Developing asset management in district heating and cooling business in a large energy company

The purpose of this Master´s Thesis is to develop asset management and its practices in case company. District heating and cooling systems operated by case company around Finland, Sweden, Poland and the Baltics form an enormous-sized asset base where some parts are starting to reach their end of life-cycles. Large-sized asset renewal actions are under discussion and maintenance spending is increasing. Financially justified decisions in changing business environment are needed. Asset management is one of the most important concepts for production organization which operates with capital-intensive production assets. Organizations profitability is highly dependent on assets´ performance. Such assets, like district heating and cooling systems, should be utilized as efficiently as possible within their life-cycles but also maintained and renewed optimally. In this qualitative thesis, empirical interview study was conducted to describe the current situation on how the assets are managed in the case company and to examine the readiness to implement a new, risk-based solution. Asset management revealed to be a very well-known concept. From proposed risk-based asset management point of view, several key observations were made. It was seen as a suitable solution, but further development will be needed. Based on the need and findings, several key processes and frameworks were created and also tested with a case study. Assets` condition monitoring should be improved, which would have a positive impact on event probability assessment. Risk acceptance is also a thing to be discussed further. When the evaluation becomes fluent in single investment cases, portfolio-level expansion should be considered and started. As a result, thesis proposes a solution how risk-based asset management could be performed practically in a capital-intensive case company in order to optimize the maintenance spending in a long run. Created practical framework is made universal: similar principles can be applied into multiple cases in case company but also in other energy companies. Risk-based asset management`s benefits could be utilized best in portfolio-level optimization where the capital would be invested to the most important objects from total risk point of view. Eventually, such approach would allow case company to optimize capital spending in a situation where funds are not adequate to cover all the mandatory needs and prioritization between the investment alternatives will truly be needed.

Tämän diplomityön tarkoituksena on kehittää omaisuudenhallintaa ja sen käytäntöjä case yrityksessä. Case-yrityksen käytössä olevat kaukolämpö ja –jäähdytysjärjestelmät ympäri Suomea, Ruotsia, Puolaa ja Baltiaa muodostavat valtavan omaisuuserän, jonka tietyt osat alkavat saavuttaa elinkaarensa pään. Suuria omaisuuden uudistamistoimia analysoidaan samalla kun kunnossapitokustannukset ovat tunnistetusti kasvussa. Yrityksessä tarvitaan taloudellisesti viisaita päätöksiä muuttuvassa liiketoimintaympäristössä. Omaisuudenhallinta on yksi tärkeimmistä käsitteistä tuotanto-organisaatiolle, joka tarvitsee pääomaintensiivisiä tuotantolaitteita liiketoimintaansa. Yleensä organisaation kannattavuus on pitkälti riippuvainen näiden laitteiden suorituskyvystä. Tällaiset laitekokonaisuudet, kuten kaukolämpö ja –jäähdytys järjestelmä, tulisi hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti elinkaaren rajoissa sekä huoltaa ja uudistaa optimaalisesti. Osana tätä laadullista diplomityötä suoritettiin empiirinen haastattelututkimus. Haastatteluiden tarkoituksena oli kuvata nykyisiä käytäntöjä, kuinka omaisuutta hallitaan case-yrityksessä sekä kartoittaa valmiuksia ehdotettuun riskiperusteiseen ratkaisuun. Valitun riskipohjaisen lähestymistavan todettiin soveltuvan hyvin case-yritykseen, joka kuitenkin vaatii vielä jonkin verran jatkokehitystä. Lisäksi työssä määritettiin muutamia keskeisiä prosesseja ja toimintamalleja, joiden toimivuutta myös testattiin case-esimerkillä. Keskeisimpinä havaintoina todettiin, että omaisuuden kunnonvalvontaa tulisi kehittää. Tällä olisi positiivinen vaikutus toimintamallin todennäköisyyksien arviointiin. Lisäksi riskin hyväksyminen on asia, joka vaatii jatkokehitystä. Kun toimintamallin käyttö saadaan sujuvaksi yksittäistapauksien osalta, laajennusta portfolio-tasoon tulisi harkita. Lopputuloksena työ esittää ratkaisun, kuinka ehdotettua riskipohjaista omaisuudenhallintaa voisi toteuttaa pääomavaltaisessa yrityksessä, jotta kunnossapito-ohjelmaa voitaisiin optimoida pitkällä aikavälillä. Luotu viitekehikko on käytännöllinen ja universaali: samoja periaatteita voidaan soveltaa useisiin tapauksiin niin case yrityksessä kuin myös muissa energia-alan yrityksissä. Riskipohjaisen omaisuudenhallinnan hyötyjä voitaisiin parhaiten hyödyntää portfolio-laajuisessa optimoinnissa, jossa pääomaa voitaisiin kohdentaa tärkeimpiin kohteisiin kokonaisriskin näkökulmasta. Ajan myötä tämä loisi case-yritykselle mahdollisuuden optimoida pääomaa myös tilanteissa, joissa pääomaa ei riitä kaikkiin tarvittaviin investointeihin. Tällöin tarve pääoman viisaaseen kohdentamiseen on suurin.