Development of business processes and sales reporting - Case recovered paper

The purpose of this research is to discover development points for business processes and sales reporting in the recovered paper sourcing organization. The processes under development are both sales and sourcing processes that were determined by the commissioning company. All of these processes have in common that there are used sales orders to organize the money flows correctly. Although the main objective is to source only recovered paper, the sourcing also brings by-products that cannot be utilized and are thus sold. As the purpose of the sales function is to only support the sourcing strategy, it should be organized as efficiently as possible. Investigating the current status of the processes and finding development points help in building proposals for enhanced process descriptions. In order that sales function could be analyzed, should the sales reporting be accurate and present the needed key figures. The current status of the processes as well as the possible problems and development ideas were researched with the help of interviews. Best practices could also be brought from other business lines in the commissioning company. The theory part was build according to relevant literature and scientific articles. The research indicates, that processes have shaped differently in sourcing organization’s business units. Local infrastructure and legislation sets certain limitations to the sourcing of recovered paper, and these circumstances cannot be changed. Customer-supplier power relations also affect to the formulation of business processes. In order to steer the processes, there has to be more internal controls. Still, the enterprise resource planning system also sets boundaries how the processes can be made more efficient.

Tämän työn tavoitteena on löytää kehitysideoita liiketoimintaprosesseihin ja sisäiseen myynnin raportointiin kierrätyskuidun hankinta-organisaatiossa. Kehitettävät prosessit ovat toimeksiantaja yrityksen määrittelemiä hankinnan sekä myynnin prosesseja. Yhteistä kaikille prosesseille on, että niissä käytetään myyntitilausta apuna rahavirtojen ohjauksessa. Vaikka organisaation päätavoite onkin hankkia kierrätyskuitua, hankinnassa saadaan myös sivutuotteita, joita toimeksiantaja yritys ei pysty hyödyntämään omassa liiketoiminnassaan ja siten ne myydään eteenpäin. Sivutuotteiden myynnin on tarkoitus tukea hankintaorganisaation strategiaa kierrätyskuidun hankinnassa, joten myynnin tulisi olla mahdollisimman tehokasta. Jotta myynnin tilaa pystyttäisiin analysoimaan, tulisi myynnin raportoinnin olla todenmukaista ja esittää tarvittavat avainluvut. Prosessien ja raportoinnin tilaa kartoitettiin haastatteluiden avulla, kuten myös mahdollisia ongelmakohtia ja parannusehdotuksia. Parhaita käytäntöjä pystyttiin myös tuomaan toimeksiantaja yrityksen muilta liiketoiminta-aloilta. Teoriaosuus rakennettiin käyttäen aiheelle relevanttia kirjallisuutta ja tieteellisiä artikkeleja. Tutkimus osoittaa, että prosessit ovat muotoutuneet erilaisiksi hankinta-organisaation eri liiketoimintayksiköissä. Paikallinen lainsäädäntö ja infrastruktuuri asettavat tietyt rajat kierrätyskuidun hankinnalle eikä niihin voi vaikuttaa. Myös voima-suhteet toimittajan ja asiakkaan välillä vaikuttavat prosessien muotoutumiseen. Jotta prosesseja pystyttäisiin ohjaamaan halutulla tavalla, on myös sisäisiä kontrolleja lisättävä. Toiminnanohjausjärjestelmän luomat rajat ja mahdollisuudet ovat myös tiedostettava, jotta toimintaa pystytään tehostamaan.