Onnistunut organisaatiomuutos henkilöstöresurssin näkökulmasta : tapaustutkimus Raja- ja merivartiokoulun toimintojen keskittämisestä

Vuosina 2012-1014 Rajavartiolaitoksen toteuttama talouden sopeuttamisohjelma aiheutti huomattavia muutoksia Raja- ja merivartiokoulun toiminnassa. Koululle annettiin tehtäväksi parantaa oman toimintansa kustannustehokkuutta noin 2 miljoonalla eurolla. Ratkaisuna koulu päätti kokonaan sulkea Espoossa sijaitsevan koulutuskeskuksen ja keskittää siellä olleet palvelut pääosin Imatralla sijaitsevan koulutuskeskuksen yhteyteen. Lisäksi Espoossa toiminut merellinen koulutus sijoitettiin Porkkalan merivartioasemalle. Muutoksen myötä myös organisaatiota uudistettiin ja sen toimintoja yhdistettiin. Esimerkiksi korkeakouluosasto ja kurssiosasto yhdistettiin yhdeksi osastoksi. Kokonaisratkaisussa päästiin alustavien laskelmien mukaan asetettuun kustannussäästötavoitteeseen. Tässä työssä keskityttiin tapaustutkimuksen keinoin tarkastelemaan toteutuneen muutosjohtamisen onnistumista syvällisemmin henkilöstön näkökulmasta. Muutos aiheutti erityisesti Espoossa työskennelleelle henkilöstölle huomattavaa henkistä ahdistusta ja pettymyksen tunteita. Prosessi koettiin liian tiukasti ylhäältä johdetuksi, eikä henkilöstö kokenut oman äänensä päässeen kuuluviin ratkaisua päätettäessä. Osa henkilöistä irtisanoutui muutoksen seurauksena ja osa siirtyi muihin tehtäviin Rajavartiolaitoksen sisällä. Tutkimustulosten perusteella, haasteeksi muodostuivat jäykkä organisaatiorakenne ja vahva sotilasjohtamisen kulttuuri, joka ei edesauttanut vuorovaikutteisen ja avoimen ilmapiirin syntymistä vaikeassa muutostilanteessa. Muutoksen suunnittelusta vastannut johtoryhmä ei onnistunut saavuttamaan yhteistä muutosvisiota, joka puolestaan aiheutti ongelmia muutoksen viestinnässä ja henkilöstön sitouttamisessa. Alussa toteutettu vaihtoehtojen kartoittaminen koettiin henkilöstön mielestä merkityksettömäksi lopputuloksen kannalta, sillä toteutettu muutosprosessi antoi heille sen vaikutelman, että asiat olivat jo etukäteen päätetty ylemmällä tasolla. Viestintää pyrittiin prosessin aikana lisäämään, mutta se koettiin henkilöstön mielestä lähinnä yksisuuntaisena, eikä kunnollista dialogia päässyt syntymään. Yllämainitut epäkohdat toteutetussa muutosprosessissa heikensivät työilmapiiriä sekä henkilöstön luottamusta työnantajaa kohtaan. Tämän tutkimuksen keskiössä on itse muutosprosessi ja se miten vaikeassa tilanteessa olisi voitu muutoksen aiheuttamia negatiivisia vaikutuksia hallinnoida suunnitellummin. Työn viitekehyksenä käytettiin olemassa olevaa, professori John P. Kotterin kehittämää kahdeksanportaista muutosjohtamisen mallia. Sitä hyödynnettiin sekä kyselylomakkeen laadinnassa että tulosten analysoinnissa. Pääaineisto muodostui henkilöstölle lähetetystä kyselystä, mutta sen lisäksi tutkimukseen on haastateltu neljää johtoryhmässä työskennellyttä henkilöä. Tämän lisäksi on perehdytty kattavasti muutokseen liittyvään asiakirja-aineistoon. Työn teoriaosuudessa tarkastellaan yleisesti organisaatiomuutoksia sekä niiden johtamista. Lähtökohta työn tekemiselle liittyy siihen oletukseen, että vaikea taloustilanne tulee jatkossakin pakottamaan Rajavartiolaitosta toteuttamaan haastavia muutoksia omien toimintaedellytyksiensä varmistamiseksi. Muutokset ovat organisaatiolle aina hankalia ja aikaisempi organisaatioon sidottu tutkimus aiheesta on ollut vähäistä. Tavoitteena on, että perehtymällä syvällisemmin jo toteutettuun muutokseen, voidaan omaa johtamistoimintaa pyrkiä kehittämään.