Gestão de projetos: aplicação numa empresa de serviços de consultoria estudo de caso da capgemini Portugal

A gestão de projetos tem ganho preponderância nas organizações ao longo dos últimos anos. As abordagens organizativas de gestão de projetos, ao contrário das tradicionais, permitem integrar esforços complexos e reduzir o nível de burocracia, dando respostas mais efetivas e adequadas às elevadas exigências dos clientes, que frequentemente se traduzem em solicitações de alterações no decorrer da execução dos projetos. Face ao exposto e tendo em consideração que o core business da empresa facilitadora do estágio curricular do Mestrado em Gestão da Escola Superior de Tecnologia e Gestão (ESTG) do Instituto Politécnico de Leiria (IPL) é a Capgemini Portugal, que se dedica à prestação de serviços de Consultoria, Tecnologia e Outsourcing e adota o modelo de gestão de projetos, atribuindo especial atenção à gestão de alterações, como área chave para o desenvolvimento de projetos bem-sucedidos, o presente relatório de estágio abordará essa temática. Assim, com base na observação participativa e na execução de tarefas de estágio na Capgemini Portugal, entre o mês de setembro de 2015 e o mês de janeiro de 2016, desenvolveu-se um estudo de caso sobre a aplicação do modelo de gestão de projetos na empresa, particularmente no processo de gestão de alterações. Adicionalmente, foi sugerida uma proposta com soluções de melhoria baseadas em abordagens de referência. Para o efeito, foi realizada uma revisão da bibliografia publicada sobre gestão de projetos, que serviu de suporte à realização de um estudo empírico baseado na aplicação da metodologia de trabalho científico indutivo. Assim, foi desenvolvida uma pesquisa de campo de natureza qualitativa, onde a recolha de dados foi efetuada por observação participativa, de uma entrevista semi-estruturada, da análise de documentos facilitados pela empresa e de conteúdos de páginas da internet. Concluiu-se que o tratamento de alterações num projeto é um processo crucial da gestão de projetos e deve ser abordado com extrema minúcia. A Capgemini detém uma metodologia própria de gestão de projetos que lhe permite monitorizar e controlar todos os fatores associados a um projeto.

Implementação de um Sistema de Lições Aprendidas na EST (Empresa de Serviços Técnicos)

As empresas com múltiplos projetos de internacionalização apresentam como mais-valia notória a experiência acumulada pelas sucessivas equipas e profissionais que neles participam, quer seja na fase de planeamento, execução, coordenação ou controlo. No caso particular das empresas de prestação de serviços técnicos são desenvolvidos projetos de internacionalização consecutivos que assentam em processos de planeamento muitas vezes similares. No entanto, nem sempre existem mecanismos de avaliação e recolha de informação que assegurem a aquisição desse conhecimento e que constituam uma mais-valia pela sua adoção como verdadeira ferramenta de gestão de conhecimento. Nesse sentido, foi desenvolvido à medida e implementado, na EST, um sistema de lições aprendidas para os seus projetos internacionais. Esse sistema é composto por várias ferramentas de recolha da informação gerada por cada projeto que permita no final dessa obra constituir um processo que cumulativamente sirva como mecanismo de acompanhamento e controlo e como ferramenta de avaliação de cada projeto, coligindo um espólio de “Lições Aprendidas”, inserido no sistema de gestão integrado da empresa e posto à disposição de toda a estrutura da EST, através do ERP. Este trabalho procura atingir duas finalidades óbvias, por um lado produzir algum conteúdo académico sobre a temática da gestão do conhecimento e da experiência adquirida nos projetos de internacionalização e, por outro lado, dotar a empresa hospedeira de uma ferramenta válida de acompanhamento, avaliação e controlo dos projetos através da recolha sistemática e da análise cuidada da informação disponível sobre esse projeto que, mais tarde, constitua uma ferramenta de base para ajudar a afinar o planeamento de projetos futuros utilizando esse espólio de lições aprendidas. A metodologia utilizada consistiu no envolvimento direto do autor nas atividades de planeamento e gestão da EST, numa modalidade usualmente designada como “embedded”, o que permitiu uma abordagem direta permanente a todos os responsáveis de departamentos ou serviços e o desenvolvimento de um sistema por medida. Todas as ferramentas foram testadas e validadas em ambiente real de trabalho e validadas pela empresa destinatária.