Gestão documental

As organizações registam os seus acontecimentos e factos em documentos. Os documentos com valor informativo ou probatório devem ser preservados e designam-se como Documentos de arquivo. Estes documentos são a memória da organização, eles permitem saber o que se passou, independentemente de ter havido uma mudança nas pessoas ou nas suas funções. Para que a memória da organização se mantenha funcional é necessário gerir os documentos de arquivo. Se tal não acontecer podem ser descartado documentos úteis e os documentos preservados tornam-se difíceis de aceder. Para a gestão de documentos de arquivo é fundamental a sua classificação e o estabelecimento do seu ciclo de vida. A preservação de documentos que perderam o valor com o passar do tempo, aumenta a quantidade de documentos a gerir e diminui a eficiência da gestão. A gestão de documentos de arquivo deve seguir normas estabelecidas, de forma a garantir que estes cumpram a função para a qual foram produzidos. Estas normas estabelecem por exemplo que para um documento servir de prova não basta guardar o seu conteúdo, é preciso também preservar o contexto em que foi produzido e tratado. O objetivo do estágio curricular integrado no Mestrado em Informática e Sistemas, do Instituto Superior de Engenharia de Coimbra, descrito no presente relatório, consistiu na primeira fase de desenvolvimento de uma aplicação de gestão documental, baseada no standard MoReq2010, para a DRAP (Direção Regional de Agricultura e Pescas) Centro, a entidade acolhedora. O processo de desenvolvimento da aplicação pretendida foi dividido em duas fases. A primeira consiste no desenvolvimento das funcionalidades que permitem substituir a atual aplicação de gestão de correspondência usada na organização. A segunda fase consiste no desenvolvimento das restantes funcionalidades previstas no standard adotado. O presente trabalho corresponde à primeira fase do projeto, na qual foram implementadas as funcionalidades que permitem criar documentos e gerir o seus percursos na organização. Com a implementação desta aplicação na DRAP Centro, será possível reduzir custos e garantir a conservação dos documentos e respetivos metadados.