Reengineering and modelling of a product certification process

Työn teoriaosuudessa tutkittiin prosessien uudelleen suunnittelua, prosessien mallintamista sekä prosessimittariston rakentamista. Työn tavoitteena oli uudelleen suunnitella organisaation sertifiointiprosessi. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi piti mallintaa nykyinen ja uusi prosessi sekä rakentaa mittaristo, joka antaisi organisaatiolle arvokasta tietoa siitä, kuinka tehokkaasti uusi prosessi toimii. Työ suoritettiin osallistuvana toimintatutkimuksena. Diplomityön tekijä oli toiminut kohdeorganisaatiossa työntekijänä jo useita vuosia ja pystyi näinollen hyödyntämään omaa tietämystään sekä nykyisen prosessin mallintamisessa, että uuden prosessin suunnittelussa. Työn tuloksena syntyi uusi sertifiointiprosessi, joka on karsitumpi ja tehokkaampi kuin edeltäjänsä. Uusi mittaristojärjestelmä rakennettiin, jota organisaation johto kykenisi seuraamaan prosessin sidosryhmien tehokkuutta sekä tuotteiden laadun kehitystä. Sivutuotteena organisaatio sai käyttöönsä yksityiskohtaiset prosessikuvaukset, joita voidaan hyödyntää koulutusmateriaalina uutta henkilöstöä rekrytoitaessa sekä informatiivisena työkaluna esiteltäessä prosessia virallisille sertifiointitahoille.

The theoretical framework of the study focused on business process reengineering, business process modelling and business process measuring methods. The aim was to find an efficient method to be used in reengineering the current certification process of the organization under study. This required modelling of the current certification process and development of a feasible measurement system which would provide valuable information for the management on how effectively the reengineered process functions. The study was carried out as a participatory action research process. The thesis worker was a long time employee of the organization under study and therefore utilized his own knowledge of the current processes and the improvement ideas for reengineering as a full member of the team. The result of the study is a new certification process which is streamlined and more effective than the previous process. A new measuring system was developed as a management tool which gives reliable information of the process stakeholder efficiency and the quality of the products. These measurements can be used in further enhancement efforts to be taken in the future. As a byproduct the organization gained detailed process models of the current certification process and the reengineered certification process which can be used as training material for new employees and as an instructive tool for certification authorities inquiring detailed information of the steps taken in the certification process.