Tietohallinnon haasteet kasvavassa ja kehittyvässä toimintaympäristössä – Toimintatutkimus suomalaisen PK-yrityksen kasvusta globaaliksi toimijaksi

Tutkimuksen tavoitteena on kuvata suomalaisen PK-yrityksen kasvamista globaa- liksi toimijaksi. Tapahtunut kasvu on tarkoittanut case-yrityksen kohdalla liike- vaihdon ja henkilöstömäärän kasvun lisäksi myös toimipaikkojen määrän kasvua ja organisaatiorakenteen monimutkaistumista. Näiden muutosten perusteella ja ta- pahtuneiden muutoskohtien avulla on löydettävissä yrityksen toimintaa kuvaavia vaiheita, joita ovat alkuvaihe, kasvuvaihe ja kypsä vaihe. Näiden vaiheiden jälkeen tulee vielä neljäs vaihe, eli uusiutumisvaihe tai laskeva vaihe. Tämän neljännen vaiheen suunta riippuu yrityksen kyvystä uusiutua ja kehittyä vastaamaan uusiin tuleviin haasteisiin joita aikaisempaa globaalimpi toiminta tuo tullessaan. Tapahtuneilla muutoksilla on ollut myös vaikutusta tietohallintoon. Tämä tieto- hallinnossa tapahtunut muutos onkin tämän tutkimuksen ydin, eli mitä haasteita ja vaatimuksia Trafotekin tietohallinto on kohdannut toiminnan eri vaiheissa, ja onko tietohallinto pystynyt omalta osaltaan vastaamaan näihin vaatimuksiin. Toiminnan alkuvaiheessa tietotekniikalla ei ollut suurtakaan strategista ja liike- toimintaa tukevaa roolia, ja tietohallinto pystyikin vastaamaan liiketoiminnan vaa- timuksiin. Tässä vaiheessa Trafotekissa ei ollut erillistä tietohallintoa, vaan tieto- tekniset työt hoidettiin muiden työtehtävien ohessa. Tietotekniset tehtävät olivat lähinnä tukitoimintoihin liittyviä tehtäviä. Kasvuvaiheessa tietotekniikan merkitys kasvoi, ja Trafotekiin tuli tarvetta luoda erillinen tietotekninen työtehtävä. Tässä toiminnan vaiheessa kyvykkyydet ja kypsyys eivät kuitenkaan kehittyneet halu- tulla tavalla, sillä kaikki käytössä oleva resursointi käytettiin edelleen päivittäisiin tukitoimintoihin, kehittämisen sijaan. Sama kehittymättömyys vaivasi toiminnan kypsässä vaiheessa. Tässä vaiheessa toki alettiin jo ymmärtää, että tietohallinnolla on strateginen rooli, joka tukee liiketoimintaa sen tavoitteiden saavuttamisessa. Tehty tutkimus tukee näkemystä siitä, että myös tietohallinnon kehittäminen on kokonaisvaltaista kehittämistä, jossa pitää huomioida toimintaa tukevia kyvyk- kyyksiä kaikissa toiminnan vaiheissa. Yrityksen kasvaessa myös tietohallinnon tu- lee kasvaa ja kehittyä. Osa tämän tutkimuksen tapahtumista oli tapahtunut ennen tämän tutkimustyön varsinaista aloittamista, eli ne kuvataan ja selitetään jälkijättöisesti. Kyseessä on toimintatutkimus, joka ajoittuu vuosiin 1996–2014. Avainsanat: globalisaatio, kansainvälinen kasvu, tietohallinto, tietohallinnon joh- taminen ja kehitys, kasvu-, kehitys- ja kypsyysmalli

The aim of this study is to describe the growth of a Finnish SME into a global player. In the case of Trafotek growth has meant the growth of net sales and num- ber of employees, as well as an increase in the number of locations and the growing complexity of the organization structure. The means of implementing changes in Trafotek’s operations can be divided into three different phases or steps. These steps are: the initial stage, growth stage and mature stage. Following these is a fourth step. This fourth stage of the process depends on the company's ability to renew itself and evolve to meet the new chal- lenges, which will be brought on in the future by the earlier global operations. This stage of the process can be either relapse or reduction. The changes have also had an effect on information management, which is the core of this study. What are the challenges and demands facing Trafotek’s IT at the different phases of operations? Are they able to help meet these demands? At the initial stage IT did not have any major strategic or business support roles and was able to respond to the business operations and requirements. At this stage Tra- fotek did not have a separate IT department and IT work was treated as an addition to their regular work. IT tasks were tasks related mainly to support functions. Dur- ing the growing phase the importance of IT grew and Trafotek needed its own separate IT department. At this stage the operation capabilities and maturity, how- ever, did not develop in the desired way because all valid resources were allocated for daily support activities rather than development. The same underdevelopment affected the mature stage of operation. At this stage, of course, it was already be- ginning to be understood that IT plays a strategic role in supporting a business to achieve its objectives. This study supports the view that the development of IT is a holistic development, which must be taken into account to support operation ca- pabilities. As a company grows it is necessary for IT management to also grow and develop. Some of the events in this study had taken place before the actual start of this research, meaning they are described and explained afterward. This is an action research covering the years 1996-2014. Keywords: globalization, international growth, information management, manage- ment of information management and development, growth, development and ma- turity model