Hankinnan prosessien systemaattinen kehittäminen

Tämän pro gradu -tutkielman tavoitteena oli standardoida ja kehittää hankinnan prosesseja systemaattisesti. Prosessien standardoiminen edesauttaa organisaation itseohjautuvuutta ja parantaa organisaation kyvykkyyttä. Tämä tutkielma tuottaa uutta tutkimustietoa tutkimusaukkoon hankinnan prosessien systemaattisesta kehittämisestä. Tutkielman teoriaosassa käsitellään prosessiajattelua, ISO 9001 standardin vaikutusta hankintatoimintaan, tunnistetaan hankinnan prosesseja ja esitetään erilaisia hankinnan prosesseihin soveltuvia LEAN Six Sigma kehitystyökaluja. Tutkielman empiirinen osio on toteutettu toimeksiantona suurelle teollisuusyritykselle. Tämän tutkielman empiirisessä osiossa on yhdistelty kvalitatiiviselle ja kvantitatiiviselle tutkimukselle ominaisia tutkimusmetodologioita. Tutkimusmetodologioiden yhdisteleminen tuottaa lisäarvoa tutkielman toteutukselle ja parantaa työn luotettavuutta. Tässä tutkielmassa käytetyt tutkimusmenetelmät koostuvat kvantitatiiviselle tutkimukselle ominaisesta kyselystä hankinnan prosessien nykytilan selvittämiseksi sekä kvalitatiivisen tutkimuksen tutkimusmenetelmille ominaisesta tapaustutkimuksesta. Kyselyn avulla muodostettiin analyysi hankinnan prosessien nykytilasta, jonka pohjalta toimeksiantajayritykselle ehdotettiin kehitettäviä hankinnan prosesseja. Lopulliseksi kehityskohteeksi valittu prosessi määriteltiin aivoriihessä kerätyn tiedon perusteella kehityspotentiaalin esille tuovasta nelikentästä. Kehitettävä prosessi asemoitui samalla tapaustutkimuksella tutkittavaksi tapaukseksi. Kehitettäväksi prosessiksi valittiin saapuvan tavaran vastaanotto ja visuaalinen tarkastaminen. Prosessia kehitettiin mallintamalla ja LEAN Six Sigma menetelmiä hyödyntäen. Prosessimallinnuksen sekä LEAN Six Sigma menetelmien tueksi kerättiin tietoa aivoriihistä ja teemahaastatteluista. Tutkielman tuloksena toimeksiantajayritys sai kokonaiskuvan hankinnan prosessien nykytilasta, kehitetyn tavoiteprosessin ja työohjeen saapuvan tavaran vastaanotolle ja visuaaliselle tarkastukselle sekä jatkossa hankinnan prosessien standardoimista ja kehittämistä helpottavan hankinnan prosessin systemaattisen kehittämismallin. Hankinnan prosessin systemaattinen kehittämismalli on uutta tutkimustietoa, joka asemoituu hankinnan prosessien kehittämisen tutkimusaukkoon. Hankinnan prosessin systemaattista kehittämismallia ei tämän tutkielman pohjalta voida yleistää, koska tutkielma on toteutettu toimeksiantajayrityksen lähtökohdista. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että toimeksiantajayritys, muut organisaatiot sekä tutkimuskenttä tarvitsevat lisää tietoa hankinnan prosessien kehittämisestä. Hankinnan prosessien kehittämistä tulisi tutkia enemmän ja erityisesti tässä tutkielmassa esitettyä kehittämismallia tulisi jatkossa testata niin, että kehittämismallin toimivuus voitaisiin yleistää.

The purpose of this study was to standardize and systematically develop procurement processes. Process standardization contributes to self-guidance and improves the capability of the organization. This study provides new research information for the research gap of systematic development of procurement processes. The theoretical framework of this study consists of process thinking, impact of the ISO 9001 stand-ard to procurement processes, identification of different procurement processes and LEAN Six Sigma methods applicable to procurement process development. The empirical phase of this study was commissioned by a big industrial company. In this study, quantitative and qualitative research methods were conducted. Combination of research methodologies gave added value to the execution of this study and improved the reliability. The quantitative part of this study was carried out by an e-survey. Survey results were combined and current state analysis for procurement processes was generated according to the survey results. The qualitative part of this study was carried out by a case-study method. The process for the case-study was selected on the basis of the current state analysis. Receipt and visual inspection of incoming goods process was selected for the case-study. The selected process was developed by process modeling and LEAN Six Sigma methods. Data for process modeling and LEAN Six Sigma methods was collected by brainstorming and theme interviews. This study provides overall current state analysis of procurement processes, it developed and documented a target process and work instructions (receipt and visual inspection of incoming goods) for the commissioner of this study. On the basis of the research results, a systematic development model for procurement processes can be suggested. The suggested systematic development model for procurement processes is new research information and it provides valuable information for the identified research gap. In the future, the commissioner of this research may use the suggested development model for further standardization of procurement processes. In addition, also other organizations may use the suggested development model. Researchers may use the suggested model as a base for future research of procurement process development. However, the suggested development model cannot be generalized because this study was mainly made for the commissioner. The final conclusion of this study was that more research about systematic development of procurement processes is needed and especially about the systematic development model suggested in this study. In order to generalize the research result, a systematic development model for procurement processes should be tested among other organizations and in connection with other processes.