O controlo do circuito, da tramitação, da recuperação dos documentos e a legislação nos arquivos municipais de Moçambique

Este estudo tem como objectivo conciliar aspectos da Arquivística à Boa Administração através da gestão dos documentos com efoque no controlo do circuito, da tramitação, da recuperação dos documentos e a legislação nos arquivos municipais em Moçambique no período 1933-2007. O estudo realizado em três universos: municípios de Maputo, da Beira e de Quelimane, em que se confirma que os instrumentos de controlo utilizados na circulação e recuperação dos documentos contribuem para uma boa governação, garantindo a transparência dos actos administrativos e a salvaguarda dos direitos dos cidadãos. Mostra-se que nunca se deve prescindir quer das actividades que delineiam os macro e micro processos nas instituições quer da definição prévia dos percursos documentais, da regulamentação dos procedimentos, da utilização de técnicas que permitam a recuperação dos documentos e da informação: Mostra-se a importância da formação e do conhecimento dos procedimentos pelos funcionários dos escalões autorizados a realizar, pareceres e despachos, da determinação das formas do controlo documental e da garantia no cumprimento dos prazos estabelecidos para cada percurso e, finalmente, a necessária observância prática da legislação criada para esse efeito. ABSTRACT; This case study has as a main objective the reconciliation of the filing aspects with a good Administration though the management of documents and its network, specially in the restoring of files and its legislation into the Municipal Archives of Mozambique during the period of 1933-2007. The study was based on three cities where municipal councils were created, namely: Maputo, Beira and Quelimane. Record's contrail tools used either for registering record transactions or for the access of information contained in them, ensure good governance, transparency and protection of citizen rights. We show the necessity of the activities which lead to macro and micro processes within the organization. This requires that records procedures on transactions must be established and so the guidelines for records' contrail, registration and tools for the information retrieval. We indicate procedures to be followed by authorized civil servants, the importance of their practical training and we define types of records' contrail to ensure their preservation and use in order to accomplish the national legislation.

OntoSPARES: da linguagem natural às ontologias. Contributos para a classificação automática de dados históricos (séc. XVI-XVIII)

O processamento de linguagem natural e as ontologias são ferramentas cuja interação permite uma melhor compreensão dos dados armazenados. Este trabalho, ao associar estas duas áreas aos elementos disponíveis numa base de dados prosopográfica, tornou possível identificar e classificar relacionamentos entre setores de ocupação na forma como eram designados na época, setores de atividade num formato mais próximo do de hoje e o estatuto social que essas incumbências tinham na sociedade coeva. Os dados utilizados são sobretudo de membros do Santo Ofício – do século XVI ao século XVIII. Para atingir este objetivo utilizaram-se algumas descrições textuais de ocorrências da época e outras pouco estruturadas, disponíveis no repositório SPARES. A aplicação de processamento de linguagem natural (remoção de stopwords e aplicação de stemming), conjugada com a construção de duas ontologias, tornou possível classificar esses dados, permitindo consultas mais eficazes. Ao contribuir para a classificação automática de dados históricos, propõem-se metodologias que podem ser aplicadas em dados de qualquer outra área do conhecimento, especialmente as que lidam com as variáveis de tempo e espaço de forma mais intensa; Abstract: OntoSPARES: from natural language to ontologies Contributions to the automatic classification of historical data (16th-18th centuries) The interaction between the natural language processing and ontologies are tools allowing a better understanding of the data stored. This work, by combining these two areas to the elements available in a prosopographic database, has made possible to identify and classify relationships between occupations of many individuals (in general Holy Office members of the 16th-18th centuries). To achieve this goal the data used was gathered in SPARES repository, including some textual descriptions of the time occurrences. They are all few structured. The application of natural language processing (stopwords removal and stemming application), combined with the construction of two ontologies, made possible to classify those data, allowing a more effective search. By contributing to the automatic classification of historical data, this thesis proposes methodologies that can be applied to data from any other field of knowledge, specially data dealing with time and space variables.