Kunskapsöverföring- att leda rätt : Ledarens roll vid kunskapsöverföring i en organisation

I en rapport som Svensk Näringsliv (2010) har utfört beskriver de att företag redan idag och inom en snar framtid står inför den största pensionsavgången någonsin i Svensk historia. 40- talisternas avgång ställer företag inför stora utmaningarna, framförallt att lyckas genomföra en lyckad generationsväxling. De personer som går i pension har under sitt yrkesverksamma liv utvecklat en kunskap som många organisationer vilar på. En stor del av denna kunskap måste överföras för att organisationerna ska kunna fortsätta att vara effektiva på marknaden. Syftet med denna studie var att få en djupare förståelse för ledarskapets betydelse gällande kunskapsöverföring i en organisation, samt bidra med praktiska verktyg till chefer och medarbetare för att undvika att förlora värdefull kunskap vid en generationsväxling. Industriföretaget LEAX har själva identifierat ett problem i att överföra viktig kunskap i och med kommande generationsväxling. Deras önskan var att få hjälp med praktiska verktyg för hur de ska tänka och verka för att mildra kunskapsglappet som kan uppstå. För att undersöka detta och därmed uppfylla denna studies syfte har intervjuer genomförts med fyra produktionsledare, fyra medarbetare som förväntas dela kunskap och tre medarbetare som förväntas ta till sig kunskap. Innan intervjuerna genomfördes läste vi in oss på teori om kunskap, kunskapsöverföring och ledarskap. Eftersom begreppet kunskap har en bred betydelse och kan definieras olika beroende om den är individuell eller organisatorisk, började vi i vårt teoriavsnitt att bena ut detta begrepp. Nonaka och Takeuchi (1995) gör en förenklad bild av kunskap som ett isberg, där den explicita kunskapen benämns som toppen. Väl synlig över ytan på vattnet är den enkel att upptäcka och ta till sig. Under vattnet döljer sig en osynlig kunskap som är svår att upptäcka, så kallas implicit eller tyst kunskap. Denna kunskap utgör en enorm del av isberget och blir därmed viktig att bevara. Dock är denna kunskap svår att överföra då den är osynlig och svår att ta på. För att förstå vad kunskapsöverföring innebär, behöver organisationer identifiera vilken sorts kunskap som behöver överföras för att kunskapsöverföringen ska bli lyckad (Jonsson, 2012). Men även fast organisationer gör detta måste även ledningen förstå att kunskapsöverföring är en strategisk angelägenhet som kan ses som en process som involverar medarbetare. I denna studie har vi undersökt hur ledare kan skapa motivation, engagemang och resurser för medarbetare att vilja medverka och bidra till kunskapsöverföring. För att försöka förstå hur kunskap överförs i en organisation har vi använt oss av Nonaka och Takeuchi, (1995) SECI-modell. Modellen bygger på samspelet mellan den tysta och explicita kunskapen, vilket sker i fyra processer. Dessa processer har vi sedan utvecklat till en egen modell som inkluderar institutionella, organisatoriska och kognitiva faktorer. Utifrån dessa faktorer har vi skapat praktiska förslag på hur ledare tillsammans med medarbetarna kan planera kunskapsöverföring. Dessa praktiska förslag gynnar både individuell- och organisatorisk utveckling, samt bidrar till att mildra kunskapsförlust vid generationsväxlingen. Ett av de praktiska exempel vi utformat är en kompetensprofil, som är ett hjälpmedel för organisationer att identifiera vilken kunskap som medarbetarna besitter, vilket synliggör vilken kunskap det är som kan gå förlorad. Kompetensprofilen tillsammans med vår modell kan appliceras på liknande företag, men även på organisationer som verkar inom andra branscher. Eftersom denna kompetensprofil är utvecklad efter de krav som finns inom aktuell verksamhet, finns det möjlighet att anpassa efter andra verksamheter.

A report by Svensk Näringsliv (2010) describes that entities already today and in the near future are facing the greatest amount of retirements in Swedish history. A major challenge the companies will face is the retirements of people born during the 1940s; their retirement enables companies face major challenges, particularly the successful implementation of a successful generation. The people who retire during his working life developed a knowledge that many organizations are founded upon. A large part of this knowledge must be transferred to organizations to continue to be effective on the market. The purpose of this study was to gain a deeper understanding of the importance of leadership regarding knowledge transfer in an organization, and to provide practical tools to managers and employees in order to avoid losing valuable knowledge in a generation. The industrial Company LEAX's have identified a problem in the transfer key knowledge due to the change of generation. Their desire was to get help with practical tools, how to think and act to mitigate the knowledge gap that may arise. To investigate this, and fulfill the purpose of this study, interviews were conducted with four production managers, four employees who are expected to share knowledge and three employees are expected to embrace knowledge. Before the interviews were conducted, we did get knowledge in the subject mentioned above by reading some the theory of knowledge, knowledge management and leadership. We started in our theory section to sort out the concept knowledge since the concept of knowledge has a broad significance and can be defined differently depending whether it is an individual or organizational. Nonaka and Takeuchi (1995) makes a simplified picture of knowledge as an iceberg, where the explicit knowledge is termed as the top. Clearly visible above the surface of the water, it is easy to discover and absorb. Hidden under water is an invisible knowledge that is difficult to detect, called implicit or tacit knowledge. This knowledge forms a huge part of the iceberg, and thus becomes important to preserve. To understand what knowledge means, organizations need to identify what kind of knowledge that needs to be transmitted for the transfer of knowledge to be successful (Jonsson, 2012). But even though organizations do this, the management also needs to understand that knowledge is a strategic matter that can be seen as a process that involves employees. In this study, we have investigated how leaders can create motivation, commitment and resources for employees to want to participate and contribute to knowledge transfer. To try to understand how knowledge is transmitted in an organization, we have used the Nonaka and Takeuchi (1995) SECI model. The model is based on the interaction between the tacit and explicit knowledge, which occurs in four processes. We have developed these processes to a custom model that includes institutional, organizational and cognitive factors. Based on these factors, we have created practical suggestions on how leaders together with employees can plan the transfer of knowledge. These practical proposals will benefit both individual and organizational development, and helps to mitigate the brain drain in the generation change. One of the practical examples we designed is a skill profile, which is a tool for organizations to identify the knowledge of the employees, which makes knowledge visible. Knowledge that may be lost. Competence profile together with our model can be applied to similar companies, but also organizations working in other industries. As this competence profile was developed for the requirements contained in the relevant company, it is possible to adapt for other activities.