Secretariado – uma visão estratégica para a competitividade

Desempenhar, hoje em dia, funções na área do secretariado e assessoria, seja em organizações privadas, seja em organizações públicas, constitui um desafio complexo, dada a celeridade das mudanças societárias e das inerentes formas e/ou exigências do mercado de trabalho. Perante estas vicissitudes constantes, este manual pretende ser uma síntese das informações recolhidas ao longo destes anos de formação de futuros secretários no ensino superior, apresentando uma abordagem prática às principais questões relacionadas com o secretariado e com todas as problemáticas que poderão surgir no ambiente profissional, procurando contribuir para o bom desempenho da profissão de secretariado e para o desenvolvimento as competências críticas que um técnico desta área deve dominar. Assim, e de acordo com este propósito, propomo-nos com este manual:  identificar os conhecimentos teóricos básicos sobre a função de secretariado e a sua importância na realidade organizacional contemporânea;  evidenciar os novos instrumentos e ferramentas à disposição do secretariado;  fomentar a assimilação prévia de conceitos teóricos básicos, para a elaboração e resolução posterior de simulações/casos práticos na área do secretariado, preparando os profissionais paras as exigências com que cada um se depara no seu quotidiano profissional;  dotar os profissionais, através de simulações de situações reais e de conhecimentos teóricos, de capacidades pessoais e profissionais, teóricas e práticas, que permitam uma maior facilidade de adaptação aos diferentes métodos organizacionais e aos novos instrumentos de trabalho;  preparar o secretário para o desenvolvimento profissional em diferentes ambientes (público, privado, comercial, associativo, diplomático, militar, religioso, etc.);  contribuir para o desenvolvimento da capacidade de fluência escrita e oral;  contribuir para o reconhecimento desta profissão como um valor acrescentado para qualquer organização que procure um posicionamento competitivo e sustentável. Em termos práticos, pretendemos abordar e desenvolver temáticas que permitam ao profissional de secretariado o melhor desempenho nas seguintes áreas/situações:  desenvolver uma postura proativa e atitude assertiva perante qualquer situação profissional;  conhecer as diversas tipologias de estrutura organizacional e as diversas formas de empresa, de acordo com a legislação portuguesa em vigor;  identificar e saber gerir os diferentes tipos de comunicação organizacional;  resolver situações de reclamação;  elaborar qualquer tipo de correspondência/documentação comercial/organizacional e protocolar;  saber gerir eficientemente o tempo e tarefas a desempenhar, aplicando as melhores técnicas para a organização do escritório e sabendo como atuar face a imprevistos;  ser capaz de desenvolver e gerir qualquer tipo de evento, quer ao nível de apoio de secretariado puro e simples, quer ao nível de toda a gestão de cada evento;  desenvolver a capacidade de liderança e de trabalho em equipa;  conhecer e dominar as principais técnicas e fases da negociação empresarial;  saber elaborar o curriculum vitae e a carta de apresentação, bem como saber como agir em entrevistas;  respeitar e aplicar as regras de Protocolo nas mais variadas situações profissionais;  consciencializar para os problemas relacionados com a ética, a discriminação e a necessidade de profissionalismo.

Ferramentas da qualidade no apoio a gestão de pequenas empresas do setor de turismo

A atividade hoteleira é o grande potencializador do crescimento das regiões, apoiando o comércio, a produção, o emprego e a prosperidade das cidades, vilas e aldeias. Regiões afastadas dos grandes centros têm dificuldade em manter redes de turismo de alta frequência, ou seja, estruturas diversificadas e de alto padrão para receber um número elevado de pessoas com diversidade de exigências. Outro fator refere-se aos altos custos para obter e manter as certificações do setor, como as estrelas para os hotéis e as classificações dos estabelecimentos de restauração. Os pequenos restaurantes, cafés, pensões e hotéis têm número reduzido de funcionários e em sua maioria os proprietários estão a frente do negócio e atuam dentro das diversas atividades diárias necessárias para manter o serviço a funcionar. Devido a esse fato, existe uma carência, em diversos casos, de pessoal disponível para a gestão direta, criação de regras e controlo de qualidade durante os processos. As ferramentas da qualidade, apoiadas na legislação atuante tanto no setor hoteleiro, quanto da restauração, podem potencializar as capacidades e competências dos profissionais e ampliar a competitividade no negócio. Alguns pontos a salientar são a melhoria dos processos e atividades da organização, redução de custo, queda no desperdício de tempo e de material, aperfeiçoamento e integração das equipas, informações atualizadas para uma gestão empresarial mais eficiente. Este estudo, embora ainda teórico, pretende exemplificar formas de potencializar a capacidade dos pequenos empreendimentos no setor de hospedagem e restauração para atrair o turismo as regiões de Lamego, Régua entre outras do Douro. Com união de esforços é possível estabelecer regras, critérios, normas e padrões para os serviços potencializando o turismo da região. Considera-se que mesmo com um número reduzido de funcionários, que condiz com a realidade atual, os principais conceitos de qualidade e suas ferramentas direcionam os recursos no sentido direto de atender os cliente. Sendo a satisfação das necessidades do cliente um dos principais objetivos de uma organização ainda mais se tratando do setor do turismo ou restauração, conceitos sobre a melhor forma de controlar custos, processos, produtos e serviços vem aumentar a competitividade das empresas. O Guia de Boas Práticas de Turismo de Habitação e Turismo no Espaço Rural, disponibilizado pelo departamento de turismo de Portugal define recomendações, procedimentos e comportamentos que devem ser associados às melhores práticas no serviço de acolhimento. Mas a forma como as atividades devem ser geridas e controladas está diretamente relacionada a gestão da empresa, sendo as noções de processo e atividades vitais para a satisfação do cliente. Pretende-se demonstrar as possibilidades de conceitos da qualidade podem apoiar a organização, gestão e controlo de uma empresa. Os princípios da gestão da qualidade, assim como algumas das ferramentas da qualidade são demonstrados, de forma simples, no apoio de hotéis e restaurantes, como a lista ou folha de verificação; diagrama de causa e efeito e fluxograma.

Ferramentas da qualidade no apoio a gestão de empresas do setor de turismo

A atividade hoteleira é o grande potencializador do crescimento das regiões, apoiando o comércio, a produção, o emprego e a prosperidade das cidades, vilas e aldeias. Regiões afastadas dos grandes centros têm dificuldade em manter redes de turismo de alta frequência, ou seja, estruturas diversificadas e de alto padrão para receber um número elevado de pessoas com diversidade de exigências. Outro fator refere-se aos altos custos para obter e manter as certificações do setor, como as estrelas para os hotéis e as classificações dos estabelecimentos de restauração. Os pequenos restaurantes, cafés, pensões e hotéis têm número reduzido de funcionários e em sua maioria os proprietários estão a frente do negócio e atuam dentro das diversas atividades diárias necessárias para manter o serviço a funcionar. Devido a esse fato, existe uma carência, em diversos casos, de pessoal disponível para a gestão direta, criação de regras e controlo de qualidade durante os processos. As ferramentas da qualidade, apoiadas na legislação atuante tanto no setor hoteleiro, quanto da restauração, podem potencializar as capacidades e competências dos profissionais e ampliar a competitividade no negócio. Alguns pontos a salientar são a melhoria dos processos e atividades da organização, redução de custo, queda no desperdício de tempo e de material, aperfeiçoamento e integração das equipas, informações atualizadas para uma gestão empresarial mais eficiente. Este estudo, embora ainda teórico, pretende exemplificar formas de potencializar a capacidade dos pequenos empreendimentos no setor de hospedagem e restauração para atrair o turismo as regiões de Lamego, Régua entre outras do Douro. Com união de esforços é possível estabelecer regras, critérios, normas e padrões para os serviços potencializando o turismo da região. Considera-se que mesmo com um número reduzido de funcionários, que condiz com a realidade atual, os principais conceitos de qualidade e suas ferramentas direcionam os recursos no sentido direto de atender os cliente. Sendo a satisfação das necessidades do cliente um dos principais objetivos de uma organização ainda mais se tratando do setor do turismo ou restauração, conceitos sobre a melhor forma de controlar custos, processos, produtos e serviços vem aumentar a competitividade das empresas. O Guia de Boas Práticas de Turismo de Habitação e Turismo no Espaço Rural, disponibilizado pelo departamento de turismo de Portugal define recomendações, procedimentos e comportamentos que devem ser associados às melhores práticas no serviço de acolhimento. Mas a forma como as atividades devem ser geridas e controladas está diretamente relacionada a gestão da empresa, sendo as noções de processo e atividades vitais para a satisfação do cliente. Pretende-se demonstrar as possibilidades de conceitos da qualidade podem apoiar a organização, gestão e controlo de uma empresa. Os princípios da gestão da qualidade, assim como algumas das ferramentas da qualidade são demonstrados, de forma simples, no apoio de hotéis e restaurantes, como a lista ou folha de verificação; diagrama de causa e efeito e fluxograma