Contribuição para o estudo das tipologias documentais na administração municipal portuguesa: a Câmara Municipal de Portalegre

O presente trabalho desenvolve-se em duas partes, a teórica e a prática. Resultando na introdução aos temas da diplomática contemporânea como metodologia para analisar os documentos de um arquivo concreto (a autarquia de Portalegre). Perspectivou-se a metodologia consubstanciada numa abordagem ascendente (Bottom up) sem, no entanto, esquecer o trabalho antecedente que preparou o terreno para a aplicação do método diplomático. Esse trabalho assentou numa consistente caracterização da organização em todos os seus parâmetros, orgânico, funcional, regional, legal, social, documental, que permitiu com segurança o preenchimento das fichas de recolha dos documentos escolhidos. A parte prática revela a aplicação da análise diplomática e sintetiza a sua utilidade nas conclusões e propostas de melhoria nas funções arquivísticas, de classificação e comunicação. Aflorou-se levemente a questão do manual de procedimentos, como subproduto deste tipo de análise, que pode verdadeiramente funcionar como elo de ligação entre o arquivo e a organização. ABSTRACT: This paper develops in two parts, theory and practice. Introduces the theme contemporary diplomatic as a method to analyze the documents for a specific archive (The municipality of Portalegre). Prospect of the methodology reflected in a bottom-up approach, without forgetting the previous work, which paved the way for the application of diplomatic methods. It was based on a consistent characterization of the organization in all of its parameters: organic, functional, regional, legal, social, documentary, allowing safe completion of the characterization form of the chosen documents. A practical application of diplomatic analysis reveals and summarizes the usefulness of the findings and proposals for improvement in archival functions - classification and communication. It was touched lightly the issue of the procedures manual, as a byproduct of this type of analysis, that can truly function as a link between the archive and the organization

Medidas de simplificação na administração fiscal e qualidade do serviço prestado: Reflexão sobre a evolução recente

Dada a crescente complexidade da relação fisco/contribuinte, das questões de natureza económica que lhe estão subjacentes, do peso que a fiscalidade tem nas mesmas, da sua relação com o direito, seja no âmbito do exercício do poder de autoridade em sede fiscal por parte do Estado, seja quanto à salvaguarda do exercício das garantias dos contribuintes, das relações que toda esta matéria motiva a montante e a jusante e da forma como a mesma interage, a temática da simplificação, da qualidade e dos custos indexados tem vindo gradualmente a merecer particular atenção por parte de governantes, profissionais e estudiosos da matéria. Assim, no âmbito do tema que nos propomos apresentar, atentos o vasto universo de situações possíveis e passíveis de enquadrar e considerar neste trabalho, cuja abordagem aqui se pretende explanar, será nosso objectivo centrarmo-nos no essencial, nas situações decorrentes das medidas de simplificação que têm vindo a ser implementadas ao nível da Administração Fiscal, em resultado da prática e dos procedimentos adoptados pela Direcção Geral dos Impostos (DGCI), no âmbito da implementação de medidas de política delineadas a nível governamental e cujos objectivos se têm vindo a consubstanciar na pretendida redução de custos de cumprimento e de custos de administração. Por consequência, está em equação a matéria relativa aos denominados custos de contexto face a assumidos objectivos ao nível da pretendida melhoria da qualidade no serviço a prestar ao cidadão contribuinte por parte da DGCI e do reforço da competitividade fiscal, afigurando-se também interessante abordar um ponto diferente nesta temática e que resulta do risco associado à implementação das referidas medidas, tanto na óptica do sujeito administrado como da própria administração, e à noção que o mesmo incorpora em sede de auditoria tributária e dos custos daí resultantes. ABSTRACT: Due to the growing complexity of the relation between tax authority and the taxpayer, the underlying economical questions, the importance of the fiscal issues, its relation with law, be in the context of the exercise of the power of authority in fiscal field by the State, be in the subject of the guarantees of the taxpayers, the relations as for which all these matter causes and in the form as it interacts, the issue of simplification, of quality and of indexed costs has been coming to deserve gradually particular attention by rulers, professionals and scholars. Attentive to the vast universe of possibilities that fit the theme and that could be considered in this work, our objective will be centered in the situations resulting :from the measures of simplification that have been coming to be implemented at the level of the Fiscal Administration, resulting from the practice and the proceedings adopted by the Direcção-Geral dos Impostos (DGCI), in the context of the implementation of policies outlined at a government level and whose objectives are in line with the pretended lessening of accomplishment and administration costs. Consequently, the matter in equation is the so-called costs of context considering the assumed objectives at the level of the pretended improvement of the quality in the service to the taxpayer by the DGCI and the reinforcement of the fiscal competitiveness, seeming also interesting to analise the risk associated to the implementation of the above-mentioned measures, in the point of view of the administered subject as of the Administration itself, and in the underlying notion in the tax auditing area and the resultant costs.

Os sistemas integrados de gestão na Administração Pública : Estratégias de desenvolvimento e reorientação organizacional. Estudo de um caso

Os Organismos públicos encontram-se, actualmente, a desenvolver estudos a nível dos Sistemas Integrados de Gestão, motivados pela necessidade que existe em adoptar novas técnicas de Gestão capazes de responder às novas exigências de informação. Em termos gerais, os Organismos públicos encontram-se numa fase de viragem na sua actuação, em que surge a necessidade de dispor de novos sistemas de informação capazes de dar resposta às exigências da Nova Gestão Pública. É certo que a Nova Gestão Pública conduz a uma maior motivação, proporcionando uma melhoria na obtenção dos resultados e modernizando a relação entre o controlo das despesas públicas e a prestação de contas a nível dos órgãos do Estado, e onde a uniformização de critérios se apresenta como um dos principais requisitos para criar condições de implementação de uma contabilidade pública que funcione como instrumento de apoio aos utilizadores da informação e, em particular, aos Órgãos de Chefia e Direcção. Este trabalho analisa o caso do Exército Português, como exemplo de um Organismo público que aproveitou a obrigatoriedade de adesão ao novo Regime de Administração Financeira do Estado, para promover a implementação de um Sistema Integrado de Gestão capaz de responder às novas exigências de informação. Analisam-se também as estratégias de actuação e reorientação organizacional utilizadas pelo Exército Português, de modo a permitir o desenvolvimento e implementação do sistema baseado na uniformização de critérios que garanta os requisitos e as técnicas de Gestão capazes de criar condições para desenvolver uma contabilidade pública que funcione como instrumento de apoio à decisão. ABSTRACT; At present, government entities are developing studies at an Integrated Management System level, impelled by the actual need of adopting new Management techniques capable of responding to the new demands regarding Information. ln global terms, government entities are reaching a turning point in its way of acting, due to the arising need of settling new information systems which provide an answer to the demands of the New Public Management. It is assured that the New Public Management leads to a higher motivation, providing an improvement in accomplishing results and modernizing the link between the control of public expenditure and presenting accounts of State Organs. It also presents the criteria standards as one of the main requirements to create implementation conditions of a public accounting which operates as a support mean to the information users and, more specifically, to the Command and Boarding Bodies. This study analyses the Portuguese Army, an example of government entity which seized the obligation of joining the New Public Financial Management Regime to promote the implementation of an Integrated Management System capable of responding to the new information demands. The performing strategies and organizational refocus used by the Portuguese Army are also analyzed in order to allow the development and implementation of the system. It is based in the standard criteria that secure the requirements and Management techniques which enable the progress of a public accounting acting as a support resource in decision-making.

Os comportamentos dos líderes como fator de motivação nas equipas da atual Administração Pública - Estudo de caso na ARH Alentejo

A liderança e a motivação são factores essenciais na obtenção do sucesso das organizações. Os dirigentes da Administração Pública têm de estar preparados para fazer face aos desafios constantes. Eles têm um papel de destaque nas organizações, quer através da tomada de decisões estratégicas, quer na motivação dos colaboradores. Esta investigação tem como objectivo principal compreender de que forma os comportamentos dos líderes constituem fatores de motivação nas equipas da atual Administração Pública. A metodologia seguida é a de um estudo de caso realizado na Administração da Região Hidrográfica do Alentejo, tendo-se efetuado a recolha de dados através da análise documental, aplicação de questionário e realização de entrevistas. Os resultados evidenciam o estilo de líder simpático (82,1%) como o mais apreciado, estes líderes tem uma forte componente de orientação para as pessoas, criam ambiente favorável ao trabalho, conseguindo influenciar a motivação dos colaboradores, cujas necessidades de sucesso (82,1%) assumem uma maior preponderância na hierarquia das suas necessidades motivacionais; ABSTRACT: The leadership and motivation are essential factors to obtain organizational success. The leaders of the Public Administration have to be prepared to face permanent challenges. They have the main roll on the organizations, not only on making calls about strategic decisions but also in motivating collaborators. This investigation has as main goal to understand in which way the behavior of leaders will influence the motivation on the actual teams of the Public Administration. The methodology followed it’s from a study that was made in Administração da Região Hidrográfica do Alentejo, getting the data with documental analyses, surveys and interviews. The results show the “nice leader” style (82,1%) as the must appreciated, this leaders have a strong orientation component to lead people, they create a nice work environment, being able to motivate the collaborators, which necessities of success (82,1%) assume a major preponderance on the hierarchy of theirs motivational necessities.

Organização e implementação de um balanced scorecard num serviço periférico da administração directa do estado - condicionantes e potencialidades para uma gestão mais eficiente : o caso da DSCST da DRE-Alentejo

Os serviços públicos estão confrontados, cada vez mais, com uma envolvente externa e interna mais exigente, o que inevitavelmente obriga à introdução da abordagem estratégica. A avaliação de desempenho na Administração Pública, obriga à integração de metodologias de gestão estratégica, que podem ser monitorizadas com o Balanced Scorecard (BSC), funcionando este como núcleo para alimentar os ciclos anuais de gestão e o sistema de avaliação de desempenho, contribuindo assim para melhorar a gestão dessas organizações. Este trabalho consubstancia uma proposta de projecto de organização e implementação de um BSC num serviço público específico, nomeadamente a Direcção de Serviços do Comércio e Serviços e do Turismo (DSCST) da Direcção Regional da Economia do Alentejo (DRE­ Alentejo). A abordagem estratégica na DRE-Alentejo e na DSCST, apoiada no BSC, constitui uma iniciativa que implica mudanças. Permite simplificar a definição da estratégia e do plano estratégico, apoiar a construção dos planos de actividades, o mapa de pessoal, a carta de missão, facilitar a comunicação da estratégia no interior e exterior da organização. Permite ainda o alinhamento e a articulação dos objectivos em todos os níveis hierárquicos com a estratégia, bem como a medição da eficácia da estratégia. Abstract: Government departments increasingly operate within an ever more demanding environment, in both internal and external terms, and there is therefore a requirement for the adoption of a strategic approach to public administration. Performance evaluation requires the use of strategic management methodologies monitored by means of a Balanced Scorecard (BSC), which provides data for annual management reviews and the performance evaluation system, thereby contributing towards the improved management of government departments. ln this paper a proposal is presented for the organization and implementation of a BSC in a specific public department, the (DRE-Alentejo) Alentejo Regional Department of Economic Affairs (DSCST) Department of Commerce and Tourism. The strategic approach based on BSC adopted by the DRE-Alentejo involves changes in the management system. The process of setting strategy and drawing up a strategic plan is simplified, and the approach helps in the drawing up of activity plans, the official staff plan and the mission statement; it also enables the organization's strategy to be better understood both internally and externally, while bringing it into line with objectives, which can be more coherently pursued at all levels; finally, it allows for the effectiveness of strategy to be gauged.

Normalização automática de descrições de hotéis

As descrições de produtos turísticos na área da hotelaria, aviação, rent-a-car e pacotes de férias baseiam-se sobretudo em descrições textuais em língua natural muito heterogénea com estilos, apresentações e conteúdos muito diferentes entre si. Uma vez que o sector do turismo é bastante dinâmico e que os seus produtos e ofertas estão constantemente em alteração, o tratamento manual de normalização de toda essa informação não é possível. Neste trabalho construiu-se um protótipo que permite a classificação e extracção automática de informação a partir de descrições de produtos de turismo. Inicialmente a informação é classificada quanto ao tipo. Seguidamente são extraídos os elementos relevantes de cada tipo e gerados objectos facilmente computáveis. Sobre os objectos extraídos, o protótipo com recurso a modelos de textos e imagens gera automaticamente descrições normalizadas e orientadas a um determinado mercado. Esta versatilidade permite um novo conjunto de serviços na promoção e venda dos produtos que seria impossível implementar com a informação original. Este protótipo, embora possa ser aplicado a outros domínios, foi avaliado na normalização da descrição de hotéis. As frases descritivas do hotel são classificadas consoante o seu tipo (Local, Serviços e/ou Equipamento) através de um algoritmo de aprendizagem automática que obtém valores médios de cobertura de 96% e precisão de 72%. A cobertura foi considerada a medida mais importante uma vez que a sua maximização permite que não se percam frases para processamentos posteriores. Este trabalho permitiu também a construção e população de uma base de dados de hotéis que possibilita a pesquisa de hotéis pelas suas características. Esta funcionalidade não seria possível utilizando os conteúdos originais. ABSTRACT: The description of tourism products, like hotel, aviation, rent-a-car and holiday packages, is strongly supported on natural language expressions. Due to the extent of tourism offers and considering the high dynamics in the tourism sector, manual data management is not a reliable or scalable solution. Offer descriptions - in the order of thousands - are structured in different ways, possibly comprising different languages, complementing and/or overlap one another. This work aims at creating a prototype for the automatic classification and extraction of relevant knowledge from tourism-related text expressions. Captured knowledge is represented in a normalized/standard format to enable new services based on this information in order to promote and sale tourism products that would be impossible to implement with the raw information. Although it could be applied to other areas, this prototype was evaluated in the normalization of hotel descriptions. Hotels descriptive sentences are classified according their type (Location, Services and/or Equipment) using a machine learning algorithm. The built setting obtained an average recall of 96% and precision of 72%. Recall considered the most important measure of performance since its maximization allows that sentences were not lost in further processes. As a side product a database of hotels was built and populated with search facilities on its characteristics. This ability would not be possible using the original contents.