Tuotetietoprosessin kehittäminen päivittäistavarakaupan toimitusketjussa

Diplomityö toteutettiin Yritys X:n toimeksiantona. Työ sai alkunsa Yritys X:n tarpeesta kehittää yrityksen ja sen asiakasomistajien yhteistä tuotetietoprosessia. Tavoitteena oli saada kuvaus tuotetietoprosessin nykytilasta sekä sen pohjalta luoda kehitysehdotukset, joilla prosessia voitaisiin tehostaa. Työssä käytettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää. Tietoa tuotetietoprosessin nykytilasta etsittiin pääsääntöisesti lukuisten Yritys X:n ja sen asiakasomistajien henkilöstön haastattelujen avulla. Lisäksi työtä tehdessä tutustuttiin laajasti toimitusketjuyhteistyöstä, tiedon läpinäkyvyyden merkityksestä, tiedonhallinnasta ja tuotetietoprosessista kertovaan kirjallisuuteen. Työn tuloksena saatiin kuvaus siitä, miten Yritys X ja sen asiakasomistajat käsittelevät tuotetietoja sekä mitkä ovat tuotetietoprosessin suurimmat haasteet. Tämän pohjalta luotiin kehitysehdotukset, joilla prosessia voitaisiin tehostaa. Tuotetietoprosessin suurimpana haasteena nähtiin olevan se, että koko ryhmittymän yhteistä etua ei ole huomioitu prosessia luodessa sekä se, että prosessissa tehdään päällekkäistä ja manuaalista työtä, joka olisi mahdollista välttää tiedon jakamisen ja sähköisen tiedonsiirron avulla. Tärkeimmiksi kehitysehdotuksiksi muodostui tuotetietoprosessin tarkastelu ja kehittäminen jatkossa kokonaisuutena, yhteistyön ja tiedon jakamisen lisääminen, Yritys X:ltä saatavien tuotetietojen laajempi hyödyntäminen asiakasomistajilla, sähköisen tiedonsiirron merkittävä lisääminen sekä yhtenäisen tuotetietojen laadunhallintajärjestelmän luominen ja sitä myötä tuotetietoprosessin ja sen tehokkuuden mittaaminen.

This master’s thesis was made as a commission for Company X. The thesis was based on a need of Company X and its co-op members to develop their common product information process. The objective was to describe the present situation of product information process and on the basis of that to create development suggestions in order to improve the process. The thesis was made by using the qualitative research method. Information about the present situation of the product information process was mainly collected by numerous interviews of Company X’s and its co-op members’ personnel. While making this thesis the literature of supply chain collaboration, the meaning of information transparency, information management and product information process was also widely explored. As a result of this thesis was got an understanding of how Company X and its co-op members manage product information and what are the main challenges of product information process. On the basis of that the development suggestions were created to improve the process. The main challenge of product information process was seen to be that the common good of the whole group was not taken into account when creating the process and that there is done overlapping and manual work in the process which could be avoided by sharing information and using electronic data transfer. The most important development suggestions were to manage and develop the product information process as a whole in the future, to increase collaboration and information sharing, co-op members’ wider use of product information received from Company X, a significant increase of electronic data transfer, to create a united quality management system of product information and by that to measure the product information process and its efficiency.