Project Resource Management in R&D Public Sector Organization

In R&D organizations multiple projects are executed concurrently. Problems arises in managing shared resources since they are needed by multiple projects simultaneously. The objective of this thesis was to study how the project and resource management could be developed in a public sector R&D organization. The qualitative research was carried out in the Magnetic Measurements section at CERN where the section measures magnets for particle accelerators and builds state of the art measurement devices for various needs. Hence, the R&D and measurement projects are very time consuming and very complex. Based on the previous research and the requirements from the organization the best alter- native for resource management was to build a project management information system. A centralized database was constructed and on top of it was built an application for interacting and visualizing the project data. The application allows handling project data, which works as a basis for resource planning before and during the projects are executed. It is one way to standardize the work-flow of projects, which strengthens the project process. Additionally, it was noted that the inner customer’s database, the measurement system and the new application needed to be integrated. Further integration ensures that the project data is received efficiently from customers and available not only within the application but also during the concrete work. The research results introduced a new integrated application, which centralizes the project information flow with better visibility.

T&K-organisaatioissa useat yhtäaikaiset projektit aiheuttavat ongelmia resurssienhallin- nassa. Resurssit ovat jaettuja projektien kesken ja useita resursseja tarvitaan projekteissa samanaikaisesti. Työn tavoitteena on selvittää miten projektien resurssienhallintaa voidaan kehittää julkisen sektorin T&K-organisaatiossa. Laadullinen tutkimus tehtiin Magneettisten Mittausten osastolla CERNissä. Osaston erityispiirteisiin kuuluu hiukkaskiihdyttimissä tarvittavien magneettien mittaus sekä ensiluokkaisten mittausvälineiden valmistus erilaisiin tarpeisiin. Niin tutkimus-, kuin myös mittausprojektit osastolla ovat aikaavieviä ja monimutkaisia. Aikaisempi tutkimus resurssienhallinnasta ja osaston tarpeet määrittivät millaisella tavalla resurssienhallintaa tulisi tehdä. Web-selainpohjainen sovellus rakennettiin, joka on vuorovaikutuksessa projektidatan kanssa keskitetyssä tietokannassa. Sovelluksen ominaisuuksiin kuuluu resurssienkäytön suunnittelu projektien aloitusvaiheessa sekä meneillään olevien projektien uudelleensuunnittelu. Sovellus on yksi tapa standardisoida projekteja ja niiden hallintaa, joka strukturoi osaston toimintatapoja. Resurssienhallintasovellus yhdistettiin osaston sisäisten asiakkaiden tietokantoihin ja magneettien mittausjärjestelmään. Integroinnin tarkoituksena oli vahvistaa projektidatan näkyvyyttä ja saatavuutta. Työn tuloksena on resurssienhallintasovellus, joka täydentää mittausjärjestelmää ja keskittää tiedonkulkua ja parantaa tiedon näkyvyyttä.