais adequada às necessidades do território; ABSTRACT: In the context of an action sociology sought to know the public policies in the social sector in preparation or implemented by the municipality of Mafra and simultaneously realize the influence that interaction and the degree of agreement of the different social actors involved in the development of the social project city, play in the process of implementation of the same, thus contributing to the success of social action plan scheduled for the territory, or, conversely, hindering its implementation. In this sense, we tried to meet the challenges and at the same time, the obstacles that are presented to the Municipality of Mafra in the implementation of an adequate social project the reality of the local community, as a privileged actor in the field of social protection of the population, action is taking over the past decades, showing a priority and decisive role in the planning of public policies developed in the territory, considering also the influence that the regularity of political representation of local government bodies in this municipality has exercised also in the realization of this process of social intervention. Through targeted methodological strategy for the realization of a prospective diagnosis, we proposed to study the main elements of the system of implementation of social policies in the city of Mafra and in this regard: a) delimit the system and studied the relevant elements, namely, the strategic position of authority in the development of a social intervention project suitable to the territory; b) have pointed out the strategic objectives of social intervention plan drawn up by the municipality in coordination with other actors with social responsibility in the city and we positioned the actors for these strategic objectives; and finally, c) we evaluated the convergences and divergences and the possible involvement of actors in achieving the objectives of this strategic plan of social intervention. The main findings of this study relate to the existence of a large convergence of actors towards the objectives of social intervention plan set by the local authority for the city, taking into account their participation and assistance in the preparation and implementation of the social context of the project, being identified as main obstacle to implementing the scarcity of financial resources, and the challenge of implementing more importantly, cooperation between the municipality and the other social partners in revealing municipality of congregation of efforts leading to the development of more appropriate social intervention strategy to the needs of territory.