Organização e implementação de um balanced scorecard num serviço periférico da administração directa do estado - condicionantes e potencialidades para uma gestão mais eficiente : o caso da DSCST da DRE-Alentejo

Os serviços públicos estão confrontados, cada vez mais, com uma envolvente externa e interna mais exigente, o que inevitavelmente obriga à introdução da abordagem estratégica. A avaliação de desempenho na Administração Pública, obriga à integração de metodologias de gestão estratégica, que podem ser monitorizadas com o Balanced Scorecard (BSC), funcionando este como núcleo para alimentar os ciclos anuais de gestão e o sistema de avaliação de desempenho, contribuindo assim para melhorar a gestão dessas organizações. Este trabalho consubstancia uma proposta de projecto de organização e implementação de um BSC num serviço público específico, nomeadamente a Direcção de Serviços do Comércio e Serviços e do Turismo (DSCST) da Direcção Regional da Economia do Alentejo (DRE­ Alentejo). A abordagem estratégica na DRE-Alentejo e na DSCST, apoiada no BSC, constitui uma iniciativa que implica mudanças. Permite simplificar a definição da estratégia e do plano estratégico, apoiar a construção dos planos de actividades, o mapa de pessoal, a carta de missão, facilitar a comunicação da estratégia no interior e exterior da organização. Permite ainda o alinhamento e a articulação dos objectivos em todos os níveis hierárquicos com a estratégia, bem como a medição da eficácia da estratégia. Abstract: Government departments increasingly operate within an ever more demanding environment, in both internal and external terms, and there is therefore a requirement for the adoption of a strategic approach to public administration. Performance evaluation requires the use of strategic management methodologies monitored by means of a Balanced Scorecard (BSC), which provides data for annual management reviews and the performance evaluation system, thereby contributing towards the improved management of government departments. ln this paper a proposal is presented for the organization and implementation of a BSC in a specific public department, the (DRE-Alentejo) Alentejo Regional Department of Economic Affairs (DSCST) Department of Commerce and Tourism. The strategic approach based on BSC adopted by the DRE-Alentejo involves changes in the management system. The process of setting strategy and drawing up a strategic plan is simplified, and the approach helps in the drawing up of activity plans, the official staff plan and the mission statement; it also enables the organization's strategy to be better understood both internally and externally, while bringing it into line with objectives, which can be more coherently pursued at all levels; finally, it allows for the effectiveness of strategy to be gauged.

Avaliação da performance organizacional e gestão estratégica no sector público; contributos para a construção de um balanced scorecard na Universidade de Évora: Trabalho de projecto

A Administração Pública tem sido alvo de uma reflexão sistemática, que pretende encontrar políticas de gestão que consigam solucionar os problemas de performance dos serviços públicos, evidenciando as suas potencialidades e procurando responder aos desafios com que se confrontam na atualidade. O fenómeno da globalização está na origem de acelerados ciclos de mudança que exigem das organizações urna gestão mais cativa e objetiva, alicerçada em métodos de gestão moderna que vão de encontro às exigências do mundo atual. Eficiência e eficácia dos serviços públicos são, mais do que nunca, duas imposições de uma sociedade crítica e carente de qualidade. A melhoria da performance do serviço público, mais do que urna necessidade, é uma exigência. Como responder a este desafio? Regra geral, os serviços públicos possuem urna fraca cultura de gestão estratégica, o que justifica parte da dificuldade que sentem em transformar a estratégia em objetivos operacionais, de forma a estabelecer ações que visem a obtenção de resultados, definindo medidas para a sua monitorização. O Balanced Scorecard (BSC) poderá contribuir para a implementação de uma cultura de gestão estratégica no Sector Público. A formulação dos objetivos estratégicos, das metas e dos indicadores, para cada uma das perspetivas subjacentes a esta metodologia, permite às organizações efetuarem uma gestão mais adequada dos sistemas que são objeto da sua acão. Este trabalho, partindo da identificação dos ajustamentos que é necessário efetuar ao modelo original de BSC de Kaplan e Norton, propõe um BSC adequado às Instituições de Ensino Superior Público (IESP) em geral e à Universidade de Évora em particular, assumindo-se que esse BSC poderá constituir uma importante ferramenta de gestão estratégica, essencial na avaliação e gestão da performance organizacional. ABSTRACT: The Public Administration has been the target of a systematic reflexion, who wish to find management policies that can resolve the performance problems on public services, showing their potential and aim to respond to the challenges they are facing today. The phenomenon of globalization is the cause of accelerated cycles of change that require organizations a more active and objective management, based on modern management methods that meet the demands of today’s world. Efficiency and effectiveness of public services are more than ever, two charges of a society criticism and lacking in quality. Improving the performance of public service, rather than a necessity is a requirement. How to respond to this challenge? Generally, the public services have a weak culture of strategic management, which explains part of the difficulty they feel in turning the strategy into operational objectives in order to establish measures aimed at achieving results, defining measures for its monitoring. The Balanced Scorecard can contribute to the implementation of a culture of strategic management in the Public Sector. The formulation of strategic objectives, targets and indicators for each of the perspectives that underlie this methodology enables organizations to make better management systems that are the subject of its action. This work, leaving from the identification of the adjustments that is necessary to effectuate to an original model of BSC of Kaplan and Norton, proposes a BSC appropriate to the Institutions of Superior Public Teaching (IESP) in general and to the University of Évora in individual, when are assumed that this BSC will be able to constitute an important tool of strategic, essential management in the evaluation and management of the organizational performance.

Paradigma da formação em contexto hospitalar: Análise da realidade percepcionada pelos enfermeiros de cuidados gerais

A presente investigação empírica, desenvolvida na área da formação contínua, procura compreender como se processa a formação continua em contexto de trabalho dos enfermeiros de uma organização hospitalar, centrando-se na percepção e representações dos enfermeiros de cuidados gerais sobre a qualidade, autopercepção do impacte e importância da formação no desenvolvimento de competências e motivação para a participação na formação contínua, como forma de promover o desenvolvimento de competências. Considerando-se que a problemática do paradigma da formação, subsiste na falta de articulação entre os processos comunicacionais, motivadores, procedimentais e dos recursos à disposição dos usuários e gestores da formação, a nível micro dos serviços da organização e macro da tutela o que contribui para a inexistência de resultados quantificáveis, em termos de eficácia e eficiência da formação no desenvolvimento de competências dos colaboradores e crescimento da organização. Apesar da formação contínua, nas organizações, objectivar o desenvolvimento de competências, implicar a construção de um quadro de referência a partir de uma abordagem multidisciplinar, de forma a incluir a complexidade dos fenómenos, a investigação dos factores determinantes que concorrem para a performance dos enfermeiros, parece ser uma abordagem imprescindível para compreender e analisar a problemática na sua dimensão. O estudo empírico consistiu numa investigação exploratória/descritiva, partindo de uma amostragem não probabilística, optando-se por uma metodologia quantitativa, através da aplicação de questionários a 208 enfermeiros da prestação de cuidados, de uma organização hospitalar pública EPE, da Administração Regional de Saúde de Lisboa e Vale do Tejo. Esta investigação permitiu verificar que no geral, os enfermeiros têm uma percepção positiva sobre a qualidade da formação contínua desenvolvida no serviço onde desempenham funções. Maioritariamente consideram importante a formação contínua como factor de desenvolvimento de competências, sentem-se motivados e participam activamente na formação. No entanto, não se conseguiu efectuar qualquer tipo de inferências ou correlações entre as variáveis de estudo constatando-se que os enfermeiros responderam frequentemente e Sempre, na grande maioria das questões, havendo heterogenia nas respostas a questões semelhantes. O estudo demonstrou que apesar da percepção positiva dos enfermeiros sobre a formação contínua desenvolvida no serviço, não se consegue ter a verdadeira percepção de como é conduzida a formação em serviço qual o seu impacte na melhoria do desempenho dos enfermeiros e se a organização evidencia uma cultura de formação voltada para uma estratégia de melhoria continua das qualificações dos enfermeiros. À luz dos resultados, foi desenvolvido um projecto de intervenção sócio-organizacional na área da gestão da formação, numa perspectiva de estratégia de desenvolvimento organizacional, melhoria das competências individuais e proposto um portfólio de descrição de funções do enfermeiro responsável pela formação. ABSTRACT: This study, based on the issues of continuous professional training in the hospital setting, as a factor to develop nurses competencies, intends to understand how the training program in the hospital milieu is conducted, focusing on perceptions and concepts of quality, impact, importance and motivation to participate in ongoing professional training, according to general care registered nurses point of view. The study main goal is to identify how is developed professional training in a medical institution from Sub-Região de Saúde de Lisboa and Vale do Tejo, and evaluate the impact of the training program. Considering that a problematic exists in the articulation between the communication processes, motivational drives, procedures and resources at the disposition of the participants and managers of the professional development program, at a micro level of services in the organization and at a macro level of the government policies and organizational strategies leaders; which contributed to the absence of quantifiable results and little evidence, in terms of efficiency of the professional development program to enhance the professional competencies of those participating in the study. The investigation of the factorial determinants related to nurse’s efficient performance enhanced by participating in continuous professional training, seems to be an imperative approach to understand and analyze the problematic in its own dimension. The empirical study consisted in an exploratory/descriptive investigation, departing from a random sample, by means of a quantitative methodology approach; through the use of questionnaires being administered to 208 nurses in general care, from a public medical organization. This study, allowed to verify that nurses have a positive perception of the professional development programs established in their workplace, and the competencies of those nurses in charge of delivering the program. The majority, considered the maintenance of a continuous professional development program, imperative to maintain good professional skills; they feel motivated and actively participate in professional development programs. However, it was not possible to make any correlations between the variables of the study, noticing that the nurses answered frequently and always, to the majority of the questions. The study demonstrated that even though nurses have a positive perception of professional development in terms of their workplace, it was inconclusive to ascertain the training quality programs delivered at medical facilities. ln conclusion, a plan of intervention centered on a socio-organizational model, was developed to create a uniform, procedural approach to developing high standards competencies for the registered nurses, by a professional training program, that include monitoring the process and assessing the results of the program. Management competencies according to a balanced scorecard it's another proposal of this study.

Manual de procedimentos - apoio na gestão da mudança: Trabalho de Projecto

A aproximação dos serviços às populações e a melhoria dos serviços prestados na administração pública leva a que estas organizações tenham de estar constantemente a alterar a sua forma de agir para se conseguirem adequar ao meio onde estão inseridas. É, portanto, necessário um processo de mudança devidamente organizado e gerido. As organizações públicas sentiram a necessidade de adotar sistemas de informação e de controlo de gestão adequados de forma a melhorar as tomadas de decisões, introduzir a avaliação de desempenho e aumentar os índices de eficiência, eficácia e qualidade dos serviços públicos. No entanto, qualquer processo de mudança, por mais necessário e bem preparado que seja, enfrenta sempre resistência, seja ela a nível individual, seja a nível organizacional. É necessário saber gerir estas mudanças, para tal toma-se importante a constituição de uma boa equipa orientadora da mudança, com capacidade de liderança, necessária para uma melhor aceitação por parte dos funcionários envolvidos. Não menos importante é a medição da performance que visa produzir informação relevante para a melhoria da gestão e das tomadas de decisões, contribuindo assim para uma melhoria global dos resultados. O Balanced Scorecard pode ser a ferramenta ideal para trazer inovação aos serviços públicos. Assim, este trabalho de projeto consiste, depois de uma análise às reformas que tem vindo a ocorrer na administração pública bem como aos modelos e ferramentas existentes para a avaliação do desempenho do sector público, na elaboração de um Manual de Procedimentos, que servirá de base na reorganização dos Serviços da Divisão Administrativa da Câmara Municipal de Tomar que se encontra numa fase de mudança, manual esse que servirá também para melhoria do desempenho dos Serviços e para uma possível implementação do Balanced Scorecard. ABSTRACT: The alignment of services to citizens and improve services in public administration means that these organizations have to constantly change their ways if they can adapt to the environment where they operate. It is therefore a necessary process of change properly organized and managed. Public organizations have felt the need for information systems and monitoring of appropriate management to improve decision making, introduce the evaluation of performance and increasing levels of efficiency, effectiveness and quality of public services. However, any process of change, however necessary and well-prepared it is, always face resistance, either individually or at the organizational level. You must know how to manage these changes, for such it is important to set up a good team guiding change, and leadership skills necessary for better acceptance by the employees involved. No less important is the measurement of performance that aims to produce relevant information for improved management and decision making, thus contributing to an overall improvement in results. The Balanced Scorecard can be an ideal tool to bring innovation to public services. Thus, this study design is, after a review of the reforms that have been taking place in public administration and the existing models and tools for evaluating the performance of the public sector, development of a Procedures Manual, which is basic the reorganization of the Administrative Services Division of the City Council to take in a phase of change, that this manual will also serve to improve the performance of services and a possible implementation of the Balanced Scorecard.