Transfer of Administrative HR Services to Global Service Center in Poland

Liiketoimintaa tukevien palvelujen etätuotanto edustaa uutta kansainvälistymisen muotoa. Kehittyvien markkinoiden nousu yhdistettynä yritysten arvoketjutoimintojen kansainvälistymiseen on luonut yrityksille kasvavan paineen etsiä parasta sijaintia toiminnoilleen. Monikansalliset yritykset ovat yhä useammin korvanneet paikallisia henkilöstöpalvelujaan siirtymällä globaaliin malliin jaettujen palvelujen tuotannossa. Tämä diplomityö on toteutettu tukeakseen UPM:n henkilöstöhallintoa globaalin palvelukeskuksen perustamisessa Puolaan. Tutkimuksen tavoitteena on laajentaa käsitystä henkilöstöpalvelujen tarjontamallin uudistamiseen johtaneista tekijöistä ja motiiveista. Empiirisen tutkimuksen tärkein tavoite on tukea rekrytoinnin hallinnollisten töiden siirtoa globaaliin palvelukeskukseen palvelun laadun säilyessä vähintään aikaisemmalla tasolla. Tutkimuksen tulokset painottavat strategista näkökulmaa muutokseen. Strategiset syyt UPM:n henkilöstöhallinnon globaalin palvelukeskuksen perustamiselle sisältävät ylikapasiteetin ja päällekkäisten toimintojen vähentämisen eri maissa. Muutos lisää palvelun joustavuutta sekä edesauttaa toiminnan läpinäkyvyyttä, ennustettavuutta ja kustannusten valvontaa. Onnistuneesti toteutetut jaetut palvelut voivat toimia hyvänä lähtökohtana tehokkaiden henkilöstöpalvelujen tuottamiselle.

Offshoring of business services represents a new type of internationalization. Combined with the rise of emerging markets, the globalization of value chain functions has created a growing demand for companies to seek best locations for their operations. Human resources support functions of multinational enterprises have increasingly replaced the localized services by implementing a global shared service model. This thesis is undertaken to support UPM’s human resources organization in the establishment of a global service center located in Poland. The objective of the research is to provide an extensive understanding of the motives and reasons behind the implementation of the new model of human resources’ service delivery. The most important goal of the empirical research is to support the transfer of recruitment’s administrative tasks to the global service center while aiming to maintain or improve the quality of the service. The results highlight the strategic aspects of the change. Strategic reasons for UPM human resources to establish the global service center include reducing overcapacity and duplication of functions in different countries. The change provides flexibility in the service delivery and improves the transparency, predictability and control of costs. The implementation of the shared service model provides a solid foundation for more effective human resources services.