Análise do fluxo de documentos fotográficos de arquivo : estudo de caso da Secretaria de Comunicação da Universidade de Brasília

Dissertação (mestrado)—Universidade de Brasília, Faculdade de Ciência da Informação, Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, 2016.

O presente estudo teve por objetivo investigar e analisar as relações existentes entre o fluxo de produção de documentos fotográficos de arquivo e a gestão da informação no âmbito da Secretaria de Comunicação da Universidade de Brasília. Para tanto, questionou-se sobre o fluxo de produção de documentos fotográficos de arquivo de uma assessoria de comunicação organizacional e como ele se relaciona com a gestão da informação. De modo específico, fez-se importante caracterizar as atribuições da referida Secretaria, mapear o contexto de produção dos documentos fotográficos de arquivo, apresentar uma proposta de ficha diplomática do documento fotográfico e relacionar as informações obtidas com as etapas da gestão da informação. A estratégia metodológica escolhida foi o estudo de caso da assessoria de comunicação institucional de uma instituição pública de ensino superior, sendo conduzido pela busca de ampliação das discussões em torno dos acervos fotográficos na perspectiva orgânica, sobretudo, acerca do fenômeno do documento fotográfico digital. Inserido no campo teórico da Ciência da Informação e apoiado em disciplinas como, por exemplo, a Diplomática Documental, o estudo aspirou contribuir nos níveis epistemológico, científico e prático referentes à organização documental, com foco na comprovação de atividades administrativas e descrição, acesso e recuperação de informações. Entre os resultados obtidos tem-se a identificação da missão institucional da Secretaria de Comunicação da Universidade de Brasília e suas atribuições, a elaboração de gráfico representativo do fluxo do documento fotográfico produzido por aquela Secretaria, a elaboração de um modelo instrumental de ficha diplomática contendo os elementos intrínsecos e extrínsecos característicos do documento fotográfico, e a articulação entre as etapas da gestão da informação (criação, seleção, utilização e divulgação) com o fluxo de produção dos documentos fotográficos de arquivo num contexto específico. Concluiu-se que a formação do arquivo fotográfico no contexto do caso estudado se deu a partir de uma demanda vinculada entre a missão institucional e as atribuições e os objetivos da Secretaria de Comunicação. Assim, a compreensão da utilização do documento fotográfico, respeitada sua condição de documento de arquivo, acumulado em decorrência de funções e atividades de seu produtor, exigem intervenções metodológicas que possibilitem a definição de uma política de avaliação dos documentos fotográficos acumulados pela instituição. _________________________________________________________________________________________ ABSTRACT

This study aimed to investigate and analyze the relationship between the file photographic document production flow and management of information within the Secretaria de Comunicação at the Universidade de Brasilia. Therefore, if questioned about the file photographic document production flow of an organizational communication advice and how it relates to the management of information specifically, it became important to characterize the duties of said Secretariat, map the context of production of archival photographic documents, submit a proposal for the diplomatic record of the photographic document and relate the information obtained through the steps of information management. The chosen methodological strategy was the case study of institutional press office of a public institution of higher education, being driven by the search for expansion of discussions about the photographic collections in the organic perspective, especially about digital photographic document phenomenon. Inserted in the Information Science field of information and supported in disciplines such as, for example, the Diplomatic Document, the study aspired to contribute in epistemological levels , scientific and practical concerning the documentary organization , focusing on evidence of administrative activities and description, access and retrieval information. Among the results is the identification of the Secretariat of the institutional mission of Secretaria de Comunicação at the Universidade de Brasilia and its tasks, the production of representative graph of the photographic document flow produced by this Secretariat, the development of an instrumental model of diplomatic form containing the intrinsic and extrinsic elements characteristic of the photographic document and the relationship between the stages of information management (creation, selection, use and disclosure) with the production flow of the photographic archive documents in a specific context. It was concluded that the formation of the photographic archive in the context of the case study occurred from a linked demand between institutional mission and the tasks and objectives of the Communications Secretariat. Thus, understanding the use of the photographic document, respected its archive document condition, accumulated as a result of its producer functions and activities, require methodological assistance to enable the definition of an evaluation policy of photographic documents accumulated by the institution.